В первую очередь следует четко уяснить главную цель разговора достичь договоренности, прийти к какому-то решению и т.д. Исходя из цели разговора, вы определяете, чего именно вы хотите добиться в результате беседы. Например: цель разговора — заинтересовать руководителя фирмы вами как ценным специалистом. Чего добиваетесь — чтобы он записал ваши координаты и назвал конкретный срок вашей следующей встречи (или подписал заявление и т.п.).
Для успеха делового разговора важно спросить себя: а какую цель может ставить партнер и какого результата хочет он?
Необходимо заранее предусмотреть, какой исход беседы вас устроит, какой нет, какой вариант вы посчитаете приемлемым для обеих сторон.
В каждом конкретном случае цель разговора достигается различными путями. В самом общем случае для делового разговора с целью достижения договоренности можно рекомендовать такой сценарий:
1. Вступительная часть.
2. Информирование.
3. Аргументация.
4. Ответы на вопросы, нейтрализация возражений.
5. Достижение договоренности, подписание документов.
6. Заключительная часть.
Вступительная часть необходима для знакомства и установления контакта с собеседником. Нужно продумать форму самопрезентации, и разработать несколько вариантов установления контакта с партнером.
Информирование о деле или предложении, с которым вы пришли, должно быть предельно конкретным, исключать термины, которые собеседник может не знать. Следует продумать последовательность изложения и моменты предъявления необходимых материалов и документов, способы активизации всех каналов восприятия партнера, так как его приоритетный канал, как правило, неизвестен.
Аргументация — обоснование предложения с целью склонить к нему партнера. Продумываются доводы, очередность их подачи, способы убеждения.
Полезно предусмотреть, какие возражения могут быть у партнера, и подготовиться их нейтрализовать.
Нужно продумать свое поведение, если:
1) собеседник полностью согласится с представленными аргументами;
2) сделает вид, что согласился;
3) никак не прореагирует;
4) перейдет на повышенный тон.
Ответы на возможные вопросы и возражения необходимо продумать заранее, чтобы они не застали вас врасплох.
Достижение договоренности легче зафиксировать, если подготовить документы «на подпись». Фиксация договоренности не всегда возможна, но в ряде случаев она просто необходима.
К заключительной части тоже нужно подготовиться, так как при любом исходе разговора следует оставить о себе хорошее впечатление, чтобы у партнера не пропало желание сотрудничать с вами сейчас или в дальнейшем.
Продумайте свои последние слова:
1)в случае успеха;
2) при компромиссном решении вопроса;
3) при неудаче.
Время, затраченное на подготовку деловой беседы, окупится с лихвой!
Правильно и корректно договоритесь о встрече, позаботьтесь о соответствующем внешнем виде, и успех за вами!