Сучасний офіс також важко уявити без програмного забезпечення колективного користування. У цьому разі створюються умови, які забезпечують можливість обміну інформацією співробітників без часових або територіальних обмежень.
Основи сучасних офісних програм закладалися в 70-і роки. Перш за все, в цей час активно розроблялися текстові редактори. До появи текстових редакторів процес складання документів часто мав одну стомливу процедуру: фрагменти тексту вирізувалися із надрукованих сторінок і вклеювалися в потрібні місця, а потім сформовані таким чином документи знов передруковувалися. Текстові редактори дозволили автоматизувати даний процес, і це було справді революційне перетворення. Відтоді документи перестали друкуватися кожного разу з нуля. А можливість мати стандартні заготівки, що вставляються в текст коли необхідно, перетворило весь процес підготовки документів.
Текстові процесори дозволили готувати документи без утомливого набору тексту
У 1979 році компанія Micropro International випустила текстовий процесор Wordstar, який вплинув на всі наступні розробки в цій області.
У 1983 році свого першого текстового редактора (Multi-Tool Word) представила компанія Microsoft і як рекламна акція випустила близько 450 тисяч дисків із демо-версією програми. У 1983 році з’явилася DOS-версія редактора, в 1984-у – версія для Apple Macintosh і в 1989-у – для Microsoft Windows.
Текстові редактори удосконалювалися, оснащувалися новими можливостями і на певному етапі одержали статус так званих текстових процесорів.
Термін «текстовий процесор», звичайно, застосовується для позначення програм, які дозволяють здійснювати складнішу обробку тексту, ніж текстові редактори (використовувати різні елементи оформлення, здійснювати автоматичну генерацію номерів сторінок, побудову змісту великого документа, перевірку правопису і т. п.). Відзначимо, що часто терміни «текстового редактора» і «текстовий процесор» вважають синонімами, що не зовсім правильно.
Історично текстові редактори — це попередники текстових процесорів. Вони дозволяли складати і редагувати тексти, але не підтримували перелічених вище функцій. Проте для завдань, не пов’язаних із створенням документів із складним оформленням (наприклад, для написання текстів програм), текстові редактори використовуються і сьогодні.
Майже одночасно з першими текстовими редакторами з’явилися електронні таблиці. У 1978 році була випущена перша електронна таблиця під назвою Visicalc (розробники Ден Бріклін і Боб Френкстон), яка згодом визначила цілий напрям програмного забезпечення (ПЗ).
Visicalc виявилася однією з програм, що принесла популярність персональним комп’ютерам, на яких вона згодом застосовувалася.
Електронна таблиця дозволила автоматизувати процес обробки великих обсягів даних, які можуть бути представлені в табличній формі.
Нескладно помітити, що велику частину оброблюваних в офісі даних можна уявити у вигляді таблиць: адресні книги, картотеки, облік витрат на відрядження і т. д.
Як інформація в таблицях можуть знаходитися дані самого різного формату (числа, символьні рядки, дати і т. д.), але в цілому, звичайно ж, електронні таблиці орієнтовані на обробку числових даних.
Принцип роботи електронної таблиці можна описати таким чином. Програма організовує дані у вигляді таблиці, кожна клітинка (комірка) якої призначена для зберігання різних значень. При цьому комірка може виконувати таку ж роль, як змінна в математиці: вона має позначення і може приймати різні значення. У комірках можна зберігати не тільки дані, але і формули, за якими обчислюються значення в цих комірках. Найпростіший приклад – підведення підсумкових значень, складання значень в стовпчиках і рядках таблиці. Електронна таблиця може застосовуватися не тільки для розрахунків, але і як інструмент для користувачів, що мають справу із будь-якою структурованою інформацією.
Найпопулярніша сьогодні система електронних таблиць Excel з’явилася у середині 80-х. У 1984 році спеціалісти Microsoft приступили до роботи над першими варіантами цієї електронної таблиці для ПК і Macintosh, фінальні версії яких вийшли в 1985 році.
