Хранение документов состоит из двух стадий: хранение документов в делопроизводстве (его называют также оперативным или текущим хранением) и в архиве. Оперативное хранение, в свою очередь, подразделяют на хранение документов в процессе их исполнения и на хранение уже исполненных документов. Первая категория документов храниться, как правило, на рабочих местах сотрудников, вторая подшивается в дела.
Формирование дела заканчивается после того, как в него подшиты последние документы за прошедший год. По окончании календарного года исполненные документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив либо уничтожены.
Для дел, содержащих особо ценные документы, а также документы ограниченного доступа, составляется внутренняя опись. Она Постоянно дополняется, в нее вписывается каждый подшиваемый в дело документ. Внутренняя опись составляется в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов».
Описи дел составляются в трех экземплярах. Один экземпляр передается вместе с делами в ведомственный архив, второй прилагается в качестве основания к протоколу заседания ЭК, третий остается в качестве контрольного экземпляра в организации.
Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт.
Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного хранения (свыше 10 лет), а также документы по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив.
Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел. Оформление дел может быть полным или частичным в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного и долговременного хранения подлежат полномуоформлению, дела временного хранения — частичному.Оформление дел осуществляет лицо, ответственное за работу с документами.
Полное оформление дел включает следующие операции:
1. перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);
2. нумерацию листов в деле черным графитовым карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами. Нумеруются все листы кроме листа заверителя и внутренней описи. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются отдельно по каждому тому или части;
3. составление внутренней описи документов для наиболее ценных дел;
4. составление заверительной надписи дела; заверительная надпись дела составляется на отдельном листе — заверителе дела и отражает особенности физического состояния дела (наличие повреждений, разрывов, отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.) а также количество листов в данном деле;
5. подшивку дела в твердую темную обложку из картона (с веревочными завязками) или переплет документов дела;
6. описание дела — вынесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела (уточнение названия структурного подразделения, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.).
Обложка дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения имеет определенную форму, показанную выше.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению. Допускается их хранение в скоросшивателях, причем листы не нумеруют, заверительные надписи не составляют, пересистематизацию документов в деле не проводят (сохраняют прямой хронологический порядок расположения документов).
На все дела, подготовленные к архивному хранению, составляют опись. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в определенном порядке. На дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), а также на дела по личному составу описи составляют раздельно. В опись включают документы одного года. Дела располагают в описи по степени важности; каждое дело получает отдельный номер, который проставляют на его обложке. В том случае, когда дело содержит несколько томов, каждый из них вносят в опись под самостоятельным номером.
В небольших учреждениях, не имеющих структурных подразделений и насчитывающих не более двадцати дел постоянного хранения, составляют общую опись, в крупных учреждениях — описи на дела каждого структурного подразделения в отдельности.
Опись дел структурного подразделения должна быть представлена в ведомственный архив через год после завершения дел делопроизводством. В конце описи после последнего документа делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, а также проставляется первый и последний номера этих дел. Если существуют особенности нумерации дел (пропущенные или литерные номера), они также оговариваются в итоговой записи.
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и согласовывается с руководителем делопроизводственной службы. На основании описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет сводную опись дел организации. По ней ведомственный архив передает дела на постоянное хранение в государственный архив.
Дела постоянного хранения, сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу ежегодно сдаются из структурных подразделений в архив организации. Прием дел осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.