Типы телефонного разговора. - Лекция, раздел Культура, Деловая этика этика деловых отношений: современные подходы В Зависимости От Целевой Установки Звонящего Можно Выделить Несколько Типов Т...
В зависимости от целевой установки звонящего можно выделить несколько типов телефонного разговора.
1. Наведение справок
2. Различные заказы, вызовы
3. Передача информации
4. Поздравления 5. Поддержание контактов
В зависимости от отношений абонентов и ситуации различаются телефонные разговоры:
1. Официальные (деловые) - между незнакомыми или малознакомыми людьми.
2. Неофициальные (частые)
3. Нейтральные - между знакомыми, но равными по положению и возрасту
4. Дружеские - между близкими людьми.
Правила разговора по телефону:
1. Следует разграничивать официальные и неофициальные разговоры.
Деловые звонки ведутся на рабочих аппаратах, неофициальные - на домашних
2. Неприлично звонить до 9 утра и после 22:00.
3. Нельзя звонить незнакомым людям, если приходится это делать, нужно обязательно пояснить, кто дал телефон.
4. Разговор не должен быть долгим - 3-5 минут
5. Абонент, которому звонят, не обязан себя называть, даже если это служебный телефон.
6. Непозволительно звонящему начинать разговор с вопросов: «Кто говорит?», «Кто у телефона?»
2. Начало разговора (приветствие, вопрос о возможности говорить, вопросы о жизни, делах, здоровье, сообщение о цели звонка)
3. Развитие темы (развёртывание темы, обмен информацией, высказывание мнений)
4. Конец разговора (заключительные фразы, обобщающие тему разговора, этикетные фразы, прощание).
Правильно построенный разговор по телефону может способствовать совершению удачной сделки, а дурные "телефонные манеры" - расстроить ее. Все начинается с того, как вам отвечают на звонок. Если в офисе есть коммутатор, телефонисток надо специально готовить к тому, чтобы, снимая трубку, они приветливо говорили: "Фирма "Пэкер Индастриз", доброе утро".
Когда отвечают помощники или секретари, они называют имя своего шефа: "Приемная г-на Светлова (или: приемная директора). Чем могу помочь?" Если же Руководитель снимет трубку прямого телефона сам, ему следует сказать: "Здравствуйте. Михаил Светлов слушает вас". Звонящий приветливо отвечает телефонистке: "Будьте добры, соедините меня с Директором", а, говоря с секретарем или помощником, называет свое имя: "Здравствуйте. Я – Светлана Иванова.
Может ли г-н Светлов поговорить со мной?" Если к телефону подходит сам директор, следует сообщить о себе какие-то дополнительные сведения: Доброе утро. Я – Светлана Иванова из "Рексон М"".
Коль скоро звонящий не представился, секретарь вправе осведомиться: "Простите, кто его спрашивает?" Поскольку решить вопрос иногда по силам помощнику или секретарю, они могут вежливо поинтересоваться, по какому поводу хочет звонящий говорить с Директором, или просто спросить: "Как доложить о вас директору?" Услышав этот вопрос, не следует ни обижаться - секретарь просто хочет ускорить процесс, - ни "темнить": ничего хорошего из этого не выйдет.
Когда начальника нет на месте, секретарь может взять дело в свои руки, не дожидаясь, пока вы выразите свое разочарование или негодование, которые от краткого: "Его нет" только усилятся. Поэтому ей лучше сказать: "Мне очень жаль, Светлана, но г-н Светлов (директор) только что вышел из кабинета. Не могу ли я вам помочь? Что ему передать, когда он вернется?"
В тех случаях, когда боссу некогда говорить по телефону, учтивый тон секретаря играет еще большую роль. Честность, полная или частичная, как известно, часто лучшая политика, а фраза: "Ее нет на месте" сразу вызывает подозрения. А потому лучше сразу прояснить ситуацию, сказав: "Светлана, Директор здесь, но у него совещание, и к телефону подойти он не может. Не могу ли я вам чем-нибудь помочь? С кем еще из сотрудников фирмы я могла бы вас соединить?"
