| № поряд. | Ознаки класифікації | Характеристика |
| За назвою виду документа | Заява, лист, статут, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, контракт, трудова книжка, наказ, протокол та ін. | |
| За походженням | Службові – це документи, які створюються організаціями, підприємствами і службовими особами, що їх представляють, та оформляються в установленому порядку. Особисті – це документи, які створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності | |
| За місцем виникнення | Внутрішні – документи, що мають обіг лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. Зовнішні – документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами, особами, організаціями. Зовнішні документи за напрямом поділяються на вхідні – ті що надсилаються до організації, та вихідні, що відправляються з організації. | |
| За призначенням (змістом) в управлінні | Організаційні – визначають правове положення та основні задачі установ, підприємств, їх структурних підрозділів та окремих працівників (статут, установчий договір, штатний розпис, правила, положення, посадова інструкція). Розпорядчі – це документи, що слугують для передачі рішень іншим організаціям та конкретним особам (вказівка, наказ з господарської діяльності, розпорядження, постанова). По особовому складу – кадрові документи: трудова книжка, трудовий договір, резюме, накази тощо. Довідково-інформаційні – документи, що встановлюють певні факти, події, слугують засобом передачі певної інформації іншим підприємствам та службовим особам (акт передачі справ, протокол, довідка, ділові листи, доповідна записка). Особово-офіційні – документи, що подаються громадянами до органів виконавчої влади (скарга, позовна заява, пропозиція). Спеціалізовані – різновиди цих документів залежать від виду діяльності установи, підприємства: обліково-фінансові, бухгалтерські, митні, документи з господарської та зовнішньо-економічної діяльності тощо. | |
| За терміном виконання | Звичайні (безстрокові) – виконуються в порядку загальної черги. Термінові – це документи для яких встановлено строк виконання (наприклад, строк може бути визначений постановою або розпорядженням чи резолюцією керівника). До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма) | |
| За стадіями створення | Оригінал – це основний вид документа, перший та єдиний його примірник, який засвідчений. Він має підпис керівника установи, а в разі погреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка вгорі праворуч «Копія». Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу документа, яка залишається у відправника (ксерокопія). Витяг – частина копії документа, яка завірена підписом посадової особи із зазначенням слова «згідно», з датою та печаткою. Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні | |
| За складністю | Прості – відображають одне питання. Складні – відображають декілька питань | |
| За ступенем гласності | Для загального користування (правила техніки безпеки). З обмеженим доступом:для службового користування з грифом ДСК, тобто документи, що містять комерційну або державну таємницю, конфіденційну інформацію і мають відповідні грифи: КТ, Таємно, Конфіденційно, Секретно. | |
| За терміном зберігання | Тимчасового (до 10 років): накладні, довідки, товарні чеки. Тривалого (понад 10 років); трудові книжки (50 років), накази. Довічного (постійного) зберігання: історичні архіви, акти запису громадянського стану | |
| За юридичною силою | Чинні — документи, що мають правову силу. Недійсні — не мають юридичної сили з певних причин: за строком давності, фальсифіковані або підроблені |