Обработка внутренних документов. 34

СОДЕРЖАНИЕ

Глава 1 Основные вопросы документирования организационной деятельности. 4

1.1 Основные понятия и определения. 4

1.2 Классификация документов. 7

1.3 Законодательное и правое регулирование делопроизводства. 10

1.4 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. 12

1.5 Унификация и стандартизация документов: государственные стандарты (ГОСТ), классификаторы. 14

Глава 2 Формирование документооборота организации. 20

2.1 Информационные связи предприятия. 20

2.2 Основные правила организации документооборота в учреждении. 25

2.2.1 Персонал, занимающийся делопроизводством на предприятии. 25

2.2.2 Обработка входящих документов. 27

2.2.3 Обработка исходящих документов. 32

2.2.4 Обработка внутренних документов. 34

2.3 Систематизация и подготовка документов к сдаче в архив. 36

2.3.1 Номенклатура и формирование дел организации. 36

2.3.2 Порядок хранения и подготовка документов к архивному хранению.. 39

2.4 Основные принципы автоматизации работы с документами. 42

Глава 3 Основные требования к составлению документов. 53

3.1 Основные правила составления документов. 53

3.2 Юридическая сила документа. 59

3.3 Язык управленческих документов. 66

Глава 4 Правила составления и оформления организационных документов. 75

4.1 Устав. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения) 75

4. 2 Структура и штатное расписание. Правила внутреннего распорядка. 77

4.3 Должностная инструкция работника предприятия (организации, учреждения) 78

Глава 5 Особенности подготовки распорядительных и информационно-справочных документов предприятия. 84

5.1 Распорядительные документы организации: приказы по основной деятельности, выписки из приказа, распоряжения, указания, решения. 84

5.2 Информационно-справочные документы организации. 88

5.3 Современное деловое письмо. 95

Глава 6 Особенности составления, оформления и хранения первичных документов в бухгалтерии. 100

6.1 Унифицированные и специализированные формы первичного учета. 100

6.2 Порядок составления и оформления первичных документов в бухгалтерии. 103

6.3. Порядок исправления ошибок и хранения первичных бухгалтерских документов 107

Глава 7 Документирование трудовых отношений. 117

7.1 Общие положения. 117

7.2 Личное дело сотрудника. 120

7.3 Трудовой договор. 126

8 Трудовая книжка. 132

8.1 Ведение трудовой книжки работника. 132

8.2 Порядок оформления раздела «Сведения о работе». 136

8.3 Порядок внесений изменений в записи трудовых книжек и оформление дубликата 141

8.4 Учет и хранение трудовых книжек. 143

9 Документирование движения кадров. 151

9.1 Комплекс документов по оформлению перевода на другую работу. 151

9.2 Комплекс документов по оформлению отпусков. 154

9.3 Комплекс документов по оформлению поощрений работников. 158

9.4 Комплекс документов по оформлению дисциплинарных взысканий. 160

9.5 Комплекс документов по оформлению аттестации работников. 164

9.6 Комплекс документов по оформлению служебных командировок. 170

9.7 Комплекс документов по оформлению увольнения. 174

ДЕЛОВАЯ ИГРА «ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ» 179

Список использованных источников. 191

ПРИЛОЖЕНИЯ.. 193

 

 

Глава 1 Основные вопросы документирования организационной деятельности

Ах, какая замечательная, духоподъемная штука - системный подход! Любая головоломная ситуация, если разобрать ее на компоненты, оказывается не такой уж сложной и вполне разрешимой

Борис Акунин, «Внеклассное чтение»

Основные понятия и определения

 

Профессия современного руководителя является многоплановой. В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до 90 % своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации. Более того, некоторые известные авторы в области менеджмента, например Г. Минцберг, представляют руководителя как систему обработки информации. Управление имеет информационную природу, и особенно в той его части, которая касается отношений между людьми. Трудно представить себе какой-либо вид деятельности менеджера, не связанный с получением, хранением или генерацией информации.

Программа подготовки специалистов включает в себя сложную систему обще профессиональных и специальных дисциплин. Необходимой составной частью современного менеджмента является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Это связано с тем, что любое принимаемое управленческое решение должно быть зафиксировано в документах и доведено до соответствующих исполнителей. Более того, все фазы управленческой деятельности связаны с составлением соответствующих документов. Например, планирование – с разработкой различных планов, в том числе бизнес-планов, технико-экономического обоснования и т.д., учет – с составлением и обработкой статистической и бухгалтерской документации, контроль – со сбором сведений в письменном виде и т.д.

Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, может ухудшиться и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четной организации поиска, хранения и использования документов.

Предлагаемый учебный курс направлен на освоение основных принципов документооборота на предприятии, в том числе призван помочь овладеть необходимым инструментарием компьютерных технологий для эффективной организации работы с документами.

В любой сфере деятельности существую базовые, ключевые понятия, которые являются основой ее осуществления. Такими понятиями изучаемого курса являются документ, документооборот, делопроизводство, документирование, документоведение.

Документ — зафиксированная на материаль­ном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Согласно определению, документом может быть текст, рисунок, графика, фото­графия, аудио- и видеозапись. Документ обеспечивает сохранение и накопление информации.

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документа­ми входит:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка;

• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами.

Наше время характеризуется тем, что создание, обработка и хранение документации осуществляются при помощи компьютеров. Повсеместно осуществляется переход на компьютерные технологии работы с документами.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности.

Документационное обеспечение управления - охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления.

Главная цель делопроизводства — информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

создание документов, то есть фиксация их на каком-либо носителе;

передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;

регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Документирование — это процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Документоведение – научная дисциплина, предметом которой служит развитие способов документирования и носителей информации.

 

Классификация документов

 

Любая классификация связана с определением одного или нескольких призна­ков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы. У объек­тов одной группы эти признаки, получившие название основания классификации, совпадают.

Документы можно классифицировать по различным признакам:

по происхождению: служебные, личные;

по сложности: простые, сложные;

по срочности: весьма срочные, срочные, несрочные;

по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные;

по форме: типовые, индивидуальные;

по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.

