Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Вы, конечно, сами сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе.
Чтобы осуществить обмен эффективно, руководитель должен принять в расчет множество факторов. К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных.
В виде идеи в коммуникационном процессе могу выступать управленческие решения. С одной стороны, они являются актами, которые предшествуют управленческому воздействию, а с другой - процессом, включающим анализ ситуации и разработку мер для ее целесообразного изменения. В этом качестве принятия решения выступает уже как предмет труда, для которого требуется организация и управление, и это основная форма управленческой деятельности является содержание труда руководителя.
Однако по ряду причин, получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.
Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между двумя или более индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.
Понятие коммуникационной сети является очень важным. Обычно она создается руководителем (хотя, отдавая распоряжения, устанавливающие организационные отношения между работниками и подразделениями, он не всегда сознает это). И от того, каким образом коммуникационная сеть устроена, во многом зависит эффективность работы организации.
Коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным сообщением. В рамках коммуникационной сети информация может поступать к человеку, который в ней нуждается, не из первых рук, а через посредничество других людей. Это оказывает влияние как на скорость передвижения информации (информация поступает не на прямую, а через посредников), так и на ее точность (в процессе передачи она может искажаться). Коммуникационная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Чем больше участников вовлечено в коммуникационную сеть, тем более сложной будет ее структура.
Сеть этих связей формирует особое измерение структуры организации, которое может, как способствовать управлению, так и препятствовать. Можно даже сказать, что одна из задач организационной структуры управления состоит в том, чтобы придать информационным потокам правильное направление
Вертикальные связи осуществляются сверху вниз от руководителя к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням работниками или частями организации. Диагональные связи - это связи с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь этих сетей создает коммуникативную структуру организации.
Возможности развития коммуникационной сети ограничивают, как правило, размеры подразделений в организации. Увеличение размера группы приводит к возрастанию количества возможных коммуникационных отношений. Поэтому от того, как построена коммуникационная сеть, зависит ее влияние, как на сокращение, так и на увеличение разрыва между посланным и полученным значением и, соответственно, деятельность персонала может отличаться большей или меньшей эффективностью.
Межличностные и организационные коммуникации