Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих призван регламентировать организацию труда этих категорий работников, а также обеспечить рациональный подбор, расстановку и использование кадров. Справочник включает квалификационные характеристики должностей руководителей предприятий и организаций, их структурных подразделений, а также специалистов и других работников. Квалификационные характеристики каждой должности имеют три раздела: «должностные обязанности» (функции, которые могут быть полностью или частично поручены для выполнения работнику, занимающему данную должность); «должен знать» - основные требования, предъявляемые работнику в отношении специальных знаний, знаний законодательных актов, руководящих и нормативных документов, а также методов и средств, которые ему следует применять при выполнении должностных обязанностей, «квалификационные требования» - уровень и профиль специальной подготовки работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей и требования к стажу работы.
Тарифно-квалификационные характеристики рабочих даются по разрядам и состоят, как правило, из трех разделов: «характеристика работ» (описание наиболее типичных для данной профессии и данного разряда работ): «должен знать» (изложение основных требований к квалификации рабочего, необходимой для качественного выполнения работ, приведенных в разделе – «характеристика работ»); «примеры работ» (содержит перечень работ, наиболее типичных для данной профессии и данного разряда). В России действует единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессии и рабочих (ЕТКС) квалификационные справочники должностей руководителей, специалистов и служащих (КСД) производственных отраслей, квалификационный справочник должностей служащих бюджетной сферы. ЕТКС – нормативно-методический документ используется для определенная разрядов работ и рабочих, для составления программ подготовки и повышения квалификации рабочих в системе профессионального образования и непосредственно на производстве. С помощью ЕТКС решается наиболее трудная задача сопоставления (соизмерения) разнообразных видов работ по степени их сложностей, а, следовательно, и по уровню квалификации. Тарификация рабочих, то есть присвоение им в зависимости от уровня профессиональных знаний и трудовых навыков определенного разряда, осуществляется комиссией на основе действующего ЕТКС, которая включает более 70 выпусков для профессий, общих во всех отраслях народного хозяйства, а также отраслевые выпуски и является обязательным для применения на государственных предприятиях и рекомендательным для предприятий других форм собственности.