Когда необходимо совершенствовать структуру и процессы в компании? Стаффорд Бир высказал мнение, что изменения не нужны, когда фактическое значение экономической эффективности компании при существующих ресурсах и ограничениях (результат / затраты) равно расчетному значению эффективности при планируемых ресурсах и ограничениях и равно потенциальному значению эффективности при свободных ресурсах и отсутствии ограничений.
Цель рационализации - повышение эффективности бизнес-процессов.
Перечислим принципы рационализации
1) Выбор концепции (миссии) повышения организованности системы. Она формируется на основе видения организацией своего места во внешней среде.
2) Разработка алгоритма (стратегии) – программы действий, направленная на достижение целей. Она должна соответствовать миссии организации.
3) Стандартизация. Предполагает разработку системы стандартов, типовых видов элементов, единых для всей организации. Так поступал Г. Форд, создавая свой первый автомобиль - модель «Ти». До него все машины собирались вручную, единых стандартов на размеры деталей не было. Уже в 21 веке отсутствие общих стандартов на запчасти стало одной из причин кризиса в крупнейшем европейском авиастроительном гиганте Airbus (февраль 2007).
4) Концентрация. Основные усилия при рационализации необходимо направлять на главный объект, сферу, проблему.
5) Выравнивание потенциала. Все составляющие элементы в системе должны развиваться равномерно. Мы обращали на это внимание, рассматривая закон наименьших.
6) Унификация – введение многообразных конструктивных элементов к единообразию, к общему. Такие действия снижают энтропию в организации. Здесь нельзя забывать, что уменьшать разнообразие необходимо до определенного предела, иначе большое сужение возможностей приведет угасанию организации, замедлению прогресса. В одной московской телекоммуникационной компании, имеющей филиалы в С-Петербурге, Самаре, Н. Новгороде, огромное разнообразие (несколько десятков) форм договоров на оказание услуг по предоставлению Интернета по выделенному каналу привело к большой путанице. В результате бухгалтерия тратила до 4 часов рабочего времени на проведение одного контракта, сложно было установить размер задолженности по конкретному клиенту. Со стороны последних звучало много нареканий. Вы знаете, чем все это заканчивается – клиент уходит к конкуренту.
7) Персонификация – четкое прикрепление полномочий и ответственности за структурами и персоналиями.
8) Самоорганизация. Это повышение упорядоченности в системе без специфического воздействия на нее извне. Под специфическим воздействием мы понимаем такое, которое навязывает системе определенную структуру или функционирование. Например, вода при нагревании приобретает в результате самоорганизации макроструктуру, образуя шестиугольные ячейки. Само по себе нагревание не навязывает молекулам воды выстраиваться в подобную структуру. Понятие самоорганизации ввел советский ученый Илья Пригожин, который в 70-х гг. 20 века получил Нобелевскую премию. Явление самоорганизации, на наш взгляд, основное понятие, которое раскрывает тайны создания Вселенной, галактик, жизни на Земле, а также функционирования современной мировой экономики, включая развитие отдельных субъектов этой деятельности. Приведем частный пример. Многие общественные организации в сфере бухгалтерского и финансового учета не созданы «насильно» государством, а самоорганизовались под воздействием определенных условий. В России это Институт профессиональных бухгалтеров (ИПБ). А известные всем Международные стандарты финансовой отчетности (IFRS) написаны не министерствами каких-либо стран, а независимой саморегулируемой организацией – Комитетом по Международным Стандартам финансовой отчетности (КМСФО). Цель Комитета – достижение унификации принципов бухгалтерского чета, используемых компаниями для финансовой отчетности во всем мире. Комитет был основан в 1973г. в результате соглашения между профессиональными бухгалтерскими организациями из Австралии, Канады, Франции, Германии, Японии, Мексики, Голландии, Великобритании, Ирландии и США. По состоянию на январь 1999г. в 103 стране насчитывалось 142 организации-члена КМСФО, представляющих свыше 2 млн. бухгалтеров и аудиторов. Финансовую поддержку КМСФО оказывают профессиональные бухгалтерские организации, взносы компаний, финансовых институтов и других организаций.
Принцип внутренней рационализации помогает включить элемент самоорганизации в работу менеджера. Для этого руководство должно стимулировать сотрудников для активизации их самостоятельной рационализаторской деятельности. Так в Японии существуют кружки качества – это надпроизводственная структура, в которую добровольно вовлекают работников для выполнения совместно со штатными сотрудниками творческой работы по рационализации.