Если ответ на оба вопроса будет отрицательным, секретарь поступит правильно, сказав: "Я обязательно передам Директору (или Имя, Отчество), что вы звонили, и он свяжется с вами, как только освободится. Боюсь, что это произойдет лишь только завтра: сегодня он целый день очень занят".
Телефонный этикет на работе
Постарайтесь не вести со службы долгих и бессодержательных телефонных разговоров. Это - пустая трата времени, которое принадлежит фирме, а не ее отдельному сотруднику, хотя короткие звонки личного характера естественны и вполне допустимы. Помимо всего прочего, болтовня нарушает деловую атмосферу, отвлекает и раздражает других сотрудников, которые невольно слышат разговор во всех подробностях.
Как вести себя с настырным клиентом
Поскольку не все звонящие так вежливы, как хотелось бы, иногда возникают довольно неприятные ситуации, в которых следует вести себя осмотрительно.
Если звонящий настаивает, чтобы его соединили с боссом, попробуйте ответить так: "Как я уже говорила вам, Директор сейчас взять трубку не может. Я с удовольствием передам ему ваше послание, а если вы введете меня в курс дела, попрошу его позвонить вам". Или: "Простите, Директор не разговаривает с теми, кого не знает, пока ему не сообщат, о чем пойдет речь". Если звонящий с подозрительным упорством требует, к примеру, домашний телефон кого-то из служащих учреждения, вам следует сказать: "Извините, давать подобные сведения я не имею права.
Позвоните нужному вам человеку завтра по служебному телефону". Как бы ни был настойчив звонящий, вы не должны уступать ему. Если вы не хотите видеть звонящего или беседовать с ним, не говорите об этом напрямик. Вам проще будет сказать: "В ближайшие несколько недель я очень занят - у меня не будет ни единой свободной минуты. Оставьте мне ваш телефон, я свяжусь с вами позже". Подобная отсрочка иногда может решить дело. Коль скоро потенциальный посетитель продолжает настаивать на встрече, из уважения к тому, кто его направил, вы все же можете его принять.
Если же вы не считаете себя обязанным сделать это, по-прежнему ссылайтесь на отсутствие времени. Когда звонящий проявляет враждебность, вы должны попытаться успокоить его. Скажите, например: "Простите, если я что-то сделала не так и рассердила вас, но ничем помочь вам, к сожалению, не могу". Если вы работаете в сфере услуг, негодующие звонки могут раздаваться ежедневно. Одним из лучших способов "погасить" конфликт может стать такая, например, фраза: "Я отлично понимаю ваши чувства и приношу вам наши извинения за доставленные неудобства. Мы обязательно разберемся во всем и накажем виновных".
По сложившемуся этикету при завершении разговора мужчина кладет трубку после того, как это сделает женщина. Молодой человек не должен заканчивать разговор раньше старшего по возрасту или по служебному положению.
Если вы звоните в другой город, назовите свой город, затем себя, название учреждения. После представления скажите, кого и по какому вопросу вы хотели бы пригласить для разговора. Если нужный сотрудник отсутствует, повторите свои данные для записи и точно укажите, когда будете звонить снова. Начинать разговор целесообразно со слов: “Мне поручено...” или “Мы вынуждены обратиться...”. Для междугородных переговоров особенно важны краткость (говорить только по существу), точность и четкость изложения вопроса. При заказе междугородного разговора необходимо учитывать разницу во времени. При передаче телефонограммы говорят: “Примите телефонограмму” — и дают время собеседнику подготовить все необходимое для записи. Телефонограмму диктуют четко, не спеша, с паузами для записи. После записи просят повторить текст, исправляют ошибки, если они допущены, В конце называют фамилию передавшего телефонограмму, время передачи и свой телефон.
Статистически установлено, что наибольшее число телефонных разговоров в месяц приходится на декабрь и январь, а в течение одного дня — на понедельник.
Если вы звоните кому-либо на работу, то ждать ответа следует в течение отрезка времени, по длительности не превышающего четырех гудков. На работе человек, как правило, находится рядом с телефоном, и если он не берет трубку, то занят и не может ответить вам. При звонке домой подождать можно до пятого или шестого гудка, так как ваш знакомый может находиться в другой комнате и не способен быстро подойти к телефонному аппарату.
