Любая документация, которая ведется в летных подразделениях, начинается с плановой. Она дополняется учетно-отчетной документацией. Информация о реализации планов может выноситься непосредственно в документы планирования. Кроме того, имеются документы, в которые вносятся только результаты летной работы. К ним прежде всего относятся летные книжки и летные дела специалистов.
Летная книжка - это основной документ, в котором учитываются результаты летной работы и достигнутый уровень профессиональной подготовленности лиц летного состава. Летное дело выполняет роль микроархива. В него подшиваются для хранения свидетельства об окончании учебных заведений, задания на тренировку с отметкой о его выполнении и дрУВТя документация, не используемая в летной книжке.
Первичный учет данных о летной работе ведется, помимо плановых документов, в ряде специализированных журналов: разборов летной работы и совещаний, послеполетных разборов в экипажах, учета состава экипажей, профессиональной учебы, недостатков в работе подразделения, предварительной подготовки экипажей, авиационных происшествий и предпосылок к ним, анализа показателей техники пилотирования. Экипаж ведет плановый и учетный документ — рабочую книжку командира ВС. В ней отражается организаторская, воспитательная работа командира, а также летно-производственная деятельность экипажа.
Основным плановым документом, дающим право экипажу на выполнение полета, является задание на полет, которое регистрируется в соответствующем журнале учета. Он не является отчетным документом о выполнении рейса. Задание на полет может быть выписано только на имя командира ВС, допущенного к самостоятельным полетам на данном типе ВС. При вводе в строй командира ВС задание выписывается на имя пилота-инструктора (фамилия стажера записывается в графу "второй пилот"). При выполнении учебно-тренировочных полетов должно быть два документа: задание на полет и задание на тренировку с указанием ее вида.
Нормативным документом по делопроизводству в нашей стране является Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), в которой содержатся требования к оформлению, регистрации, контролю исполнения, составлению номенклатур, формированию дел, подготовке к использованию и хранению служебных документов. Все документы, ведущиеся в летных подразделениях, должны удовлетворять требованиям ЕГСД. С этой целью в гражданской авиации издан ряд методических документов.
Делопроизводство в настоящее время характеризуется низкой производительностью труда из-за ручной работы, обилия связей и бурного роста объемов информации, многоступенчатости прохождения и регистрации документов, недостаточной квалификации исполнителей, огромного объема плановой, учетной и отчетной документации. Эти недостатки могут быть устранены только на основе внедрения автоматизированных систем.