Можно перечислить еще множество признаков классификаций. Рассмотрим наи­более употребительные виды классификаций.

1.Классификация документов по характеру информаци­онных связей предприятия выделяет внешние и внутренние документы

К внешним документам относятся нормативные документы вышестоящих орга­низаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других. Внешними считаются также документы, поступающиеиз других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

2.Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций. Исходящие документы — это документы, которые предприятие организация) отправляет другим предприятиям. Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

3.Классификация управленческих документов по функциональному назначению выделяет организационные, распорядительные, информационно-справочные и документы по личному составу.

К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется, только название вида документа (приказ, распоряжение, решение) и управляю­щие слова («Приказываю»; «Обязываю»; «Решил»). К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отно­шения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками, их личные дела и лице­вые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

4.Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содер­жанию.Данная классификация выделяет первичные и сводные документы.

Первичные это документы, в которых зафиксированы исходные данные. Сводные - документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

5. С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов по типу носителей: бумажные и электронные документы.

Словосочетание «электронный документ» лежит в основе безбумажной технологии делопроизводства. Электронный документ, по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:

- простота внесения изменений;

- использование заранее заготовленных форм документов не только с указан­ными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;

- экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;

- оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;

- возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;

- возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.

До недавнего времени нормативные документы, изданные государственными орга­нами, распространялись по учреждениям в бумажном виде: как письма, брошю­ры и пр. Это требовало использования типографских мощностей, привлечения работников почты, что вело к огромным материальным затратам в масштабе госу­дарства. Теперь достаточно издать ограниченное количество бумажных (твердых) копий документа, а в учреждения разослать материалы по электронной почте.

В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, при­меняют системы электронного документооборота. Такая форма ведет к сокраще­нию управленческого персонала.

Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требо­вания к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприя­тиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере. Не секретарь-машинистка занимается набором и распечаткой текста, а сотруд­ник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности сек­ретаря вменяется только контроль правильности их оформления и регистрация.

Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства про­изойдет, по-видимому, нескоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит раз­работка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регист­рации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделан­ная от руки.

 

Законодательное и правое регулирование делопроизводства

Регламентация делопроизводства ведется сразу в нескольких направлениях: - законодательное и правое регулирование делопроизводства; - нормативно-методическое регулирование делопроизводства;

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

Общее методическое руководство организацией документационного обеспечения и архивного дела осуществляет Федеральная архивная служба России… Постановлением Правительства РФ от 28.12.1998 № 1562 утверждено положение «О… При формировании системы делопроизводства и документооборота в любой организации независимо от формы собственности…

Вопросы к главе

2. Цель и задачи делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Документирование. Документоведение. 3. Входящие, исходящие и внутренние документы предприятия; Организационные,… 4. Первичные и сводные, бумажные и электронные документы. Преимущества электронного документа.

Глава 2 Формирование документооборота организации

В папку «Разное» можно подшить любую бумагу

Правило окончательной классификации

Информационные связи предприятия

Чтобы предприятия достигали целей, ради которых они были созданы, следует организовать их структуру, режим дея­тельности, взаимодействие… Как видно из рисунка, во главе предприятия стоит администрация. Так называют… Специальные службы помогают администрации в решении управленческих за­дач, занимаясь подготовкой и продвижением…

Основные правила организации документооборота в учреждении.

Персонал, занимающийся делопроизводством на предприятии

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой… В документационном обеспечении управления можно выделить, как отмечалось… Что же касается делопроизводственного обслуживания и сотрудников, занимающихся делопроизводством на предприятии, то…

Обработка входящих документов

Общая схема работы с входящими документами представлена на рисунке 5. Входящие документы подвергаются следующим операциям: - Прием документов или экспедиционная обработка;

Подпись исполнителя;

Срок исполнения;

Отметка об исполнении;

Организация по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф. Входящие документы могут быть распределены на следующие потоки: Руководителям организации – для обязательного рассмотрения;

Обработка исходящих документов

Общая схема работы с исходящими документами представлена на рисунке 6. Проект документа составляется исполнителем, после получения им задания на… При регистрации исходящих документов записываются следующие данные:

Обработка внутренних документов

Подготовка и оформление исходящих документов включает в себя следующие этапы: Составление проекта документа; Согласование;

Систематизация и подготовка документов к сдаче в архив

Номенклатура и формирование дел организации

Систематизация исполненных документов и формирование дела служат основой порядка в делопроизводстве организации, обеспечивают быстрый поиск… Дело - совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку,… Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в…

Порядок хранения и подготовка документов к архивному хранению

Формирование дела заканчивается после того, как в него под­шиты последние документы за прошедший год. По окончании календарного года исполненные… Для дел, содержащих особо ценные документы, а также доку­менты ограниченного… Описи дел составляются в трех экземплярах. Один экземпляр передается вместе с делами в ведомственный архив, второй…

Основные принципы автоматизации работы с документами

Технический прогресс принес в нашу жизнь множество полезных и удобных ве­щей. Появление компьютерных технологий не просто изменило характер рабо­ты… Управленческая деятельность в любой организации основана на переработ­ке… Служащие составляют множество договоров, коммерческие предложения, рекламные листовки, переписываются с клиентами и…

Вопросы к главе

2. Персонал, занимающийся делопроизводством на предприятии. 3. Журнальная форма регистрации документов. 4. Схема обработки входящих документов.