Большинство разговоров по телефону вполне можно уложить в три минуты — это так называемый “европейский стандарт” телефонного разговора. Существует ряд правил подготовки телефонного разговора и такой его организации, которая помогает в оптимальное время получать максимум информации. В частности, нужно сделать пометку на календаре, когда вы планируете разговор, с кем и на какую тему. На отдельном листке целесообразно набросать примерный план разговора. Важно четко себе представить, каков должен быть тон и стиль разговора, ибо это небезразлично для его результатов. На листке бумаги желательно перечислить фамилии, даты, цифры, которые могут понадобиться при беседе, чтобы не бегать за справкой и не заставлять собеседника ожидать вас. Надо выбрать оптимальное время, когда удобнее всего позвонить, не создавая человеку дополнительных трудностей. Нередко можно сэкономить много времени, если заранее узнать, кто наиболее компетентен в интересующем вопросе.
Немаловажным является местоположение телефонного аппарата. Если он один и стоит в комнате, где работают несколько сотрудников, то наиболее правильным будет поочередно устанавливать его на каждый рабочий стол. Если в комнате сидят несколько сотрудников разного ранга, то телефон лучше ставить на стол самого младшего по должности. При наличии отдельного кабинета и отсутствии секретаря снимать трубку придется вам самому. Поэтому телефонный аппарат должен располагаться на расстоянии 30-40 см от вашего левого локтя (для правшей).
Если у вас есть секретарь, поручите ему запомнить тот круг лиц и организаций, с которыми вас следует соединять в определенные часы или немедленно. Секретарь должен также знать характер вопросов, входящих в вашу компетенцию или в компетенцию других сотрудников фирмы, и направлять абонента к соответствующему сотруднику. Делегируйте секретарю право решать вопрос о том, целесообразно ли обращение абонента к вам с данным вопросом по телефону или же это лучше сделать при личной беседе.
Безусловным требованием телефонных разговоров должны быть четкость и оперативность. Особенно важно соблюдать пунктуальность при деловых переговорах. Ведь рабочее время у вашего собеседника может быть расписано по минутам, и, опоздав со звонком, вы нарушите все его расписание.
По правилам этикета существуют такие ситуации, когда не принято прибегать к услугам телефона. В частности, неловко по телефону благодарить за добрую услугу или дорогой подарок. Это лучше сделать лично. Неудобно также поздравлять по телефону с днем рождения пожилого человека. Не принято телефонным звонком выражать соболезнование или приглашать к себе на свадьбу людей преклонного возраста. Лучше это сделать с помощью письма.
Телефонные переговоры с зарубежными странами требуют знания некоторых традиций, обычаев, особенностей образа жизни. К примеру, англичане являются в свои фирмы и конторы ровно в 9.30 утра, однако не любят, когда в это время звонит телефон. В начале рабочего дня они предпочитают заниматься бумагами или пьют кофе, собираясь с мыслями. До англичан трудно дозвониться и после 17.30, даже если они еще и на рабочих местах: с этого часа телефонистки в конторах отключаются. Бизнесменам с континента следует помнить: прежде чем звонить британским коллегам в конце рабочего дня, надо заранее выяснить, есть ли у них прямая телефонная связь с кабинетом. Обеденный перерыв у англичан начинается в 13.00.
Французы, как и немцы, приступают к делам раньше британцев, но они намного чаще прерываются на “рабочие завтраки”. Обеденный перерыв здесь начинается в 12.00. В Турции бизнесмены и служащие придерживаются примерно того же распорядка дня, что и британцы. В Италии проблема заключается в отсутствии государственных служащих на своих местах. Чаще всего они работают с 8.00 до 14.00, а потом спокойно отправляются домой. Чтобы связаться с ними, звонить следует исключительно по утрам, а после полудня любые попытки могут быть бессмысленны. В Греции деловые люди, как правило, не звонят с 14 до 17 часов, поскольку в эти часы греки по традиции любят вздремнуть. Норвежцы приходят в свои фирмы в 8.00, а в 11.00 прерываются на ленч. Обедают же они в 17.00. В Швейцарии начинают работать весьма рано. Цюрихские банкиры часто назначают деловые встречи на 7.00, причем клиент должен прибыть на встречу пятью минутами раньше. У немцев рабочий день обычно заканчивается в 16.00.
