Систематизация исполненных документов и формирование дела служат основой порядка в делопроизводстве организации, обеспечивают быстрый поиск документов и их сохранность.
Дело - совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правила.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Формирование дела начинается с начала года. Для всех наванных в номенклатуре дел заводится папка. На обложке каждого из них пишется наименование организации, затем с новой строки — название структурного подразделения и под ним, в середине обложки, указывается индекс дела по номенклатуре. Послеэтого полностью переносится на обложку заголовок дела из номенклатуры. В нижней части обложки дела проставляется срок его хранения. Если дело имеет постоянный срок хранения, то пишется: «Хранить постоянно».
Термин «дело», как правило, применяется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, в которых документы связаны последовательным ведением делопроизводства по одному конкретному вопросу, например: «Личное дело Иванова Ивана Ивановича».
Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, не связанные последовательным ведением делопроизводства, или документы, служащие приложением к какому-либо другому документу, то в заголовке пишется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых формируется дело, например: «Документы о строительстве нового учебного корпуса института (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ, переписка)».
Если в деле сгруппированы однотипные документы, то наименование их вида в заголовке дела может указываться в единственном или множественном числе, например: «Журнал учета выдачи академических справок» или «Протоколы заседаний кафедры...». При наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются в заголовке, например: «Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета...».
Документы могут группироваться в дела по следующим признакам: номинальному, предметно-вопросному, авторскому, корреспондентскому, географическому, хронологическому.
Основанием для группировки документов по номинальномупризнаку служит их принадлежность к одному и тому же виду, например: «Приказы, протоколы, справки, акты и т.п.»
При формировании документов в дело по предметно-вопросномупризнаку за основу берут их содержание, например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (рекламации, докладные записки, справки, акты)».
Авторскийпризнак предполагает группировку в дело документов одного автора, например: «Протоколы производственных совещаний завода «Коммунар» за 2002 год».
Корреспондентскийпризнак используется при группировке документов, связанных с перепиской. В заголовке указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопроса, например: «Переписка со средними профессиональными учебными заведениями по совместной подготовке специалистов».
При группировке в одно дело документов нескольких корреспондентов используется географическийпризнак, например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции».
Хронологическийпризнак применяется при группировке документов за какой-либо определенный период, например: «Квартальные отчеты о научно-исследовательской работе преподавателей института».
В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. На документы, не указанные в номенклатуре, заводится самостоятельное дело, и его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.
Документы находятся в деле только в одном экземпляре.
Одним из важнейших требований, которые должны выполняться при формировании дел, является группировка в отдельные дела документов, предназначенных для постоянного и временного хранения.
Документы постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет и до 10 лет не могут быть сгруппированыв одно дело.
Сроки хранения устанавливаются на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. Сроки, утвержденные типовыми перечнями, сокращать не разрешается; они могут быть только увеличены в особых случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций. Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнем, устанавливаются ЭПК соответствующего архивного учреждения на основе материалов, представленных ведомственным архивом и ЭК организации.
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, затем в хронологической последовательности идут документы, возникающие по мере решения вопроса.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по его окончании (например, личные дела).
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам.
Дело должно содержать не более 250 листов при толщине, не превышающей 4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на тома, части. Ограничений на минимальный объем дел не существует.