Глава 3 Основные требования к составлению документов

Ничто не бывает таким простым, как кажется вначале

Законы Мерфи

 

Основные правила составления документов

Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов. Для измерения форматов принята метрическая система. Площадь листа основного… Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 иА5, а некоторые… Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля. Поле — пространство по краям листа…

Юридическая сила документа

Для того, чтобы документ приобрел бесспорность, обязательность для тех лиц, кому он адресован и чьи действия в будущем будут основаны на его… Юридическая сила документа - это свойство быть подлинным доказательством тех… Требования законности документа включают соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ,…

Язык управленческих документов

Для успешного управления и выработки правильных и своевременных решений управляющая информация должна быть полной, доступной, оперативной и… Составляя разнообразные документы, вы должны позаботиться о соблюдении этих… Вопросы, решаемые при помощи управленческих документов, ограничены фун­кциями учреждения, предприятия или организации.…

Вопросы к главе

1. Что такое реквизит. Перечислите обязательные реквизиты документов. 2. Что такое бланк документа. Каких форматов бумага применяется для… 3. В каких случаях применяются бланки форматов А3 и А6. Каковы преимущества бланка с угловым расположением…

Глава 4 Правила составления и оформления организационных документов

 

Храни порядок и порядок сохранит тебя

Латинское изречение

Устав. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)

 

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Устав– свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Структура устава и его содержание определяются разработчиком и включают следующие разделы:

• общие положения (указываются задачи и цели организации);

• организационное единство (перечисляются структурные подразделения и их взаимосвязи);

• регламент деятельности (содержатся сведения о формах управления, правах и обязанностях должностных лиц);

• финансово-материальная база (указываются источники финансовых ресурсов, порядок распоряжения средствами);

• отчетная и ревизионная деятельность;

• порядок ликвидации и ответственность за дела организа­ции. Кроме перечисленных в устав могут быть включены и другие разделы в соответствии со спецификой деятельности организации. Кроме перечисленных в устав могут быть включены и другие разделы в соответствии со спецификой деятельности организации

Если в структуру предприятия входят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении. В нем определяется правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения. Текст положения должен со­держать следующие основные разделы:

Общие положения

Определяется правовой статус структурного подразделения, его под­чиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководи­теля структурного подразделения, квалификационные требования, предъ­являемые к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные до­кументы, которыми должно руководствоваться структурное подразделе­ние в своей деятельности.

Основные задачи

Излагаются направления деятельности данного структурного подраз­деления.

Функции

Перечисляются конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности, закрепленные за структурным подразделением.

Права и обязанности

Указываются права структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности, которые структурные подразделения выполняют по отношению к другим струк­турным подразделениям предприятия и сторонним организациям.

Ответственность

Устанавливается в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевре­менное и некачественное выполнение структурным подразделением воз­ложенных на него функций, неиспользование предоставленных прав.

Взаимоотношения. Связи

Определяются служебные взаимоотношения структурного подразде­ления с другими подразделениями предприятия и сторонними организа­циями по вопросам производственной деятельности, согласования доку­ментов, совместного выполнения работ и т. д.

Организация работы

Положение о структурном подразделении предприятия разрабатывается руководителем подразделения и им подписывается, согласовывается с заместителем…  

Структура и штатное расписание. Правила внутреннего распорядка.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность. Структура и штатная численность — документ, который закрепляет наименования… Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие: реквизиты: наименование организации (для государственных и…

Должностная инструкция работника предприятия (организации, учреждения)

Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности ответственность… Должностная инструкция - это документ, в котором определяются функции, права и… - название должности;

Вопросы к главе

2. Что такое положение о подразделении. Какие разделы содержит текст положения о подразделении. Охарактеризуйте каждый. Кто утверждает положение о… 3. Что такое штатная структура и штатное расписание. Правила внутреннего… 4. Должностные инструкции: определение, содержание, виды.

Глава 5 Особенности подготовки распорядительных и информационно-справочных документов предприятия

Всякое решение принимается не один раз

Законы Мерфи

5.1 Распорядительные документы организации: приказы по основной деятельности, выписки из приказа, распоряжения, указания, решения.

 

Распорядительная деятельность предприятия документируется, в основном, посредством издания приказов директором предприятия.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполне­ния производственных задач.

По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п.

Для обеспечения юридической силы документа приказ должен содержать следу­ющие реквизиты: название предприятия, название документа, дату, номер, заго­ловок к тексту, текст, подпись.

Дата и номер присваиваются приказу в день подписания его руководителем. Все приказы имеют сквозную нумерацию, начиная от начала года. Издание приказа включает несколько этапов: изучение вопроса и сбор необходи­мых сведений, подготовка и оформление проекта документа, согласование про­екта, подписание руководителем, ознакомление исполнителей с содержанием. Текст приказа состоит из двух частей. В первой (вводной) части указываются основания издания приказа. Такими основаниями могут быть:

- нормативные документы вышестоящих и контролирующих органов: законы, указы государственной власти, постановления правительства, министерства,

- налоговой инспекции и др.;

- решения коллегиальных органов учреждения, общих собраний;

- производственная необходимость.

Инициатива издания приказа может исходить как «сверху» от руководителя, так и «снизу» от руководителей структурных подразделений. Если приказ издается по инициативе «снизу», то под реквизитом «подпись» указывается должность, фамилия и инициалы сотрудника, который внес проект приказа. Это повышает ответственность исполнителей.

Примеры вводной части приказа:

На основании постановления правительства № 76 от 20.04.2000 г. «О работе в праздничные дни»…

На основании решения профсоюзной конференции трудового коллектива от 12.05.2000 г…

В связи с производственной необходимостью и на основании служебной записки начальника отдела метрологии...

В некоторых случаях вводная часть приказа может отсутствовать.

Основная часть приказа — распорядительная — начинается со слова «ПРИКА­ЗЫВАЮ», записанного на отдельной строке прописными буквами.

Распорядительная часть состоит из нумерованных арабскими цифрами подпун­ктов, в которых указывается кому, что сделать и в какой срок. Каждое отдельное поручение оформляется отдельным пунктом. В последнем пункте приказа ука­зывается лицо, которому поручен контроль исполнения приказа. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, по­ложения), то он должен сопровождаться приложением этих документов.

Необходимо следить за тем, чтобы приказы не противоречили законам и различ­ным нормативным документам государственной власти, а также ранее изданным приказам по предприятию. Если приказ отменяет ранее изданные документы, то в тексте обязательно надо перечислить эти документы.

После составления проекта приказа осуществляется его согласование с должно­стными лицами: бухгалтером, юристом, специалистами. Согласование оформ­ляется визами. Количество необходимых виз зависит от текста приказа и опре­деляется руководителем.

Приказ подписывает руководитель или его заместители, которым предоставле­но это право.

