Офіційно-діловий стиль визначають такі особливості:
1. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні. Діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.
2. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. Залежно від того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно діловий стиль, він може містити суспільно-політичну, суспільно-виробничу, юридичну, наукову лексику тощо .
3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення, способу обробки. Закріплення за реквізитами постійного місця робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.
4. Логічність і аргументованість викладу. Ця риса ділової мови передбачає відображення правильного стану речей, послідовність та об'єктивність фактів і оцінок, нейтральність тону.
5. Відсутність індивідуальних рис стилю. На відміну від інших сфер діяльності учасники ділового спілкування здебільшого виступають у ролі представників певних організацій, закладів і виражають їхні інтереси - тобто є носіями певних функцій. У зв'язку з цим прояви індивідуальності в діловій мові вважаються відступами від норми, нетиповими для стилю взагалі.
6. Наявність мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. Це так звані кліше - усталені словесні формули, закріплені за певною ситуацією і сприймаються як звичайний, обов'язковий компонент. Наявність стандартних висловів полегшує, скорочує процес укладання текстів, приводить до однотипності засобів в однакових ситуаціях.
Кліше - це мовні конструкції, яким властиві постійний склад компонентів, їх порядок та усталене звучання.
Розрізняють прості, ускладнені та складні кліше.
Ø Прості кліше - це мовні конструкції, що складаються з двох слів: згідно з, відповідно до, вжити заходів, оголосити подяку, винести догану, брати участь тощо.
Ø Ускладнені - що мають більше двох слів: брати до уваги, згідно з оригіналом, брати активну участь, вжити суворих заходів, винести сувору догану тощо.
Ø Складні - мають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з організованою злочинністю, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, наказ оголосити особовому складу академії тощо.
Використання мовного кліше – це одна з особливостей ділового мовлення. Кліше дозволяють забезпечувати точність мови. Їх антиподом у мові виступають штампи, які сприймаються як явище негативне, використання є тягне у себе не дотримання цих вимог офіційно-ділового стилю, як точність, стислість, стандартність.