Выступление без плана можно сравнить с путешествием без карты —неизвестно, куда можно прийти.
Хорошим считается такой план, который полно и последовательно раскрывает тему, позволяет слушателям без труда понять логику изложения, облегчает изложение материала. План выступления составляется заранее. В процессе работы над темой он корректируется, и окончательный план может значительно отличаться от предварительного.
Цель информационных выступлений — показать сущность какого-то предмета или явления, то есть раскрыть содержание понятия, будь то более эффективный метод работы, новый вид услуги или деятельность фирмы. План такого выступления должен подчиняться логическим правилам деления темы на вопросы (см. главу 2).
Информационные выступления могут происходить на трех уровнях. Выбор того или иного уровня определяется целесообразностью и характером аудитории. В ряде случаев достаточно простое информирование — описание того, что собой представляет данное явление или предмет (ответ на вопросы: что? где? когда?). Более высокий уровень — комментирование — толкование, объяснение явления или ситуации (ответ на вопросы: как, каким образом?). Наконец, высший уровень — анализ, разбор явления или проблемы (ответ на вопросы: почему? Закономерно или случайно? Положительные и негативные стороны? Что из этого следует?). Анализ и последующий синтез позволяют подвести слушателей к практическим выводам.
План выступления, содержащего анализ проблемы, в этом случае будет включать:
1) описание самой проблемы или явления;
2) причину возникновения проблемы или явления;
3) связь этого явления с другими, закономерно оно или случайно;
4) взаимосвязь и взаимодействие различных сторон этого явления;
5) перспективу развития явления или разрешения проблемы;
6) практический вывод или предложение.
Напомним, что в выступлениях, носящих убеждающий характер, вслед за информированием должна идти аргументация; а если нужно переубедить слушателей, то и опровержение противоположных взглядов. Только после этого слушатели придут к выводу о пользе или значимости данного явления и смогут принять решение о необходимости действий.
На деловых совещаниях нередко приходится выступать с предложением об улучшении работы отрасли или предприятия. П. Сопер рекомендует следующую схему такого выступления.
1. Существующее положение дел требует определенных перемен.
2. Суть моего предложения по улучшению работы отрасли (предприятия) состоит в следующем.
3. Мое предложение приведет к таким-то положительным изменениям.
4. Возможные отрицательные последствия моего предложения и как их можно избежать.
5. Насколько выполнимо мое предложение.
6. Что нужно сделать, чтобы его реализовать. Можно предположить, что изложение по такой схеме, сделанное увлеченно, грамотно, живым языком, вызовет встречный энтузиазм.