Письмо должно быть составлено, как правило, на языке адресата. При невозможности это сделать (трудности с переводом на сравнительно редкие языки) допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловых отношениях. Направление письма на русском языке (кроме случаев, когда вы знаете, что ваш партнер свободно владеет им) крайне нежелательно, так как могут возникнуть трудности с переводом, задержка его, а также искажение текста. Можно рекомендовать направление двух текстов письма: основного – на русском языке (с подписями) и параллельного – на языке адресата или на английском языке.
Письмо должно быть по возможности кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований.