Для ускорения подготовки одного или нескольких телефонных разговоров можно использовать план дня. Помечай в нем вопросы для выяснения по телефону, а также, при необходимости, их результаты:
· Разговор
· Партнер
· Тема, повод
· Номер телефона
· Приоритетность
· Контроль за исполнением
Когда лучше не звонить?
· «Мелкие» телефонные звонки делай в то время, когда они не могут нарушить ход работы.
· Используй для этого «холостые» промежутки времени, паузы между делами и совещаниями.
· Не пользуйся телефоном в рабочие часы пик.
· Наиболее благоприятное для звонков время - с 8.00 до 9.30, с 13.30 до 14.00, после 16.30.
· Перед каждым звонком ответить себе на три вопроса:
1) имеется ли однозначная потребность говорить?
2) обязательно ли знать ответ партнера?
3) а нельзя ли увидеть партнера (абонента) без звонка?
· Предварительные соображения, которые не приводят к телефонному разговору, ценнее, чем телефонный звонок без цели или результата.
Какова моя цель?
Набирай номер абонента только тогда, когда будет ясна цель разговора:
· Хочу ли я просто поддержать контакт и обменяться мнением с коллегой?
· Хочу ли я кое-что вспомнить или установить новую связь?
· Хочу ли я получить информацию или передать ее?
· Хочу ли я поделиться идеей и попросить оценить ее?
· Хочу ли я убедить другого человека в своих намерениях и ближе познакомить со своими проектами?
· Выясни самое лучшее время для звонка, чтобы не отрывать партнера от дела. Установи это время в конце телефонного разговора или при личной встрече.
· Предупреждай о своем звонке заблаговременно. Многие из твоих партнеров будут ждать твоего звонка, если ты заранее укажешь (с помощью письма, телекса, секретаря ) точное время. Ты сэкономишь их и свое время и ускоришь решение проблемы.
· Готовься к своим звонкам по-деловому и содержательно.
· Настройся на партнера и сконцентрируйся на ведении разговора.