Успішність, ефективність системи планування значною мірою визначається рівнем її організації, яка включає такі структурні елементи:
· плановий персонал, що сформований в організаційні структури;
· процес обґрунтування, прийняття і реалізації планових рішень (процес планування);
· засоби, що забезпечують процес планування (інформаційне, технічне, програмно-математичне та організаційне забезпечення).
Плановий персонал складається зі спеціалістів, для яких планова функція може бути або основним видом діяльності (наприклад працівники планово-економічного відділу), або ці функції поєднуються з іншими видами діяльності (наприклад начальники виробництва, цехів тощо).
Основними видами діяльності робітників планово-економічних служб на підприємстві є:
1. Розробка стратегії підприємства і збалансування довго- і короткострокових його цілей (наприклад, визначити що важливіше: збільшити свою частку ринку чи підвищити ефективність вкладеного капіталу). Тут робітники планових служб виступають у ролі радників.
2. Здійснення, поряд з іншими спеціалістами, аналізу та оцінки зовнішнього та внутрішнього середовища підприємства.
3. Участь, поряд з менеджерами, в розробці прогнозів щодо майбутнього фірми.
4. Надання порад і консультацій з техніки планування.
5. Допомога вищому менеджменту в організації і проведенні навчання, необхідного для того, щоб усі учасники планування були готові до освоєння ефективних нововведень.
Склад і чисельність служб планування залежить від типу організаційної структури і від уявлень про стиль управління. Важливим фактором при цьому є розмір підприємства:
· невеликі підприємства не маючи можливості утримувати плановика на повну ставку, можуть або тримати його на неповну ставку для складання плану, або ж залучати зовнішнього консультанта;
· у середніх фірмах, як правило є хоча б один постійний робітник;
· на великих фірмах створюються планово-економічні відділи з декількох чоловік, розподіл обов’язків між якими може бути або за функціональним принципом (головний економіст, економіст з нормування та оплати праці, економіст внутрішньофірмового розрахунку), або за видами діяльності (кожен працівник за окремим видом діяльності виконує всі функції планування).
Основними функціями планово-економічних відділів підприємства є:
1. У галузі планування:
· організація і загальне керівництво розробкою проектів перспективних і поточних планів підприємства;
· участь у плануванні виробничо-господарської діяльності підрозділів підприємства;
· обґрунтування внесення відповідних змін у плани у разі зміни виробничо-господарської ситуації.
2 У галузі організації планово-економічної роботи:
· підготовка матеріалів для розгляду проектів планів, підсумки роботи підприємства у різних органах управління;
· організація госпрозрахунку;
· організація роботи з нормування та оплати праці, а також з ціноутворення;
· організація розробки заходів щодо виконання планів.
3.У галузі аналізу та оперативно-статистичного обліку:
· контроль за виконанням підрозділами підприємства річних та оперативних планів;
· організація і керівництво роботою з комплексного, економічного аналізу виробничо-господарської діяльності підприємства;
· подання необхідних узагальнюючих матеріалів і довідок результатами такого аналізу.
4. У галузі методологічної роботи:
· методичне керівництво, розробка форм і документації, порядку і строків планово-економічної роботи;
· вивчення і розповсюдження передового досвіду.
Важливим елементом ефективного планування є його інформаційне забезпечення. За змістом, призначенням та характером використання планову інформацію можна поділити на дві групи.
1. Умовно-постійна, до якої відноситься:
1.1 методична інформація - це різні нормативно-методичні матеріали, призначені для певних категорій спеціалістів, які регулюють їх виробничу діяльність;
1.2 довідкова інформація - це інформація, що призначена для різних фактографічних довідок (статистичні видання, довідники з національного господарства, цінники матеріалів тощо);
1.3 нормативна інформація - це система норм і нормативів, які характеризують основні елементи процесу виробництва, що передбачають взаємодію праці людини, предметів праці та засобів праці;
1.4 проектно-технічна – інформація, яка надходить з науково-дослідницьких, проектних і технологічних організацій та структур і характеризує техніко-технологічну сторону об’єктів, що підлягають плануванню.
2. Умовно-змінна інформація, яка має здатність часто змінюватись під впливом внутрішніх та зовнішніх чинників. До цієї групи відноситься:
2.1 облікова інформація – інформація, що підготовлюється в результаті систематичного спостереження за чинниками та явищами виробництва, їх вимірювання та реєстрації.
Залежно від характеру даних, методів їх одержання та способів групування господарський облік поділяють на:
- оперативний облік полягає у систематичній реєстрації фактів, використовується для контролю господарських операцій;
- бухгалтерський облік складає систему суцільного, безперервного, документального відображення всіх господарських операцій;
- статистичний облік групує та узагальнює масові економічні явища та процеси, аналізує їх зміни і виявляє закономірності та темпи економічного розвитку.
2.2 звітна інформація – частина облікової інформації, котра оформляється у вигляді звітних документів, які охоплюють систему показників, що характеризують результати діяльності підприємства за встановлений період.
На практиці виокремлюють бухгалтерську та статистичну звітність, яка є основним джерелом економічної інформації.
2.3 зовнішня інформація - це різноманітні дані про стан зовнішнього середовища. Це інформація про попит на продукцію, напрями удосконалення конструкції машин, оновлення асортименту виробів