На практике руководители предприятий сталкиваются с громадными потоками информации. Большое количество информации зачастую "подавляет" менеджера, заслоняет наиболее существенное. Если руководитель умело использует информационную систему предприятия, то он может осуществлять целенаправленный отбор информации, например, о положении на своем предприятии или о ситуации на рынке. Руководитель получает индивидуальный и оперативный доступ к соответствующим данным из внутренних и внешних источников, а также к информации по производственным и финансово-экономическим аспектам. Информация готовится и отображается таким образом, чтобы можно было получить представление о предприятии под различным углом зрения и в специфическом ракурсе персональных интересов отдельного руководителя. Это позволяет менеджеру принимать более быстрые и более адекватные решения на объективной основе.
Отметим, что технология принятия решений управленческим аппаратом (менеджментом) всегда имела информационную основу, хотя обработка данных осуществлялась вручную. Использование ИС, реализованных на основе современных ИТ, позволяет значительно повысить эффективность управления предприятием, так как обеспечивает выполнение следующих критериев:
• полнота информации (количество);
• релевантность (полезность, содержательная значимость);
• точность (недвусмысленность, качественная дифференцируемость);
• надежность;
• понятность;
• актуальность (своевременное предоставление в распоряжение, скорость передачи);
• гибкость (приспособляемость к различным способам передачи, применимость для различных видов информации).
Выделяются следующие общие функции информационной системы.
Обработка информации. Рассматриваются два типа обработки:
• операционная;
• анализ данных (сравнение с нормами, критериями).
Операционная обработка данных ведется в системах, ориентированных на преобразование данных. Анализ данных осуществляется в системах поддержки принятия решений, где анализируется информация (часто больших объемов), на основе которой информационная система помогает принимать решения.
Ввод, обновление и удаление информации.
Хранение информации. Это одна из основных функций информационной системы, которая обеспечивает целостность информации и ее доступность. Существуют два способа хранения информации:
• централизованный (информация хранится в одном месте),
• распределенный (информация хранится в нескольких местах).
Предоставление информации. Информационная система предоставляет доступ к информации, полученной в результате ввода данных, а также обработки введенных и накопленных данных.
Передача информации. Функция передачи информации явно представлена в информационной системе, если существует потребность в обмене информацией между пользователями информационной системы. Если хранение информации осуществляется распределенным способом, то эта функция становится одной из основных в информационной системе.
Защита информации. Эта функция обеспечивает сохранность и конфиденциальность информации.