У 1984 році випускником Берклі Бобом Гаськінсом була розроблена програма PowerPoint, призначена для створення слайдів для проведення презентацій. Чорно-біла версія PowerPoint під номером 1.0 була випущена в 1987-у для комп’ютера Apple Macintosh і в тому ж році була придбана компанією Microsoft. У 1988 році з’явилася Windows-версія програми.
У 1988 році була представлена рання версія інтегрованого пакету Microsoft Office, який включав текстовий і табличний процесор, засіб створення презентацій і поштову програму. З часом даний набір став фактичним стандартом для офісних додатків.
Ідея інтегрованого офісного пакету полягала у тому, що набір взаємодіючих програм може дати більше, ніж сума не зв’язаних між собою додатків. Випуск подібного комплекту програм виявився дуже затребуваним: набір різних текстів, створення документів, фінансові розрахунки і обмін електронною поштою – це саме те коло завдання, яке доводиться виконувати переважній більшості офісних службовців.
Перший пакет Microsoft Office був випущений для комп’ютерів Macintosh. Лише після виходу і популяризації операційної системи Windows 3. x розробка офісного ПЗ для ПК стала для Microsoft пріоритетним напрямом. Перша версія пакету MS Office для Windows під номером 3.0 вийшла в 1993 році (див. мал. 1.11). Набір програм включав текстовий процесор Word 2.0, табличний процесор Excel 4.0, презентаційний додаток PowerPoint 3.0 і поштову програму Mail. Системи управління базами даних у складі Office тоді ще не було. СУБД Access, яка згодом стала одним з компонентів MS Office, з’явилася лише на початку 90-х років.
СУБД Access орієнтована в першу чергу на користувачів Microsoft Office, що
мають потребу в створенні своїх баз даних і незнайомих із програмуванням. У принципі системи управління базами даних виникли ще на зорі розвитку комп’ютерної техніки. Спочатку це були розробки окремих користувачів, написані для того, щоб мати доступ до власних баз даних, а в 70-х роках з’явилися і комерційні версії СУБД. Ідея об’єднання універсальних офісних інструментів, не прив’язаних до конкретного виду діловодства, послужила основою всесвітньої популярності пакету MS Office.
Річ у тому, що організація діловодства в тому або іншому офісі пов’язана з автоматизацією конкретних функцій: бухгалтерський облік, матеріально-технічний облік, планування основної діяльності, управління кадрами і інші. Для кожного з перерахованих профілів створюються свої набори програм, так звані автоматизовані робочі місця (АРМ).
АРМ є набором програмних додатків для виконання конкретної ролі на підприємстві (працівник складу, менеджер з запчастин, продавець магазина, касир-бухгалтер, керівник організації і т. д.). При цьому один і той же співробітник може виконувати одночасно декілька ролей. Існує велика кількість програм, кожна з яких відповідає одному з перерахованих автоматизованих робочих місць і кожна прив’язана до специфіки конкретного АРМ, що відповідно обмежує її розповсюдження, робить залежною від національного діловодства, змін законодавства, специфіки підприємства і інше.
Особливістю інтегрованих офісних пакетів, таких як Microsoft Office, є те, що в них немає окремих програм для конкретних співробітників підприємства (бухгалтера, юриста, співробітника відділу кадрів і інше.), але максимально автоматизовані ті завдання, які можуть бути затребувані кожним з цих користувачів. Саме цей підхід дозволив компанії Microsoft зрбити свій комплект офісних програм, які потрібні різним категоріям користувачів у всьому світі. Певною мірою MS Office виконує роль базової платформи, на якій інші постачальники можуть будувати свої продукти для документообігу.
