В данном разделе приведены фрагменты стандарта PMBOK для управления предметной областью проектов, для того, чтобы можно было представить возможности использования этого стандарта, который носит рекомендательный характер.
1.1. Определение предметной области
Когда проект предложен к финансированию, должен быть определён начальный набор целей и продуктов проекта. Если вы обнаружили, что у вас нет достаточной информации для того, чтобы сформировать точное и всеобъемлющее описание предметной области, то вы должны работать совместно с инвестором, чтобы выработать такую информацию. Это цель процесса определения и планирования проекта.
Когда вы заканчиваете описание целей и предметной области проекта, вернитесь чтобы удостовериться, что они достаточно точно определены. Не должно быть целей, ссылающихся на продукты проекта, не предусмотренные прямо в составе предметной области. Точно так же, вы не должны включать в предметную область проекта продукты, не упомянутые в целях проекта. Если эти две области определения проекта не соответствуют друг другу полностью, какая-то из них или даже обе они подлежат уточнению до полного соответствия друг другу.
2. Приемы и методы управления предметной областью
Каждый управленец должен осознавать и понимать, что процесс работы с запросами на изменение предметной области ориентирован на большие изменения проекта. Не всегда практично направлять все запросы на малые изменения инвестору. Лучше формировать пакеты таких запросов за определённые периоды времени. Это значит, что вы должны отслеживать запросы на малые изменения предметной области, их значение и влияние на проект. Затем, когда это влияние достигнет определённого порога, их необходимо представить инвестору для рассмотрения. Предоставление полномочий руководителю проекта - второй способ работы с запросами на малые изменения. Если для проекта велики риски превышения сроков и бюджета, все запросы на изменение предметной области должны направляться для рассмотрения инвестору, по одному или пакетами. В некоторых организациях предусматривается бюджет непредвиденных расходов для учёта незначительных, но целесообразных изменений предметной области.
На заключительной фазе проекта изменения имеют тенденцию к росту оценок объёма и выполнения. В любом проекте наступает время остановить дополнительные изменения и учитывать дополнительные требования. В зависимости от природы проекта, такое замораживание может быть проведено в разное время, но обычно не позднее начала испытаний.
Вообще запросы на изменения появляются на стадии участия в испытаниях эксплуатационного персонала. Получив при испытаниях результаты, отличные от ожидаемых, заказчик может захотеть внести нужные ему изменения. Лучшим выходом будет отложить эти изменения на стадию окончательного выполнения проекта и рассматривать их как дополнительные запросы после окончательного решения вопроса об их принятии. (Это будет означать запрос на изменение, а не недоделку.)
Только инвестор может одобрять изменения – не менеджеры пользователя и заказчика. Иногда в очень больших проектах инвестор не чувствует себя комфортно, принимая самостоятельно решения об изменениях предметной области. В таких случаях может быть необходимо поручить работать с изменениями предметной области отдельной группе лиц.
Реестр изменений предметной области содержит сводку запросов на изменение предметной области.
| № Изм. | Описание изменения предметной области | Приоритет (С/В/Н) | Дата поступления | Автор запроса | Поруче- но | Дата решения | Статус | Решение / комментарии |
| Ввести новую графу в общий балансовый отчёт | С | 10/20/04 | Иванов | Петров | 11/15/04 | Закрыт | Удовлетворён | |
| Изменить порядок отнесения затрат на внешних заказчиков | В | 10/24/04 | Сидоров | Макаров | 10/31/04 | Закрыт | Запрос отклонён | |
| Включить канадское отделение в данный проект | В | 11/18/04 | Зимин | Макаров | В работе | Влияние прорабатывается | ||
Рис.6. Пример реестра