Структура приказа

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

(Дата) №____

Заголовок к тексту (не более двух строк)

ТЕКСТ: Констатирующая часть

ПРИКАЗЫВАЮ:

Распорядительная часть (кому, что сделать и в какой сроки):

Должность Подпись И.О. Фамилия

Визы

Проект приказа внес

должность И.О. Фамилия

Выписка из приказа — документ, содержащий копию той части текста приказа, ко­торая нужна конкретному исполнителю для работы. Выписка содержит реквизиты заголовочной части документа (название документа — «Выписка из приказа»), текст констатирующей части, относящийся к данному вопросу. Заверяет выписку секре­тарь или другое лицо, уполномоченное руководителем заверять копии документов.

Указание — правовой акт, издаваемый органом государствен­ного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с ор­ганизацией исполнения приказов, инструкций и других актов дан­ного или вышестоящего органа управления. Право издания указа­ний принадлежит также руководителям организаций, учрежде­ний и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению рек­визитов. Однако указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

Распоряжение — распорядительный документ, издаваемый ру­ководителем коллегиального органа для едино-начального решения оперативных вопросов.

Распоряжения издают также заместители первого руково­дителя, главные специалисты, руководители структурных под­разделений по оперативным вопросам хозяйственной, произ­водственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распро­страняется на узкий круг исполнителей (структурных подраз­делений).

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит конста­тирующей части. В таком случае текст распоряжения начина­ется непосредственно с пунктов, формулирующих распоряди­тельные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядитель­ной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯ­ЗЫВАЮ».

Решение — распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (му­ниципальные органы управления, ученые и методические сове­ты, советы директоров, правления кооперативов, общие собра­ния акционеров и др.).

Решения оформляются, как правило, на бланках, вклю­чающих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, ин­декса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе дан­ного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распоря­дительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пи­шется прописными буквами. Распорядительная часть, как пра­вило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается кон­троль за исполнением.

Юридическую силу решение обретает после его подписа­ния председателем и секретарем коллегиального органа, при­своения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

 

Информационно-справочные документы организации

Процессы принятия управленческих решений и сами решения доку­ментируются с помощью протоколов производственных совещаний у ру­ководства предприятия.… Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия ре­шений… Обсуждение вопросов проводится в соответствии с заранее составленной по­весткой дня. По каждому вопросу выступает…

Структура справки

Наименование предприятия	Наименование организации, куда предоставляется справка
СПРАВКА Дата №________ Заголовок (о чем) Текст справки Должность И.О. Фамилия подпись Дата В дело №________ Подпись исполнителя И.О. Фамилия   Дата

 

Современное деловое письмо

Одним из важнейших документов, обеспечивающих внешние связи предприятия, является письмо. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются… Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих… Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс…

Вопросы к главе

1. Какие документы относятся к распорядительным. Дайте определение каждому. 2. Назовите группы приказов, которые могут издаваться на предприятии (в… 3. Какие документы относятся к информационно-справочным. Дайте определение каждому.

Глава 6 Особенности составления, оформления и хранения первичных документов в бухгалтерии

 

Опыт – то, благодаря чему вы вместо старых ошибок делаете новые

Законы Мерфи

Унифицированные и специализированные формы первичного учета

Общие правила составления первичных документов сформулированы в федеральном законе от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В… Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и… Большинство бухгалтерских документов составляется на бланках строгой отчетности. Так как первичные документы…

Порядок составления и оформления первичных документов в бухгалтерии

Первичные учетные документы (таблица 7) принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифици­рованных форм первичной… Унифицированные формы первичного учета, предназначенные для оформления… Таблица 7 – Унифицированные формы первичных документов Шифр документа Наименование документа …

Порядок исправления ошибок и хранения первичных бухгалтерских документов

Отличительной особенностью бухгалтерских документов яв­ляется то, что подчистки и неоговоренные исправления в них не допускаются. При наличии ошибки… Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не… Особенности составления и хранения бухгалтерских документов отражаются в инструкции по делопроизводству организации. В…

Вопросы к главе

2. Какую обязательную информацию должны содержать первичные учетные документы? Унифицированные формы первичного учета: альбомы унифицированных… 3. Порядок исправления ошибок в бухгалтерских документах. В какие документы… 4. Порядок хранения бухгалтерских документов в организации.

Глава 7 Документирование трудовых отношений

Жизненно важные бумаги всегда демонстрируют свою жизненную

важность путем спонтанного перемещения с места, куда вы их положили на место, где вы их не сможете найти.

Законы Мерфи

Общие положения

Традиционной задачей, решаемой кадровой служ­бой, представляется документирование трудовых пра­воотношений. В процессе возникновения и установ­ления… Наибольшая часть документов кадровой службы связана с процедурами движения… - перевод на другую работу;

Личное дело сотрудника

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; - трудовую книжку, за исключением случаев, когда гражданин поступает на… - страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

Трудовой договор

Трудовой договор— соглашение между работодате­лем и работником, в соответствии с которым работо­датель обязуется предоставить работнику работу по… Сторонами трудового договора являются работник и работо­датель. От лица… Работник – это физическое лицо не моложе 16 лет, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Однако в случае…

Вопросы к главе

2. Что такое трудовой договор, и какие стороны участвуют при составлении трудового договора? Какие виды трудового договора вы знаете? 3. Что такое личное дело? Какие документы обычно входят в состав личного… 4. Что такое личное заявление и личный листок по учету кадров?

Трудовая книжка

 

Только когда читаешь разъяснение ранее полученной инструкции, догадываешься, что не понял ни самой инструкции, ни разъяснения к ней

Законы Мерфи

 

Ведение трудовой книжки работника

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку работнику, отвечающему за кадры, а на лиц, поступающих на работу впервые и не имеющих трудовые… В течение всей деятельности работника в организации его перемещения и… Работа с трудовыми книжками и внесение в них любых изменений строго регламентирована.

Порядок внесений изменений в записи трудовых книжек и оформление дубликата

В трудовую книжку могут вноситься изменения в случаях: - если меняется наименование организации, в которой трудится работник; - при обнаружении неправильной, неточной записи;

Учет и хранение трудовых книжек

а) приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69); б) книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к… Формы названных книг утверждены Минтрудом России и при­ложены к Правилам.

