Лекция №5 Структура документа

 

Вопросы:

1. Унификация и стандартизация

2. Оформление реквизитов

5.1.1 Унификация и стандартизация

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает закон , а также государственные стандарты . Унификация и стандартизация тесно связаны.

Объекты унификации:

1) форма документов и состав включаемых в нее реквизитов,

2) системы документации,

3) тексты документов,

4)виды и разновидности документов.

Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности (государственный стандарт - ГОСТ, отраслевой стандарт - ОСТ, республиканский стандарт - РСТ). Применение стандартов повышает качество документов.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами. (См рисунок 5.1)

 

Р и с у н о к 5.2 –Унифицированная форма документа, типовая унифицированная форма документа, специализированная унифицированная форма документа, формуляр-образец документа, унифицированный документ

ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (дата введения 1 января 1999г.). Является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и используемые в деятельности:

- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Госстандарта России. Постановление Госстандарта России от 21 января 2000 г. № 9-ст. в ГОСТ Р 6.30-97 были внесены изменения, их можно учитывать при оформлении реквизитов.