КУРС ЛЕКЦИЙ КАФЕДРАЛЬНОГО ФОНДА... По дисциплине...
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:
Типы телефонного разговора.
Что будем делать с полученным материалом:
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Деловая этика (этика деловых отношений): современные подходы
Профессиональная роль любого предпринимателя, сотрудника организации неотъемлемо связана с выполнением ими этических норм, правил поведения и взаимоотношений со своим внешним окруже
Назначение деловой этики и ее структура
Деловая этика базируется на уважении интересов не только своей фирмы, но и партнеров, клиентов и общества в целом. Данное правило распространяется также на конкурентов – запрещается
Социальные функции профессиональной этики
Поскольку деловая этика формируется на основе характерных обязанностей и задач профессии, на основе тех ситуаций, в которых могут оказаться люди в процессе выполнения этих задач, то
Этические принципы деловых отношений
В дополнение к тому, к чему стремятся все люди, человек, действуя в рабочей среде, берет на себя бремя дополнительной этической ответственности. Например, профессиональные ассоциаци
Деловая этика и индивидуальная нравственность делового человека
Cлова «этика», «мораль», «нравственность» часто употребляются как синонимы, и этому способствует перевод слов «этос» и «моралис» с греческого и латинского как «обычай», «уклад», «порядок», «нрав».
Правовой аспект межличностных отношений
Социальное развитие человека влечет за собой развитие правового сознания как совокупности представлений о его правах и обязанностях в различных сферах его жизни. Очевидно, что эталоном формирования
Экономический аспект межличностных отношений
Одним из способов самовыражения человека является работа, сотрудничество. Появление денег в качестве предмета взаимодействия людей определяет уровни и формы их общения, занимая очень часто централь
Этический аспект межличностных отношений
Одним из аспектов межличностных отношений является этический аспект. Он представлен в опыте человека образом жизни, системой ценностей, ориентирами, нормами поведения, а также феноменами уважения с
Эмоциональный аспект межличностных отношений
Эмоциональный аспект межличностных отношений состоит из комплекса переживаний, сопровождающих построение контактов.
Каждый человек имеет потребность в установлении близких отношений, Однак
Гендерный аспект межличностных отношений
Гендерный аспект межличностных отношений в основном предполагает анализ отношений между представителями разного пола. Все многообразие содержательных характеристик межполовых отношений можно свести
Деловая этика и конфликт интересов
Мир деловых отношений состоит из противоречий. Существует различные интерпретации определений такого явления, как Конфликт Интересов. Вот некоторые из них: 1. Конфликт Ин
Этика и управленческие решения в условия конфликта интересов
Идеальных управленческих решений, абсолютно приемлемых для всех заинтересованных сторон, практически не существует. Овладение же стандартными приемами позволяет менеджеру объяснить
Страх наказания
Это один из наиболее простых и древних мотивов, который нацелен на удовлетворение потребности в безопасности. Он распространен в кодексах универсальной этики, составляющих суть или являющихся элеме
Групповая принадлежность: профессиональная и корпоративная
Для человека значимой часто является принадлежность к какому-либо сообществу (профессиональному, социальному). Соблюдение профессиональных заповедей подчеркивает внутреннюю принадлежность к сообщес
Проблема контроля качества деловой этики в организации
Вернемся к рассмотрению проблем контроля этического поведения организации.
Для успешного функционирования организация должна уметь откликаться на проблемы, возникающие в социальной среде,
Критические сферы этического регулирования в организации
К критическим сферам этического регулирования принято относить варианты поведения, обычно запрещаемым этическими нормативами: взятки, вымогательство, подарки, выплата соучастнику ча
Методы повышения этического уровня организаций
Организации используют разные методы и меры в целях повышения характеристик этичности поведения руководителей и рядовых работников.