Вопросы к главе

2. Какие сведения заносятся в трудовую книжку? 3. Оформление титульного листа трудовой книжки. Какие графы включает раздел… 4. Порядок внесения изменений в трудовую книжку. Какие документы служат основанием для внесения изменений?

Документирование движения кадров

Один раз услышал – забыл, один раз увидел – запомнил,

один раз сделал – понял

Английская пословица

Комплекс документов по оформлению перевода на другую работу

Трудовой кодекс Российской Фе­дерации дает определение перевода — изменение тру­довой функции или изменение существенных усло­вий трудового договора… - перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе… - перевод на постоянную работу в другую орга­низацию;

Комплекс документов по оформлению отпусков

В соответствии с Трудовым кодек­сом РФ работникам предоставляются ежегодные оп­лачиваемые отпуска с сохранением места работы (дол­жности) и среднего…  

Комплекс документов по оформлению поощрений работников

В соответствии с Трудовым кодек­сом РФ (ст. 119) работодатель имеет право приме­нять несколько видов поощрений одного или несколь­ких работников.… - объявление благодарности; - выплата премии;

Комплекс документов по оформлению дисциплинарных взысканий

Дисциплинарные взыскания в со­ответствии с Трудовым кодексом РФ являются пра­вом работодателя — юридического лица. Его едино­личным исполнительным… Дисциплинарное взыскание применяется не по­зднее одного месяца со дня… - замечание;

Комплекс документов по оформлению аттестации работников

Под аттестацией понимается про­цедура определения соответствия работников зани­маемой должности. Как правило, аттестация предус­матривает оценку… Аттестация проводится в соответствии с Основ­ными положениями о порядке… Аттестации подлежат все категории служащих – руководители, специалисты и технические исполни­тели, состоящие в штате…

Комплекс документов по оформлению служебных командировок

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места… Командирование сотрудников осуществляет адми­нистрация. Инициативным… В заголовочной части до­кумента размещаются наименование организации, ее код по ОКПО, наименование вида документа…

Комплекс документов по оформлению увольнения

В соответствии с законодатель­ством увольнение работника оформляется в случаях прекращения трудового договора. Основанием прекращения трудового договора может являться соглашение сторон,… Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели.…

Вопросы к главе

2. Комплекс документов и формирование документооборота по оформлению отпусков. 3. Комплекс документов и формирование документооборота по оформлению… 4. Комплекс документов и формирование документооборота по оформлению дисциплинарных взысканий.

Условия игры

2. При выполнении заданий в соответствии с организационной структурой участники игры выбирают одного из сотрудников (кроме Директора), роль… 3. В зависимости от количества участников, наличия технических средств и… 4. Подписи заинтересованных лиц при составлении документов проставляет сам участник, подписывая их наименованием…

Подготовка игры

1. Распределяет участников игры по вариантам. 2. Дает информацию по организациям в соответствии с предложенными… 3. Перед каждым блоком заданий знакомит с их содержанием и дает рекомендации по их выполнению.

Сценарий игры

В зависимости от количества технических средств участники делятся на подгруппы и приступают к практической работе. Далее игра ведется… Регламент деловой игры зависит от количества часов, выделенных расписанием на…

Итог игры

По окончании игры каждый из участников должен предоставить пакет документов. Документы должны быть зарегистрированы в журналах и подшиты в папки в соответствии с их функциональным назначением и по направленности документопотока. Все документы предоставляются в распечатанном виде.

Исходные данные по организациям

Миссия компании: Реализация компьютерной и цифровой техники оптом и в розницу юридическим и физическим лицам Организационная структура:    

Практические задания

Задание 1 Формирование Устава организации

В соответствии с миссией, составить устав организации. При составлении воспользоваться данными приложения 1.

Задание 2 Формирование штатного расписания организации

В соответствии с организационными структурами и уставом организации составить штатное расписание сотрудников. При выполнении задания использовать данные приложения 2.

Задание 3 Составление должностных инструкций сотрудников организации

Составить должностную инструкцию Сотрудника. При выполнении задания использовать данные приложения 3.

Задание 4 Формирование личного дела сотрудника и оформление трудовой книжки

Сформировать личное дело Сотрудника. Личное дело сотрудника должно содержать:

- внутреннюю опись документов дела;

- личный листок по учету кадров (форма Т-1)

- анкету;

- автобиографию;

- копии документов об образовании;

- копию страхового пенсионного удостоверения;

- копию идентификационного номера налогоплательщика (ИНН);

- копию документа, удостоверяющего личность сотрудника (паспорт);

- характеристики или рекомендательные письма;

- заявление о приеме на работу;

- трудовой договор (см. приложение 4);

- приказ о приеме на работу выписку из приказа о приеме на работу.

Оформить титульный лист трудовой книжки Сотрудника и сделать соответствующую запись о приеме на работу.

Задание 5 Оформление отпусков сотрудника

Составить график отпусков сотрудников организации согласно штатному расписанию и оформить комплекс документов по предоставлению отпуска Сотрудника.

Задание 6 Составление трудовых договоров возмездного оказания услуг

Составить договор возмездного оказания услуг, согласно вариантам. При выполнении задания использовать данные приложения 5

 

Вариант 1. ООО «Твой компьютер». Сеть магазинов

Предмет договора: Проведения тренинга продаж сотрудникам магазина специалистом по прямым продажам

 

Вариант 2. ООО «Филлипок». Образовательный центр

Предмет договора: Проведение тестирования слушателей курсов (ин. язык: английский)

 

Вариант 3. ООО «Дельфин и русалка». Тур-агентство

Предмет договора: Консультационные услуги юриста по составлению договоров с клиентами

Вариант 4. ООО «Икс & Игрек». Кадровое агентство

Предмет договора: Проведение работ по наладке компьютерной техники

Вариант 5. ООО «Шипы и розы». Рекламное агентство

Предмет договора: Привлечение дизайнера в связи с выполнением срочного заказа

Задание 7 Оформление командировки сотрудника

Составить комплекс документов о служебной командировке Сотрудника на 1 неделю согласно предложенным вариантам

Вариант 1. ООО «Твой компьютер». Сеть магазинов

Прохождение стажировки в ООО «Твой мир», г. Москва.

