В рамках этой стадии осуществляется подробное описание целей и задач проекта, ожидаемой прибыли, временных ресурсов, любых ограничений, доступных ресурсов и т.д. Назначаются «менеджер проекта», который отвечает за его осуществление, и ответственный за проект в высшем руководстве [3].
Стратегия управления информационной системой в рамках ее жизненного цикла (обычно различают следующие фазы жизненного цикла: планирование, создание, эксплуатация, развитие) основывается на ряде действий, среди которых формулировка целей и бизнес-стратегии организации, анализ конкурентных сил (поставщики, потребители, конкуренты, новые участники, товары-заменители), определение критических факторов успеха и информационных потребностей, оценка потенциала применения информационных технологий, выделение стратегических инициатив, анализ существующих информационных систем и определение необходимых и потенциальных информационных систем (см. подробнее [4]).
Оставив в стороне целый ряд технических аспектов, связанных с формированием стратегии управления информационной системой организации, рассмотрим базовые для этого процесса вещи. Главная цель стратегии управления информационной системой состоит в осознании того, что потребности организации в информации определяют структуру ее информационной системы, а также способ управления ею. Выделим в рамках информационной системы организации информационные системы четырех классов:
ключевые (важные для преуспевания в настоящий момент — складские системы, базы данных и т.п.);
вспомогательные (необходимые, но не критические в настоящий момент — бухгалтерские программы, программы управления персоналом, текстовые редакторы, электронная почта и т.п.);
стратегические (критические для достижения целей бизнес-стратегии — электронный обмен данными с партнерами, системы для анализа и прогнозирования рынка и т.п.);
потенциальные (возможно, важные для достижения успеха в будущем — экспертные системы и т.п.).
Для информационной системы каждого класса существует своя стратегия управления. Из всех возможных стратегий можно выделить несколько групп:
«Централизованное планирование» — в рамках центрального аппарата организации создается центр, которому поручается осуществлять политику в области информационной системы. Этот Центр осуществляет централизованное планирование и управление созданием, развитием и использованием информационной системы организации.
«Монополия» — выбирается или создается центр, ответственный за развитие информационной системы, который отвечает за политику в области информационной системы организации и определяет ее.
«Ограничение ресурсов» — решения по информационной системе принимаются на основе минимизации затрат.
«Свободный рынок» — выбор решений по информационной системе определяется пользователями на основе конкуренции различных предложений.
«Лидирование» — попытка обогнать конкурентов, стать лидером в применении данного решения. Организации с такой стратегией обычно пытаются связать ее потребности с развитием информационных технологий и инвестируют в это крупные суммы.
«Необходимое зло» — информационные технологии рассматриваются как необходимое зло, которое нужно для достижения целей, и проект будет осуществляться лишь в случае, когда станет абсолютно необходимым для достижения деловой цели.
Существует множество комбинаций этих стратегий, но каждая из них соответствует какой-либо реальной ситуации. Стратегии управления различными классами информационной системы приведены в табл. 2.1.
Таблица 2.1
| Стратегическая система | Потенциальная система |
| «Централизованное планирование» «Монополия» | «Лидирование» «Свободный рынок» |
| Ключевая система | Вспомогательная система |
| «Централизованное планирование» «Монополия» | «Ограничение ресурсов» «Необходимое зло» «Свободный рынок» |
Действия организации в рамках классов информационной системы приведены в табл. 2.2.
Таблица 2.2
| Стратегическая система | Потенциальная система |
| Оценка возможности применения успешных приложений в других условиях | Распространение идей и результатов исследований и разработок |
| Ключевая система | Вспомогательная система |
| Распространение опыта применения ИС в ключевых областях | Совместное использование стандартных приложений и решений |
Стратегия управления информационной системой и конкретные шаги по реализации этой стратегии связаны со степенью зависимости организации от использования информации для осуществления своей основной задачи, миссии. Эту зависимость определим как информационную интенсивность функционирования информационно-технологического комплекса организации. Она различна для разных организаций. Условно можно выделить ряд классов организаций, разделенных по этому признаку.
1. Организации, настоящее и будущее которых зависит от использования информационных технологий (ИТ) для ежедневной деятельности (банки, страховые кампании и т.д.).
2. Организации, не сильно зависящие от ИТ, но способные в будущем планировать ее широкое применение для достижения конкурентных преимуществ.
3. Организации, в которых хотя и возможна зависимость повседневных операций от ИТ, но которые работают в отраслях, где информационные системы не могут стать источником конкурентного преимущества.
4. Организации, использующие ИТ для поддержки вспомогательной деятельности.
Информационные технологии будут иметь различное влияние на организации — представители описанных групп, соответственно возможно построение индивидуальных стратегий управления информационной системой таких организаций.
2.2.2. Стандарты управления: использование при создании информационной системы организации
В любой организации, занятой производством какого-либо товара, выполняются действия, связанные с производством, сборкой, обработкой и хранением материалов, хранением и обслуживанием инструментов, контролем качества и т.п. Персонал организации осуществляет планирование деятельности предприятия (финансовые учет и планирование, контроль и обеспечение принятия решений), техническое проектирование (создание концепции продукта, технический анализ, разработку продукта, спецификацию, планирование процесса), производственное планирование и контроль (материальное обеспечение, планирование производства, управление производством, производственный учет). Эти функции взаимосвязаны, они не могут выполняться отдельно, без взаимодействия исполнителей и обмена информацией между ними. Иначе говоря, требуется обеспечение их интеграции путем адекватного обмена информацией. Кроме того, эти функции типичны для разных организаций. Поэтому можно создать представления об общих правилах осуществления таких функций и тем самым о построении информационной системы организации. Все такие представления формализованы в стандартах рекомендаций по управлению. Это описание наиболее общих правил, по которым должны производиться планирование и контроль различных стадий производственного процесса: потребностей в сырье, закупок, загрузки мощностей, распределения ресурсов и прочего.
Эти представления менялись: сначала — ориентация на внутреннюю организацию предприятия (в рамках планирования материалов для производства MRP — Material Requirements Planning); затем — планирование всех производственных ресурсов предприятия (сырья, материалов, оборудования и т.д. MRP-II — Manufacturing Resource Planning) и объединение всех ресурсов предприятия (ERP — Enterprise Resource Planning) и, наконец, — описание полного цикла от проектирования будущего изделия с учетом требований заказчика до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи (CSRP — Customer Synchronized Resource Planning). В последнем случае кроме цикла от проектирования изделия до обслуживания после продажи охватывается также и взаимодействие с клиентами: оформление наряд-заказа, техническое задание, поддержка заказчика на местах и т.д. Существуют и другие стандарты управления.
В мире уже очень давно используют стандарты рекомендаций по управлению производством. Наличие таких фундаментальных производственных стандартов приводит к предсказуемым и эффективным результатам по оптимизации приема заказов, планирования производства, закупок, управления собственно процессом производства и доставки — т.е. всех внутренних и внешних операций. Разумеется, что эти стандарты должны быть учтены при создании информационной системы организации, что означает построение некоторой интегрированной модели данной организации, которая создает ее информационный образ. И большая часть крупных и средних организаций стремится использовать такие модели и информационные системы, построенные с их помощью (MFG-Pro, SAP/R3, Baan IV, BPCS, Oracle Applications и др.).