Безусловно, для каждой организации
Сущность и проблемы управленческой этики
В последнее время особое внимание уделяется управленческой этике.
Управленческая этика– это цепь постоянно принимаемых, нравственно обосн
Профессиональная этика руководителя
Механизмы регулирования поведения срабатывают тогда, когда наилучшим образом проявляются такие качества людей, как совесть, профессиональная честь, долг, нравственная ответственност
Этика взаимоотношений с «трудным» руководителем
Подавляющее большинство сотрудников любой организации в той или иной степени считают своего руководителя "трудным" во всех проявлениях его специфической должностной роли.
Этика решения спорных вопросов и конфликтных ситуаций
Человек постоянно вступает в отношения с другими людьми. От того, как будет налажено общение с людьми не только в социальной сфере, но и в бизнесе, зависит социальная комфортность и результативност
Лекция 4 Общение как инструмент этики деловых отношений
4.1 Общение как социально-психологическая проблема Проблема общения традиционно находится в центре внимания отечественных социальных психологов в связи с ее значимостью во всех сфе
Коммуникативность как фактор эффективности общения
Любое общение, в том числе и деловое - это прежде всего коммуникация, т. е. обмен информацией, значимой для участников общения. Само понятие «коммуникация» (от лат. communicatio - сообще
Барьер восприятия.
Люди реагируют не на события, которые действительно происходят, а на то, что воспринимается как происходящее. Это связано с тем, что имеет место избирательность источников информации, избирательное
Семантический барьер.
Семантический барьер возникает при вербальной форме общения (устной и письменной речи). Этот язык выработан человеком при общественно-социальном развитии.
Семантика - наука, изучающая спос
Невербальные барьеры.
Невербальная форма общения - это общение с помощью языка, предоставленного человеку природой и запечатленного в жестах, интонации, мимике, позах, экспрессии движений и т. п. Невербальные коммуникац
Плохое слушание (неумение слушать).
Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая информацию. Эффективное слушание является важнейшим качеством хорошо работающего менеджера. Мало воспринимать
Межнациональные различия невербального общения
Невербальный язык может многое рассказать о внутреннем состоянии даже незнакомого человека, не говоря о деловых партнерах, постоянных собеседниках и коллегах. Так, вы дотронулись до руки собеседник
Основные составляющие манипулятивного воздействия
К числу характеристик манипуляции как метода воздействия на партнера можно отнести:
манипуляция — это вид духовного, психологического воздействия на человека (группу, общество);
Механизм нейтрализации манипуляций в общении
Механизм нейтрализации манипуляций в общении содержит несколько способов нейтрализации манипулятивных уловок. Чаще всего применяются следующие:
• открытое объявление о недопустимости испол
Основные условия выразительности деловой речи
Профессиональная деятельность современного специалиста предполагает овладение навыками риторики.
Существует довольно много классификаций публичных выступлений. Для практического обучения и
Средства выразительности речи в деловом выступлении
Для того чтобы выступление произвело эффект, принесло пользу, надо учитывать, что устная речь существенно отличается от письменного доклада. Причем, как бы мы ни старались учесть это при написании
Особенности речевого поведения
Речевое поведение проявляется в процессе общения и имеет следующие характеристики: тембр голоса, манера речи; скорость речи, громкость голоса; произношение слов, артикуляция; окраска звучания голос
I Докоммуникативная фаза
В докоммуникативной фазе различают три начальных этапа:
1) определение темы и цели выступления;
2) оценка аудитории и обстановки;
3) кодирование.
Сущность дистанционного общения
Дистанционное (дистантное) общение подразумевает под собой отсутствие визуального контакта и является разновидностьюопосредованного общения– это коммуникация, в ко
Этические нормы разговора по мобильному телефону.
Наш мобильный телефон следует за нами повсюду. На протяжении всего дня и, даже, ночью для некоторых он остается необходимым инструментом, который служит нам как связь с миром.