 

Вариант 2. ООО «Филлипок». Образовательный центр

Участие в образовательной ярмарке, организованной ООО «Чук&Гек», г.Москва

 

Вариант 3. ООО «Дельфин и русалка». Тур-агентство

Участие в семинаре, организованного ООО «Андерсон&Ко», г. Москва

Вариант 4. ООО «Икс & Игрек». Кадровое агентство

Участие в ярмарке вакансий, организованной ООО «Альфа&Омега», г. Москва

Вариант 5. ООО «Шипы и розы». Рекламное агентство

Прохождение стажировки в ООО «Ягодки и цветочки», г. Москва

 

Задание 8 Оформление перевода в другой отдел

Оформить перевод Сотрудника из одного отдела в другой, для чего необходимо составить заявление, дополнительное соглашение (изменение) к договору и приказ о переводе.

 

Задание 9 Создание договора поставок (оказания услуг)

Составить договор поставок (оказания услуг) согласно вариантам. Обратить внимание: договор должен быть согласован с заинтересованными службами организации.

 

Вариант 1. ООО «Твой компьютер»

Стороны, заключающие договор: ООО «Твой компьютер» и ООО «Дельфин и русалка»

Предмет договора: Покупка тур-путевок по безналичному расчету сотрудникам организации

 

Вариант 2. ООО «Филлипок»

Стороны, заключающие договор: ООО «Филлипок» и ООО «Твой компьютер»

Предмет договора: Покупка компьютерной техники в размере 20 комплектов

 

Вариант 3. ООО «Дельфин и русалка»

Стороны, заключающие договор: ООО «Дельфин и русалка» и ООО «Шипы и розы»

Предмет договора: Разработка макета рекламного объявления и размещение его в печатных изданиях города

 

Вариант 4. ООО «Икс & Игрек»

Стороны, заключающие договор: ООО «Икс & Игрек» и ООО «Филлипок»

Предмет договора: сотрудничество с образовательным центром в части обучения соискателей рабочих мест компьютерным курсам

 

Вариант 5. ООО «Шипы и розы»

Стороны, заключающие договор: ООО «Шипы и розы» и ООО «Икс & Игрек»

Предмет договора: размещение рекламных объявлений о вакантных рабочих местах

 

Задание 10 Формирование приказов и актов сверки

Составить приказы директора, регламентирующие выполнение договоров, с назначением ответственных лиц и сумм, выделяемых на осуществление договора (при необходимости). Составить акты сверки выполненных работ (оказанных услуг).

Задание 11 Формирование справки о состоянии рынка товаров (услуг)

Подготовьте справку о состоянии рынка услуг (товаров) в зависимость от того, какие товары (услуги) реализует организация участника. Для этого изучить предложения различных фирм по какому-нибудь рекламному изданию. Оформить содержательную часть справки в виде таблицы, в которой будет представлено название фирмы и цены на один и тот же товар. После таблицы сделайте выводы.

 

Задание 12 Составление докладной записки

Составьте докладную записку директору предприятия с предложениями по улучшению условий труда.

Задание 13 Составление письма-претензии на некачественный товар (оказанную услугу)

Подготовьте текст и форму трафарета письма-претензии на некачественный товар услугу (указанную услугу) в соответствии с вариантами. При подготовке трафарета постарайтесь, чтобы трафарет касался только общей формы претензии, а не частностей. При выполнении задания используйте данные приложения 6.

Задание 14 Переписка между руководителями организаций

Составьте два документа, отражающие переписку согласно предложенным вариантам. При выполнении задания используйте данные приложения 7.

При составлении документов советуем воспользоваться следующими правилами:

- письма должны содержать языковые формулы и общепринятые «канцеляризмы»;

- необходимо избегать эмоциональных оборотов и оценок, излагать вопрос строго и по существу;

- следует помнить, что длинный документ с обилием подробностей, как правило, не до­читывается до конца.

 

Вариант 1. ООО «Твой компьютер»

Заведующая детским домом просит директора ООО «Твой компьютер» оказать благотворительную помощь в виде поставки на безвозмездной основе 10 комплектов компьютерной техники (системный блок, монитор). Ответ директора содержит обещание рассмотрения возможности предоставления благотворительной помощи.

 

Вариант 2. ООО «Филлипок»

Заведующая детским домом просит директора ООО «Филлипок» оказать благотворительную помощь в виде проведения ряда компьютерных курсов воспитанникам детского дома. Ответ директора содержит обещание рассмотреть возможность проведения курса «Секретарское дело»

 

Вариант 3. ООО «Дельфин и русалка»

Заведующая детским домом просит директора ООО «Дельфин и русалка» оказать благотворительную помощь в виде предоставления путевок в дни новогодних каникул воспитанникам детского дома на безвозмездной основе. Ответ директора содержит отказ в возможности оказания подобной помощи в дни новогодних каникул, с возможным предоставлением путевок в другое время года.

 

Вариант 4. ООО «Икс & Игрек»

Директор профессионального колледжа предлагает директору ООО «Икс & Игрек» совместное сотрудничество в части проведения ярмарок вакансий для учащихся колледжа. Директор ООО «Икс & Игрек» отвечает согласием рассмотреть сроки проведения ярмарок.

 

Вариант 5. ООО «Шипы и розы»

Заведующая дет­ским садом просит директора ООО «Шипы и розы» благотворительную помощь в части перечисления денежных средств на ремонт кровли. Ответ директора содержит обещание помощи в ремонте кровли.

 

Задание 15 Письмо-жалоба

Измените следующий текст, придав ему официально-деловой стиль. При выполнении задания используйте данные приложения 7.

Я, Соколова Зоя Егоровна, являюсь дитем блокады. Сколько раз я обращалась в милицию и к разным начальникам из-за своих соседей, а им дела нет до простой труженицы. Другие живут в отдельных квартирах, а я сорок лет работала, а живу в коммуналке. Соседи мои молодые, крутят музыку до 11 ночи, плиту не моют, приходят и стучат дверью, когда захотят. Пенсию мне наделили всего 650 рублей. Как на них прожить, а ведь еще хочется внукам подарочки купить.

