Дипломатические приемы являются одной из самых распространенных и общепринятых форм внешнеполитической деятельности официальных представителей государства. Значение приемов состоит в том, что они способствуют установлению, поддержанию и развитию контактов между внешнеполитическими ведомствами государств, обмену информацией между их представителями, укреплению дружественных отношений между странами и т.д. Поводы, по которым устраиваются приемы, могут быть самыми разными: по случаю национального праздника, юбилейных дат, прибытия высокого гостя, официальной правительственной делегации, годовщины со дня подписания важных государственных документов, открытия выставки, фестиваля, а также в порядке повседневной дипломатической практики. Несмотря на то, что их проведение в разных странах имеет свою специфику, общим являются гостеприимство, добросердечность как неотъемлемые атрибуты чести и достоинства государства.
Дипломатические приемы делятся на дневные и вечерние, с рассадкой и без рассадки.
К дневным относятся приемы типа "бокал шампанского", "бокал вина", завтраки; к вечерним — "коктейль", "а ля фур-шет", обед, ужин, обед-буфет, "чай", "жур фикс".
Наиболее простыми в смысле организации являются приемы типа "бокал шампанского" и "бокал вина", которые проводятся без рассадки. Они начинаются, как правило, в 12 часов и продолжаются около часа. Приемы такого типа проводятся по случаю национального праздника, вручения послом верительных грамот, отъезда посла, открытия выставки или фестиваля и т.д. Во время приема кроме шампанского предлагаются другие вина, соки, минеральная вода. В качестве закуски подаются канапе (маленькие бутерброды), орешки и т.д. Названием "бокал шампанского" подчеркивается особая торжественность приема.
Завтракустраивается между 12 и 15 часами (как правило, в 12.30 или 13.00 часов) и продолжается обычно около часа за столом и около 30 минут — за кофе. Этот вид приемов предполагает рассадку и проводится по случаю приезда и отъезда посла, юбилейных дат, в честь приезда высокого гостя. Меню традиционно включает одну - две холодные закуски, одно рыбное или мясное блюдо и десерт. Из спиртного во время сбора гостей подается аперитив, за столом к холодным закускам — водка или настойки (охлажденные), к рыбе — белое охлажденное вино, к мясу — красное вино комнатной температуры, к десерту — охлажденное шампанское, к чаю, кофе — ликер, коньяк.
На дневные приемы приходят в повседневной одежде, за исключением случаев, когда форма одежды указана в приглашении. Вечерние приемы считаются более торжественными, нежели дневные. Приемы типа "коктейль" и "а ля фуршет" проводятся без рассадки. На них можно пригласить от 20 до нескольких сот человек. Начало и окончание приема оговариваются в приглашении (17.00—19.00; 18.00—20.00). Гости могут приходить и уходить в любой час указанного времени. Оптимальным считается пребывание на приеме до полутора часов. Проявлением особого уважения к хозяевам считается приход и уход в указанное в приглашении время. Формальное отличие этих приемов заключается в том, что на "коктейле" напитков больше, чем закусок, холодные закуски разносят официанты. На столе, который иногда накрывается, нет ни тарелок, ни вилок, есть только деревянные или пластмассовые палочки для одноразового использования.
На фуршетных (фр. а ля фуршет — с вилкой) приемах гости обслуживают себя сами. Предполагается подача закусок, которые можно брать только вилкой, и отсутствуют закуски, которые требуют применения ножа. Столы, сервируются холодными закусками (располагают на середине стола), рюмками и бокалами для алкогольных и прохладительных напитков (ставят рядами или треугольниками с соответствующей бутылкой в середине), тарелками (ставят одна на другую на концах стола). После холодных закусок подается горячее. Спиртное то же, что и на завтраке. В тех случаях, когда приему хотят придать особую торжественность, к концу подаются шампанское, мороженое, кофе, иногда организуется небольшой концерт или демонстрация фильма.
Наиболее почетный вид приема — обед. Начинается между 19 и 21 часами. Меню составляется с учетом национальных традиций и включает две-три холодные закуски, первое, горячее рыбное, горячее мясное блюдо и десерт. Перед обедом, когда собираются гости, предлагаются аперитивы, спиртные напитки, аналогичные подаваемым на завтраке. Ужин отличается от обеда лишь временем начала (21.00 и позднее).
Эти приемы проводятся с рассадкой, нередко предполагают специальную одежду (указывается в приглашении) — фрак или смокинг для мужчин и вечернее платье для женщин.
На особо торжественных приемах иногда устраивают два приема подряд — сразу же после обеда проводится прием типа "коктейль" или "а ля фуршет". Продолжительность этих приемов: час — за столом и час-два — в гостиных для беседы, где подаются чай, кофе (иногда чай и кофе подаются за столом).
Обед-буфет ("шведский стол") предполагает свободную рассадку по 4-6 человек. Столы с закусками ставятся отдельно, имеются буфеты с напитками. Гости подходят к столу, наполняют тарелку и садятся за один из столов по собственному усмотрению. Этот прием менее официален, чем обед.
Для женщин, супруг официальных лиц, устраивается вечерний прием "чай" (между 16 и 18 часами). Он организуется супругой министра иностранных дел или посла для супруг послов и других официальных лиц, а также при нанесении прощальных визитов супругами глав дипломатических представительств. Для приглашенных накрываются один или несколько столов (с учетом их количества), подаются конфеты, печенье, фрукты, напитки, пирожные, канапе.
В дипломатической практике иногда встречаются и приемы типа "жур-фикс". Суть его заключается в том, что супруга министра иностранных дел или супруга посла рассылает приглашения, действительные на весь сезон. Прием проводится в определенный день и час каждой недели ("среды", "пятницы" и т.д., в зависимости от дня недели). По форме и по содержанию он не отличается от "чая".
Иногда дипломатические приемы приобретают характер литературных, музыкальных, танцевальных вечеров, спортивных мероприятий. В Канаде, например, устраивается прием по случаю "музыкального выезда на лошадях".
Каждый прием требует тщательной подготовки, которая включает: определение вида приема, места и даты проведения, составление списка приглашенных, плана рассадки, меню (приложение 2), оформление и рассылку приглашений (приложение 1).
Выбор вида приема зависит от цели, которую преследуют устроители. Например, при необходимости создания благоприятных условий для общения как можно большему числу участников, обмена информацией целесообразно проведение приемов, не предполагающих рассадки. Если прием устраивается по случаю приезда высокого зарубежного гостя, устраивается наиболее почетный вид приема — обед, а затем "коктейль" или "фуршет" (приложение 4).