Правила оформления и структура деловых писем

Правила оформления и структура деловых писем. Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов 1. Область заголовка. В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата. Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид - предлог о сущ. в предложном падеже О поставке автомобилей - по вопросу о сущ. в предложном падеже По вопросу о поставке запчастей - касательно сущ. в родительном падеже Касательно заказа на поставку и т. п. 2. Собственно текст письма. Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д. Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5 при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа прошу направляю В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например Приложение на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов. 3. Область подписи.

Эта область оформляется обычным образом указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ. Если исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон или другие реквизиты, если это необходимо указываются в нижней части листа письма с левой стороны.

Глава 5.