Прошу разобраться, виновных наказать и дать мне помощь в виде денег.

12 февраля Соколова З.Е.

 

Задание 16 Оформление увольнения

Оформить увольнение Сотрудника с занесением соответствующей записи в трудовую книжку.

 

 

Список использованных источников

Андреев С.В. Кадровое делопроизводство. 2-е издание, переработанное и дополненное. – М.: Альфа-Пресс, 2004. – 352 с. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 7-е,… Блох А. Законы Мерфи 2000 / пер. с англ. Е.Г.Гендель; Минск: «Попурри», - 2003. – 240 с.

ПРИЛОЖЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИМЕРНЫЙ ОБРАЗЕЦ УСТАВА ЧАСТНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

Предприятие зарегистрировано________________ (район, город) «____»________20___г.

УТВЕРЖДАЮ Учредитель: подпись, расшифровка подписи «____»________20___г.

УСТАВ

индивидуального частного предприятия

(Фамилия владельца и название предприятия)

Юридический адрес:_____________________________________

г.___________________

Настоящий Устав разработан в соответствии с (нормативные документы)

Общие положения

1.2. Учредитель отвечает по обязательствам Предприятия своим иму­ществом в пределах его вклада в уставной капитал. 1.3. В своей деятельности Предприятие руководствуется действующим… 1.4. Предприятие приобретает права юридического лица со дня госу­дарственной регистрации.

Предмет и цели деятельности. Права Предприятия

2.2. Предприятие осуществляет следующие виды деятельности (перечислить, осуществляя нумерацию) 2.3. Предприятие имеет право: 2.3.1. самостоятельно планировать свою деятельность и определять перс­пективы развития исходя из спроса на…

Органы управления и контроля, их компетенция

3.2. Учредитель вправе самостоятельно осуществлять текущее руковод­ство Предприятием, что фиксируется в решении о создании Предприя­тия. 3.3. Директор Предприятия без доверенности действует от имени Пред­приятия,… 3.4. Контроль за деятельностью Предприятия осуществляет Учредитель.

Порядок распределения прибыли и формирования фондов

4.2. Прибыль, образованная после возмещения материальных и при­равненных к ним затрат, в том числе на оплату труда, расчетов с банком и бюджетом,… 4.2.1. производственного развития, 4.2.2. социального развития,

Гарантии работникам Предприятия

5.2. Предприятие обеспечивает работникам гарантированный законом минимальный размер заработной платы, безопасные условия труда, не­сет… 5.3. Работники Предприятия подлежат социальному и медицинскому страхованию и… 5.4. Предприятие может самостоятельно устанавливать для своих ра­ботников дополнительные отпуска, сокращенный рабочий…

Условия реорганизации и ликвидации Предприятия

6.2. Ликвидация или реорганизация Предприятия производятся по ре­шению 6.2.1. собственника с согласия трудового коллектива; 6.2.2. суда.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИМЕРНЫЙ ОБРАЗЕЦ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Утверждаю

Наименование должности

Подпись, расшифровка подписи

Штат в количестве _____единиц

с месячным фондом заработной платы ________рублей

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ОБРАЗЕЦ ТИПОВОЙ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ СОТРУДНИКА

 

«Утверждаю» Должность ________________________И.О.Ф. (подпись) «______»_______________200___г.

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНТРУКЦИЯ

Полное наименование должности и подразделения

Фамилия, имя, отчество

Общие положения

1.1 Категория должности ( по квалификационному справочнику: руководитель, специалисты, другие служащие (технические исполнители) 1.2 Квалификационные требования (на основании разделов «Требования к… 1.3 Порядок назначения на должность и освобождения от должности (как правило, назначение на должность и освобождение…

II.Функциональные обязанности работника

В качестве основы для разработки данного раздела берутся квалификационные характеристики, а именно из раздел «Должностные обязанности». Из положения… При составлении данного раздела необходимо также использовать утвержден­ные… III.Права

I V. Персональная ответственность

В самостоятельном разделе должны быть определены основные взаимосвя­зи исполнителя с работниками своего и других подразделений, а также с внешни­ми… С должностной инструкцией ознакомлен Дата и подпись

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ОБРАЗЕЦ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА (КОНТРАКТА)

Трудовой договор №_____

г.______ «___»___________200__г.

Акционерное общество, именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора (Фамилия, имя, отчество), действующего на основании (Устава, положения и т.п.) с одной стороны, и гражданин (-ка) (Фамилия, имя, отчество), именуемый (ая) в дальнейшем «Работник», с другой стороны, а вместе именуемые Стороны, заключили настоящий трудовой договор о ни­жеследующем:

Предмет договора

1.2. Настоящий договор заключен с «_»___200_г. сроком на___(неопределенный срок). 1.3. Работнику (не) устанавливается испытательный срок продол­жительностью… 1.4. Работа у Работодателя является основной (по совместительству).

Обязанности и права Работника

2.1.1. Добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, воз­ложенные на него настоящим трудовым договором. 2.1.2. Соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка орга­низации,… 2.1.3. Бережно относиться к имуществу Работодателя и других ра­ботников, принимать все меры по предотвращению кражи,…

Обязанности и права Работодателя

3.1.1. Соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, ло­кальные нормативные акты, условия коллективного договора, согла­шений и настоящего… 3.1.2. Предоставить Работнику работу, обусловленную настоящим трудовым… 3.1.3. Обеспечить безопасность труда и условия, отвечающие требо­ваниям охраны и гигиены труда, а также обеспечить…

Оплата

4.1. Режим работы — пятидневная рабочая неделя с 9.00 до 18.15, предвыходные и предпраздничные дни с 9.00 до 17.00, с ненормиро­ванным рабочим днем.

4.2. Продолжительность рабочего времени определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.3. Работнику устанавливается заработная плата в размере___руб. в месяц. Заработная плата выплачивается работнику 2 раза в месяц, не позднее 5-го и 25-го числа каждого месяца.

4.4. Работодатель в соответствии с законодательством Российской Федерации удерживает подоходный налог и иные обязательные пла­тежи из заработной платы и иных доходов Работника, получаемых в организации.

