В зависимости от целей, характера, количества участников, уровня представительства и некоторых других факторов избирается форма переговоров. Исторически первой формой были конгрессы (от лат. congresses — встреча, собрание). Вошли в историю дипломатии Венский (1814—1815) и Аахенский (1818) конгрессы, на которых были приняты документы, утверждающие регламент работы дипломатических представительств. После Берлинского конгресса (1878) по урегулированию русско-турецких отношений такая форма переговоров в дипломатии не применялась. В настоящее время конгрессами именуют, как правило, встречи представителей общественных объединений (Всемирные конгрессы сторонников мира), ученых (научные конгрессы).
Формами межгосударственных переговоров являются конференции, саммиты, сессии, совещания, встречи на различных уровнях и т.д.
Вне зависимости от избранной формы к переговорам следует тщательно готовиться. Как известно, их успех определяется многими факторами: красноречием участников, умением ясно, логично, аргументировано излагать свою позицию, убеждать партнеров в правильности своей точки зрения и т.д. Не менее важную роль играют и такие детали, как наличие соответствующего помещения и его оформление, создающее деловую атмосферу, условия для размещения делегаций и т.д. Поэтому подготовительная работа включает две стадии: организационную и теоретическую.
Основными элементами организационной стадии являются следующие: определение и согласование повестки дня, времени и места проведения; выбор соответствующего здания; формирование состава делегаций; создание приемлемых условий для их размещения; обеспечение делегаций связью, множительной техникой, транспортом; составление плана рассадки; выработка регламента. Остановимся более подробно на некоторых из них.
Государство, на территории которого будут проходить переговоры, должно позаботиться о создании благоприятной политической атмосферы. Недопустимо пикетирование помещений, где располагаются делегации, шумные пропагандистские кампании в средствах массовой информации, не говоря уже об угрозах, шантаже и террористических актах.
Очень важно наличие здания с залом заседаний, помещениями для делегаций и их глав, генерального секретариата, средств связи, машбюро, множительной техники, для проведения пресс-брифингов и пресс-конференций. Такими зданиями располагают Нью-Йорк, Женева, Париж, Вена, Монреаль и другие города, в которых находятся штаб-квартиры многих международных организаций.