Существуют н
Современные требования к оформлению и содержанию деловых бумаг
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и изд
Электронный этикет (Сетикет )
Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы достижения НТП: электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. И если,
Этикет приветствий и представлений
Этикет приветствий и представлений – совокупность правил и первоначального межличностного взаимодействия, касающихся внешнего проявления отношения к людям. В современном деловом эт
Основные правила оформления и использования визитных карточек
Важную роль в современном деловом этикете играют визитные карточки – это небольшой лист тонкого картона (или плотной бумаги высокого качества), на котором напечатаны основные сведения о ее влад
Основные правила поведения в общественных местах.
Вежливость, воспитанность и толерантность по отношению к другим – вот краеугольные камни правил поведения в общественных местах:
В кафе, столовой, ресторане
Как входить в зал
Если мужчина приходит с дамой, она входит первой во входную дверь (открывает ее мужчина), но в зал мужчина входит впереди женщины, чтобы найти места и подвести к ним спутницу. Прежде чем направитьс
О курении
Зная, насколько большой вред причиняет здоровью табачный дым, нельзя не считаться с окружающими, даже если вы испытываете непреодолимое желание выкурить сигарету.
В помещении, где находятс
Правила поведения на деловых приемах.
Деловые приемы хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.
Пол
Процедура подготовки к проведению беседы
Практика убедительно свидетельствует, что успех или неудача общения во многом зависит от соответствующей подготовки к нему. Поэтому принято выделять подготовительную фазу (докоммуни
Применение правил вербальной и невербальной обратной связи
Если вы собираетесь провести обычную беседу со своим подчиненным и считаете, что лучшее место для беседы то, где в знакомой обстановке вы можете держать себя непринужденно, все же постарайтесь пред
Основные правила беседы
В время беседы основным правилом является безусловное уважение к собеседнику. В большинстве случаев правила хорошего тона не позволяют обсуждать денежные дела, физические изъяны, болезнь собеседник
Правила проведения собеседования
Собеседования являются наиболее широко применяемым видом деловой беседы и методом отбора кадров.
Исследования показывают, что структурированные интервью со стандартизированными и записанны
Подготовка к переговорам
Условно процесс подготовки к переговорам подразделяется на два этапа: организационная подготовка и содержательная подготовка. Эти два этапа тесно взаимосвязаны, так как характер предстоящих перегов
Правила поведения на переговорах
Приходить на переговоры следует в точно назначенное время. Другая сторона может отказаться от проведения переговоров, если вы опоздали. В любом случае это негативно может сказаться на вашем имидже,
Технология ведения переговоров
Этапы подачи позиции
Этапы подачи позиции, или ведения переговоров, подразумевают последовательность решения следующих задач:
· взаимное уточнение интересов, точек зрения,
Стратегия ведения переговоров
Выбор стратегии ведения переговоров определяется теми задачами, которые вы собираетесь решить во время работы с партнерами.
"Торг" представляет собой такую стратегию веден
Понятие и роль критики в деловом общении
Критика — высказывания, указывающие на недостатки в действиях кого-либо, основанные на соблюдении этических норм.
В процессе профессиональной деятельности многие сотрудники сталкив
Особенности конструктивной и деструктивной критики
Чтобы критика была плодотворной, не оскорбительной и не обидной, необходимо использовать следующие несложные правила.
1. Прежде всего изъять из критики обвинительное «жало», сместить акцен
Временная и пространственная организация совещаний
Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, перег
Виды дискуссий
Дискуссия по определению Поля Л. Сопера - это обмен мнениями по вопросу в соответствии с более или менее определенными правилами процедуры и с участием всех или только некоторых присутствующих на с
Подготовка речи к совещанию
Одним из самых сложных и важных вопросов в подготовке совещания является планирование собственного выступления руководителя. Делая наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе р
Особенности поведения участников совещания при решении проблем
Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения, включая манеру обсуждения вопросов и решения проблем: дипломатический или авторитарный.
Дипломатический стиль пр
Национальные особенности делового общения
Как уже было отмечено, в каждой стране и у каждого народа существуют свои традиции и обычаи делового общения и деловой этики.
Важны ли они при встрече представителей разных культур? Сущест
Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Новости и инфо для студентов