Прием пройдет успешно в том случае, если заранее продумана схема его проведения. Говорят, что «театр начинается с вешалки». Это же можно сказать и о дипломатическом приеме. Но, не забывая о вешалке» посол должен, если ожидает много гостей, побеспокоиться в первую очередь о том, чтобы через дипломатический протокол страны пребывания уведомить милицию (полицию) о приезде большого количества автомобилей и необходимости обеспечить их стоянку.
Схема или план приема должны предусматривать место, где хозяйка и хозяин встречают гостей. Одному из сотрудников необходимо поручить провожать гостей в залы. С ними должны заниматься другие дипломаты и их супруги. На приеме по случаю национального праздника или другой важной даты посол ожидает приезда почетного гостя, встречает его, провожает в главный зал к столу. Эта служит сигналом и для всех остальных о том, что официальная торжественная часть приема началась. Тосты (речи) на таких приемах, как правило, не произносятся. В них отпала необходимость, потому что в настоящее время во многих странах стало традицией организовывать выступления по телевидению иностранного посла в связи с национальным праздником его страны.
В случае если прием устраивается по какому-то особому поводу и предполагается выступление на приеме посла с тостом, то об этом посольство заранее информирует министерство иностранных дел страны пребывания, если оно рассчитывает на ответное выступление.
Иное дело, когда правительство страны устраивает прием в честь высокого иностранного гостя. На такого рода приеме (завтрак, обед, фуршетный прием) программой пребывания гостя в стране предусматривается обмен речами. Текст речи высокого гостя заранее переводится па язык гостя. В этом случае отпадает необходимость устного перевода.
Тосты предусматриваются и на приемах типа завтрак, обед, ужин. Обычно это делается в конце приема, когда подано шампанское. Текст тоста может быть заранее подготовлен в письменном виде и зачитан. Нередко хозяин произносит тост без письменного текста, по это не означает, что текст не был заранее подготовлен.
Дипломатические приемы дают хорошую возможность их участникам вести беседы по различным вопросам» а на приемах без рассадки («коктейль», «а ля фуршет» и др.) возможны беседы с большим кругом собеседников.
За завтраком (обедом, ужином) хозяйка и хозяин, уделяя основное внимание главному гостю и его супруге, тем не менее стремятся вовлечь в разговор всех гостей. Поэтому за столом, как правило, говорят о событиях, которые могут представлять интерес для всех гостей: новости литературы, искусства, кино, живописи или какое-то особое сообщение прессы, вызвавшее интерес во всем мире. Не следует за столом говорить о спорных проблемах и вопросах, которые по различным причинам могут быть неприятными для кого-либо из гостей.
На небольших приемах у посла за кофе (чаем) в гостиной, где, как правило, мужчины и женщины образуют раздельные группы, не исключается обмен мнениями и по важным политическим вопросам. Прием нередко используется хозяином, чтобы выполнить поручение своего правительства и передать информацию официальному представителю страны пребывания. Может использовать такой случай и гость, чтобы проинформировать посла по какому-то важному вопросу, поинтересоваться его мнением. Поэтому при подготовке приема важно хорошо продумать план бесед, с кем и о чем говорить, кому и что сказать.
Хорошо подготовленный и в деталях продуманный прием может быть омрачен неквалифицированным обслуживанием, К обслуживанию приема привлекаются опытные метрдотель и официанты. Они без подсказок должны знать, когда, что и как подать, что и когда убрать, с кого начинать подачу блюд и кем заканчивать, как вести себя, когда произносят тосты.
По поведению дипломата судят о стране, которую он представляет. Неправильным поведением дипломат может нанести ущерб престижу своего государства.
Азбучной истиной стало правило, согласно которому дипломат, будучи за границей, не должен пытаться навязывать свои обычаи и манеры, а обязан с уважением относиться к обычаям страны пребывания. Нет большей невоспитанности, чем опрометчивое суждение или критика того, что может показаться, на первый взгляд, необычным или непривычным.
И хотя дипломатический этикет неизбежно отражает социальные и нравственные устои общества, представителем которого выступает данный дипломат, в результате многолетнего общения дипломатов разных стран в этикете сложились общие правила хорошего тона.
Первая заповедь дипломата — точность. Дипломат придет вовремя на прием и пробудет на приеме не дольше, чем этого требуют правила приличия. Считается невежливым появляться на приеме за несколько минут до его окончания. Лучше прийти в начале приема, а затем уехать, предварительно извинившись перед хозяйкой и хозяином. Уход гостя с приема через 15 — 20 минут после прибытия на него без объяснения причин может быть расценен как недружественная демонстрация.
Ни о каком опоздании не может быть и речи, если имеется приглашение на прием с рассадкой (завтрак, обед, ужин). Гости на такого рода прием съезжаются в промежутке 3 — 5 минут и после небольшой паузы, используемой для взаимных приветствии и знакомств, приглашаются к столу. Если все же обстоятельства вынудили гостя немного опоздать и он приезжает; когда прием уже начался, ему следует, подойдя к хозяйке и хозяину, объяснить, не вдаваясь в детали, причину своего опоздания, приветствовать их, поклониться присутствующим и занять отведенное место.
На прием с полной рассадкой принято первыми являться младшим сотрудникам, затем старшим сотрудникам.
Уход с приема осуществляется в обратном порядке: вначале уходят старшие сотрудники, затем младшие. Инициатива ухода - за главным гостем.
Гости расходятся постепенно, таким образом, чтобы по времени окончания приема, обозначенному в приглашении, с хозяином и хозяйкой прощались последние из присутствующих.
Задерживаться на приемах не рекомендуется, так как это может быть обременительно для хозяев.
На приемы, проводимые без рассадки за столом можно придти и уйти в любой час в пределах указанного в приглашении времени. Приходить к началу приема необязательно, так же как необязательно находиться на приеме до его конца. Однако считается, что приход на такой прием в назначенное время и уход с приема в конце его является выражением особо дружественного и уважительного гостя к хозяину приема. И, наоборот, достаточно пробыть на приеме 15-20 минут и попрощавшись с хозяином уйти, чтобы подчеркнуть холодность или натянутость отношений с устроителем приема.
При приезде на прием и уходе с него не обязательно пожимать руку каждому из присутствующих. Здороваться или прощаться за руку следует с хозяином и хозяйкой, остальным можно лишь поклониться.