Время отдыха

5.1. Работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 (двадцать восемь) календарных дней.

5.2. Отпуск предоставляется Работнику в соответствии с графиком отпусков, время, в которое Работнику предоставляется ежегодный от­пуск, может быть изменено по соглашению сторон.

Конфиденциальность (коммерческая тайна).

Под коммерческой информацией Стороны понимают конфиден­циальную информацию и торговые секреты, относящиеся или возни­кающие из деятельности… 6.2. В случае прекращения трудовых отношений Работник в послед­ний день… 6.3. В случае неисполнения Работником обязанности соблюдать кон­фиденциальность коммерческой информации (коммерческую…

Заключительные положения

7.2. Условия настоящего Договора Стороны признают конфиден­циальными и не подлежащими разглашению в любой форме. 7.3. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах на русском языке, по…  

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ОБРАЗЕЦ ДОГОВОРА ВОЗМЕЗДНОГО ОКАЗАНИЯ УСЛУГ

  г. __________ "_____"_____________200___г   Организация (наименование организации), именуемая в дальнейшем "Заказчик" в лице руководителя (Фамилия, Имя,…

Предмет договора

1.2. Исполнитель выполняет следующие услуги: 1. … 2. …

Права и обязанности сторон

2.2. Заказчик обязан оплатить работу по цене, указанной в п. 1.3 настоящего договора 2.3. Заказчик имеет право в любое время проверить ход и качество работы,… 2.4. Заказчик имеет право отказаться от исполнения договора в любое время до подписания акта, уплатив исполнителю…

Заключительные положения

3.2. Стороны несут ответственность за невыполнения условий договора в соответствии с законодательством РФ.   Заказчик Юридический адрес:… должность расшифровка…  

Акт приема-сдачи оказанных услуг

    г. ___________ "_____"_____________200___г …  

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА-ПРЕТЕНЗИИ

 

Руководителю________________________________ ____________________________________________ (полное наименование организации, полный адрес) от__________________________________________ (Ф.И.О.) ____________________________________________ (домашний адрес)

ПРЕТЕНЗИЯ

Подтверждением заключения договора является квитанция № ____ от «__»_____ 200__ года. В соответствии с условиями договора, я оплатил стоимость работ (____________… (подробно указать, какие узлы и детали по договору должна была заменить, какие отремонтировать)

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Рекомендации по использованию отдельных, наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний, используемых при подготовке служебных документов

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий.

В порядке оказания помощи прошу вас...

В целях обмена опытом направляю в ваш адрес...

В порядке исключения...

Ввиду особых обстоятельств...

В связи с завершением работ по...

В связи с принятием решения о...

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью...

По взаимной договоренности между...

Согласно Вашей заявке...

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место...

2. Формулировки для выражения отказа.

 

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, ваше
указание остается невыполненным в связи с...

К сожалению, удовлетворить вашу просьбу не представляется
возможным, поскольку...

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному
сроку по следующим причинам...

Мы не можем предоставить интересующую вас информацию,
так как...

Организация не располагает возможностью для выполнения дан­
ной задачи из-за отсутствия...

3. Формулировки для выражения предупреждения.

Напоминаем вам, что через такое-то время срок соглашения
истекает...

Организация уведомляет вас о том, что...

Считаем необходимым еще раз напомнить вам о том, что...

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке
приостановить действие договора о...

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утра­чивают свою силу с...

4.Устойчивые распорядительные обороты.

Ввести в эксплуатацию...

Обязать руководителя...

Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на...

Назначить расследование по факту...

Изыскать дополнительные возможности для...

5.Формулировки для выражения просьб.

Прошу вас направить в мой адрес...

В связи с острой необходимостью в... настоятельно прошу вас...

Убедительно прошу вас решить вопрос о...

В рамках предварительной договоренности с представителем
вашей организации прошу рассмотреть возможность...

Исходя из величины годового лимита по... прошу изыскать для
нужд организации...

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений
(отдельных фактов).

Безопасность гарантируется...

Документация выслана в ваш адрес нарочным...

Предпринимаются энергичные меры по...

Конфиденциальность информации обеспечена...

Содержание проекта оперативно корректируется...

Выявленные недостатки уже устраняются...

Выделены дополнительные средства на...

Спланированы мероприятия...

В кратчайшие сроки организуется...

Установлен повседневный жесткий контроль за...

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный...

наиболее важный

наилучший эффект

наихудший результата

оказать помощь

произвести проверку

руководство считает возможных

организация не возражает

срочно сообщите

немедленно устраните

обеспечьте выполнение...

создайте необходимые условия...

доложите предложения по...

оптимальное решение...

вероятные сроки...

подтвердите получение...

сообщите данные...

направьте в мой адрес...

подготовьте к отправке...

решите самостоятельно...

8. Формулировки для уведомления.

Ставим вас в известность о том, что...

Организация извещает о...

Сообщаю вам...

Довожу до вашего сведения, что...

Докладываю о...

9. Наиболее часто употребляемые глаголы: выполнить (исполнить),
решить (разрешить), обязать, обратить (внимание на...), завершить, прекратить, направить (отправить), ввести (в эксплуатацию), осущест­вить (реализовать), спланировать (скоординировать), создать, воспол­нить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить, (выяснить).

10. Наиболее часто употребляемые прилагательные: срочный (опе­ративный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основ­ной), серьезный (существенный), ведущий, плановый, дополнитель­ный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

 

[1] до 2000 года применялся формат даты, в котором год указывался в виде двух последних цифр, например, 03.11.98. Новый порядок написания даты был введен Госстандартом с 01.04.2000 года. Логичность такого нововведения очевидна. Дата типа 23.10.00 вносит некоторую двусмысленность в ее понимание, то ли это 1900 год, то ли 2000. Вдобавок ко всему некоторые компьютерные программы могут интерпретировать дату с годом, указанным двумя цифрами, именно как дату 19** года. Поскольку еще долго в ходу будут документы с сокращенной формой написания даты. Можно без труда определить, что это документы, относящиеся к прошлому веку.