В современной деловой практике в качестве специализированной формы делового общения используется презентация. Ее особенность состоит в том, что это первое официальное представление фирмы (предприятия, корпорации) и ее продукта (товара, услуги) на внутреннем или международном рынке.
В современных рыночных условиях бизнес-презентация становится необходимым условием утверждения на рынке услуг и товаров. При ее успешном проведении имидж и престиж фирмы более привлекательны и способствуют успешному заключению договоров и контрактов. На презентации, как правило, присутствуют заинтересованные группы, пресса, представители бизнеса.
Структура презентации может меняться в зависимости от ее направленности, но основные элементы, составляющие ее алгоритм, базовый уровень, постоянны: краткие выступления ведущего презентации, экспертов, руководителей фирмы; ответы на вопросы приглашенных потенциальных партнеров; демонстрация презентуемых товаров или услуг; вручение сувениров и рекламных подарков с символами фирмы; завершение презентации, которое может сопровождаться фуршетом, банкетом, концертом. Временные рамки презентации обычно не превышают двух часов.
Уровень позитивной коммуникативности на презентации детерминируется большей частью выступлением ведущего, который с помощью разного рода психотехнических приемов, визуальных технических средств определяет эмоционально-аффективную направленность коммуникативных контактов. Там, где возникает необходимость (например, при демонстрации сложных технических приборов, промышленного оборудования), используется прием вовлечения потенциальных партнеров в операциональные действия и осуществляется анализ их предложений и потребностей.
«Типы презентации определяются ее основными задачами, целями, способами проведения. По способу проведения принято различать презентации: по памяти (заранее подготовленный наизусть текст подается ведущим презентации таким образом, что из него логично следует необходимость покупки, заключения контракта); по плану (с применением личностного подхода к потенциальному партнеру по заранее подготовленному сценарию); с удовлетворением потребностей (потребности партнеров выявляются заранее вербализированным способом – постановкой открытых вопросов, затрагивающих качество презентируемого товара или услуги); с решением проблем (потребности потенциального партнера тщательно анализируются ина основе этого анализа оформляется письменно предложение по удовлетворению его потребностей).
Большое значение на презентации имеют также разнообразные коммуникативные приемы, которые позволяют более эффективно вовлечь потенциального партнера в совместные действия. Например, при презентации товара для продажи активно используются комплиментарный подход (использование комплиментов в общении с потенциальным партнером), представление образца презентируемых товаров или услуги, ссылки на авторитетных клиентов фирмы, указание на преимущества предлагаемого на презентации продукта.
Таким образом, презентация в целом способствует укреплению положительного имиджа фирмы или предприятия» [64].
Презентации устраиваются по самым разнообразным поводам. Они дают возможность пригласить «нужных» людей как для укрепления старых связей, так и для установления новых деловых контактов. Цель презентации – убедить людей предпринять какие-либо действия или воздержаться от таковых, пересмотреть свою позицию в отношении каких-то проблем, изменить мнение по некоторым вопросам.
Презентация ограничена по времени и не должна быть всеобъемлющей. Наиболее оптимальная структура выступления – 3 части (вступление, основная часть, заключение). По мнению психологов грамотно построенные вступление и заключение могут определять до 80 процентов успеха любой презентации.