На початку 90-х років доступ в Інтернет став достатньо масовим, і певну популярність отримала глобальна гіпертекстова система, що використовує Інтернет як транспортний засіб, так звана Всесвітня павутина (World Wide Web або просте Web). Web-технологія дозволила розташувати мільйони документів на Web-серверах, зв’язавши ці документи асоціативними посиланнями – гіперпосиланнями. Для уявлення документів в Web була запропонована спеціальна мова гіпертекстової розмітки HTML – HyperText Markup Language. Застосування HTML-формату забезпечило єдиний інформаційний простір для всіх користувачів, що працюють в Інтернеті. Для проглядання документів на Web-серверах були розроблені спеціальні клієнтські додатки – Web-браузери.
Незабаром стало очевидне, що офісна робота повинна включати інструментарій для користування Web. Тому в 1995 році Microsoft, як найбільший виробник офісного програмного забезпечення, оголосила про програму доповнення інтернет-можливостей до всіх своїх продуктів.
Біл Гейтс заявив: «Успіх Інтернету — найважливіше досягнення в світі обчислювальної техніки із тих пір, як в 1981 році з’явився перший IBM PC. Аналогія із цим персональним комп’ютером доречна з багатьох причин. Комп’ютер типу IBM PC ніколи не був найдосконалішим. Багато що в його архітектурі або «взято зі стел»і, або просто невдало. Але не зважаючи ні на що, його популярність досягла таких висот, що він перетворився на стандарт. І хто б не намагався боротися проти цього стандарту (часто цілком обґрунтовано), всі спроби закінчувалися провалом, тому що решта фірм продовжувала працювати над вдосконаленням ПК». І подальший розвиток MS Office йшов вже із урахуванням інтернет-можливостей.
HTML став повноправним форматом файлів, створюваних в додатках MS Office. Документи, що зберігаються у форматі HTML, давали можливість їх перегляду за допомогою браузера, і при цьому їх як і раніше можна було редагувати у відповідних програмах Office, використовуючи всі наявні засоби початкових додатків.
У жовтні 2003 року з’явився новий продукт, Office System. Основою Office System став пакет Microsoft Office 2003. До того ж, крім Microsoft Office 2003, до якого увійшли такі популярні продукти, як Word, Excel, Power Point, Access, туди був включений ще цілий ряд додатків.
Наприклад, до складу Office System був доданий новий додаток OneNote 2003 – програма для запису заміток і управління ними. Використовуючи OneNote, можна записувати, упорядковувати і повторно використовувати замітки на переносному або настільному комп’ютері.
Крім того, Office System містить програму FrontPage 2003 – засіб для створення Web-вузлів і управління ними.
У Office System є також Microsoft Publisher 2003 – зручна настільна видавнича система, призначена перш за все для бізнес-користувачів, охочих випускати власні маркетингові матеріали, не звертаючись по допомогу до професійних дизайнерів. Microsoft Publisher забезпечує створення і оформлення маркетингових і інформаційних матеріалів високої якості.
Ця програма володіє багатьма можливостями Word, але якщо головне завдання Word — формування змістовної основи документа, а одержати за допомогою Word поліграфічну продукцію високої якості неможливо, то призначення Publisher — реалізація документа у вигляді високоякісного поліграфічного видання. Найбільше поширення програма Publisher набула у області виготовлення барвистих буклетів, каталогів, запрошень, вітальних листівок і та інше, оскільки містить усі необхідні для цього інструменти, шаблони і заготівки для різного виду друкарської продукції.
У Office System також входить цілий ряд інших додатків, які залишаються за рамками цієї книги.
Office System розвивається не тільки за рахунок нових додатків: у ній реалізовані важливі технологічні рішення, і зокрема розширена підтримка мови розмітки XML.
XML широко використовується для передачі бізнес-даних через Інтернет, усуваючи проблему несумісності програм, комп’ютерних мереж, структур даних і операційних систем. Крім того, XML забезпечує зручний спосіб обміну даними. XML дозволяє автоматизувати обмін даними, не вдаючись до великого обсягу програмування. Оскільки дані XML подані в текстовому вигляді і не пов’язані з конкретними мовами програмування, стає можливим обмін даними між несумісними системами.
