Обмен информацией осуществляется по множеству каналов. Канал – это путь физической передачи информации от источника к получателю. Источником и получателем может быть как индивид, так и сам коллектив. Поток информации может двигаться по каналу передачи горизонтально (канал координации) или вертикально (канал подчинения). Чаще всего в коллективах преобладают каналы с горизонтальными потоками передачи информации.
Кроме потока информации огромное значение имеет надежность канала. Но здесь руководителя коллектива может поджидать подвох – чем надежнее канал, тем больший объем информации стараются по нему передать. Повысить качество передачи информации и снизить нагрузку на информационный канал можно путем фильтрации, создания очередности передачи и привлечения к работе помощников.
При вхождении информации в коллектив применяют «систему шлюзов», расположенных на разных уровнях и работающих по определенным принципам. Например, одной из характеристик информационного канала будет его пропускная способность, которая зависит от количества знаков переданных через шлюз за единицу времени (секунду). В состав сообщения необходимо включить все служебные символы. Пропускная способность шлюза определяется скоростью, способом передачи информации и качеством связи в отдельно взятом информационном канале.
Принципы передачи информации в коллективах впервые сформулировал Ч.Бернард в 1938 году.
1. Структура организации и каналы передачи информации должны соответствовать друг другу. Чем сложнее структура (несколько уровней управления), тем большему сжатию должна подвергаться информация, иначе организация «утонет» в ворохе бумаг и файлов.
2. Не допускать действий в обход формальных каналов. Нельзя «прыгать через голову вышестоящего.
3. Для каждого работника свой четко обозначенный канал передачи информации, и лицо, которому он подчиняется.
При работе с информацией необходимо учитывать не только потоки, каналы, шлюзы и принципы передачи, но и некоторые качественные характеристики самой информации: объем, форму представления, достоверность, насыщенность, ценность, открытость, периодичность поступления, частоту корректировки, затраты на получение и хранение.К управлению потоками, идущими по каналам в различных направлениях, с различной скоростью и объемом можно привлечь специально созданную в коллективе службу информационного обеспечения. Основными обязанностями работников этой службы будут: сбор текущей информации, обработка согласно стандартным алгоритмам, распределение по каналам и шлюзам, защита и экстренное реагирование на вторжение.