Реинжиниринг бизнес-процессов
Говоря о рационализации организации, нельзя не упомянуть о популярной сегодня концепции реинжиниринга бизнес-процессов(Business Process Reengineering, BPR). Как правило, под реинжинирингом понимается широкий подход, подразумевающий осуществление изменений в компании, предназначенных для повышения эффективности производства и скорости реакции на изменение рынка[17]. Основная работа по данной проблематике принадлежит М. Хаммеру и Дж. Чампи. По мнению авторов, процесс реинжиниринга отличается от простой реструктуризации, перестройки несколькими аспектами. Во-первых, он предусматривает радикальное, т.е. коренное изменение структур и процессов в компании. Во-вторых, BPR должен применять только тогда, когда нужны взрывные результаты и программы постепенного улучшения качества не работают. В третьих, это ориентация методики на процессе, в то время как современные менеджеры сфокусированы на задачах, целях, работах. В отличие от подходов Э. Деминга и концепции всеобщего управления качеством (TQM, Кайзен, «точно вовремя», «всеобщее поддержание оборудования» и проч.), М. Хаммер выделил более радикальный взгляд к улучшению управления. Главной целью реинжиниринга является резкое изменение реакции предприятия на изменение требований потребителя при многократном снижении всех видов затрат.
Хаммер и Чампи указывают на ошибочные мнения по поводу реинжиниринга.
1. Реинжиниринг – это не автоматизация. Автоматизация – это простой путь более эффективно выполнять неверные вещи.
2. Реинжиниринг – это не реорганизация и не построение плоской структуры, хотя он может продуцировать такие структуры. По мнению авторов книги, проблемы компаний состоят не организационных структурах (управления), а в структурах процессов.
3. В отличие от подхода TQM, который улучшает то, что делается, BPR удаляет существующие процессы и заменяет их на совершенно новые.
Многие работы по реинжинирингу требуют адекватной поддержки со стороны информационных технологий (ИТ).
Опыт внедрения реинжиниринга российскими компаниями показывает, что причина неудач кроется в отсутствии приоритетных или ключевых направлений. Более целесообразно браться за самые важные и неэффективные процессы (от 5 до 7). Эту стратегию выбрало Правительство РФ, начав в 2000-х гг. реализацию 4 приоритетных национальных проектов: образование, здравоохранение, сельское хозяйство и доступное жилье.
Существует мнение, что реинжиниринг должен предшествовать работе по автоматизации, иначе мы будем автоматизировать хаос. Однако автор данного учебно-методического пособия придерживается иной концепции, согласно которой два процесса (внедрение программного обеспечения и реструктуризация бизнес-процессов) идут параллельно друг с другом. Это обусловлено тем, что хорошо организованный программный продукт поможет процессу изменений на предприятии. При этом особое внимание уделять повышению способности менеджеров к обучению новым процедурам и методам управления.
Интересно знать. Новая парадигма организации 21 века – это организацияустойчивого развития (УР) постиндустриального общества. Все предыдущие теории приводили к системному кризису. К глобальным проблемам современной цивилизации следует отнести разрушение окружающей среды, рост населения, разрыв между богатыми и бедными. В настоящее время на планете 157 миллиардеров в долл., 2 млн. миллионеров, однако 20% населения Земли имеет доход меньше 1 долл. в день.
Для преодоления мировых проблем в Рио-де-Жанейро в 1992 г. была принята Декларация об охране окружающей среды. Здесь же было подчеркнуто место экономики в системе устойчивого развития (УР). УР- это развитие, которое удовлетворяет потребности настоящего поколения, но не ставит под угрозу способность будущих поколений удовлетворить собственный потребности.
Результатом Декларации Рио-92 явилось появление государственных стратегий УР. Согласно им развитие современного общества базируется на понятиях социальной справедливости, сохранения окружающей среды и экономического процветания. В связи с этим пересматривается роль государства в обществе, оспаривается принцип невмешательства государства в экономику, обоснованный А. Смитом еще 200 лет назад.
Одновременно появляется новая трудовая этика - «жить, чтобы работать». На смену эгоиста приходит альтруист - сбывается предсказание Смита, сделанное 225 лет назад. Появляются этические нормы ведения бизнеса, которые регламентируют предпринимателей на более высоком уровне, нежели государственные законы. Для предприятия становится справедливым утверждение, что нравственность – это выгодно.