XML потрібно розглядати не як заміну HTML, а швидше як надбудову над ним. HTML створений для відображення даних і фокусується на тому, як дані виглядають, тоді як XML розроблений для опису даних і концентрується на тому, що є даними. Перевага XML в порівнянні з HTML полягає у тому, що він відділяє інтерфейс користувача від структурованих даних. Відділення даних від їх уявлення дозволяє інтегрувати дані із різних джерел.
Підтримка XML забезпечує інтеграцію офісних програм із спеціалізованими системами управління бізнесом.
Офісне середовище постійно змінюється, зростає роль Інтернету, збільшується інтенсивність обміну інформацією, росте значення продуктивності окремих співробітників і робочих груп.
Офісні інструменти також продовжують удосконалюватися. На сьогодні компанія Microsoft випустила нові версії своїх продуктів MS Office 2007.
У 2007 році з’явився новий продукт, Office System. Основою Office System став пакет Microsoft Office 2007.
Microsoft Office2007 є повним комплектом настільного і серверного програмного забезпечення, яке може допомогти в упорядкуванні ведення справ співробітниками підприємства. Останній випуск даного пакету програм надає нові можливості, що допомагають істотно підвищити індивідуальну продуктивність праці, спростити порядок спільної роботи, упорядкувати процеси і управління корпоративним вмістом, а також поліпшити якість аналізу справ в організації.
Випуск 2007 системи Microsoft Office забезпечує наступні можливості:
• Підвищення індивідуальної продуктивності праці і персонального впливу на результати роботи підприємства.
• Спрощення спільної роботи незалежно від часу і місця.
• Наведення ладу в поточній роботі і управлінні корпоративним вмістом.
• Поглиблення і підвищення якості аналізу подів в організації.
Програмні продукти, що входять в систему Microsoft Office 2007:
Microsoft Office Word 2007є могутнім засобом створення матеріалів, де можна створювати документи і обмінюватися ними, користуючись повним набором засобів роботи з текстом в зручному призначеному для користувача інтерфейсі Microsoft Office Fluent.
На відміну від версії 2003 р., у версії 2007 р. редактор має повністю вдосконалений і компактний інтерфейс, набагато зручніше попереднього. У програмі «Word 2007» Microsoft повністю змінив стиль і зробив так, щоб всі часто використовувані і необхідні опції при створенні документа були під рукою, і нічого зайвого під час роботи не заважало на екрані. Рядок меню і панелі інструментів замінили на «стрічки», які набагато зручніше випадного меню і займають значно менше місця. Для перемикання вкладок потрібно клацнути ЛКМ (лівою кнопкою миші) по заголовку. Головна перевага в тому, що всі команди у вкладках зібрані по темах, і завдяки цьому, можна швидко і легко знайти те, що необхідне в даний момент. Ось, наприклад, у вкладці «Головна», зібрані всі команди створення, що стосуються, форматування тексту. Вкладка «Вставка» має на увазі вставку всіх можливих об'єктів в текст - це ілюстрації, діаграми, фігури, колонтитули, гіперпосилання, графічні об'єкти Wordart, і інші елементи. А вкладка «Розмітка сторінки» має всі функції відносно самої сторінки: розмір, колір, орієнтація.
Якщо потрібно отримати якісь додаткові функції, потрібно клацнути по «стрілці», розташованій в нижній частині кожної групи. Клікая на цей значок, з'являється звичне вікно, як і в «Word 2003» в якому можна набудувати додаткові функції.
Також до Word 2007 внесені такі новини, як нові теми оформлення, додаткові комбінації клавіш, попередній перегляд стилів, публікація в блоги і збереження документів в новому форматі Microsoft Office Open XML і PDF.