Язык управленческих документов

 

Для успешного управления и выработки правильных и своевременных решений управляющая информация должна быть полной, доступной, оперативной и до­стоверной (рисунок 6).

Составляя разнообразные документы, вы должны позаботиться о соблюдении этих требований.

Вопросы, решаемые при помощи управленческих документов, ограничены фун­кциями учреждения, предприятия или организации. Их круг достаточно стаби­лен. Ограниченная тематика и однотипные повторяющиеся управленческие си­туации приводят к тому, что при составлении управленческих документов используются распространенные языковые формулы и официально-деловой стиль оформления.

 

 

Рисунок 6 – Свойства управленческой информации

Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения , и хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность, но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Особенности официально-делового стиля:

специфики построения предложений;

ограниченное употребление глаголов в личной форме;

краткость и компактность изложения официального материала, употребление сокращений;

оформление дат и чисел в документах;

употребление специальной терминологии;

точность и определенность формулировок.

Рассмотрим подробнее эти требования.

Специфика построения предложений.

При составлении деловых документов принято использовать простые распрост­раненные предложения без подлежащего. Они строятся по схеме “Обоснование” - “Действие” - “Объект”.

Примеры:

В связи с эпидемией гриппа (обоснование) приказываю отменить (действие) занятия в школе (объект) со 02.03.2004 г. по 09.03.2004 г.

Вследствие финансовых трудностей (обоснование) вынуждены прекратить поддержку (действие) кан­дидата в депутаты (объект).

Двусоставные предложения (с подлежащим и сказуемым) могут строиться по одной из двух схем: “Обоснование” - “Субъект действия” - “Действие” или “Субъект действия” - “Обоснование” - “Действие”.

Примеры:

В соответствии с Вашим ходатайством (обоснование) администрация (субъект-подлежащее) сочла возможным выделить (действие-сказуемое) Вам материальную помощь в размере месячного оклада. Сэкономленные средства (субъект-подлежащее), в соответствии с решением совета директоров (обоснование), будут распределены (действие-сказуеное) между акционерами.

Для выражения действия в деловой речи и документах часто вместо глагола ис­пользуются конструкции из глагола и отглагольного существительного. Таким образом, в документе искусственно фиксируется действие и объект этого действия.

Примеры:

Приказываю произвести перерасчет заработной платы.

(Глагол “перерассчитать” заменен словосочетанием “произвести перерасчета (глагол + отглагольное существительное).)

Прошу оказать содействие службам безопасности.

Приглашаем принять участие в обсуждении устава.

В документах часто используются сложноподчиненные предложения. В таких предложениях, как правило, главное предложение располагается перед второсте­пенным, например:

Мы надеемся, что руководство Вашей фирмы с пониманием отнесется к возникшим у нас обстоятельствам. Заблаговременно предупреждаем, что в случае неуплаты электроэнергия будет отключена.

В сложноподчиненных предложениях со значением причины и следствия вме­сто привычного “потому что” используются союзы “так как”, “в силу того, что”, “вследствие того, что” и т. п.

Употребление глаголов в личной форме.

Как уже говорилось выше, деловому общению свойственен безличный характер. Поэтому в документах ограничено употребление глаголов в форме первого и вто­рого лица. Глаголы в форме первого лица единственного числа используются в распорядительных документах, подписываемых директором (“приказываю”, “разрешаю”), и в личных документах — заявлениях, расписках и т. п.

В переписке от третьего лица местоимения заменяются существительными. Напри­мер вместо “мы уведомляем” пишется “администрация предприятия уведомляет”, вместо “вы должны ответить” следует написать “комитет должен дать ответ” и т. п.

Краткость и компактность изложения официального материала, употребление сокращений.

В различных документах, в целях ограничения их размеров, применяются разно­образные сокращения. Их можно разделить на две большие группы: графические и аббревиатуры.

Графическими сокращениями называются применяемые в документах сокращен­ные (укороченные) обозначения слов и единиц измерения. В документах допускается использовать только общепринятые графические со­кращения. Такие сокращения перечислены в государственных стандартах, словарях и справочни­ках по делопроизводству. Некоторые из них представлены в таблице 1.

Таблица 4 – Графические сокращения

Сокращение	Полное написание и чтение	Сокращение	Полное написание и чтение
А	ампер	пос.	поселок
атм	атмосфера	пр.	прочее
г	грамм	р., руб.	рубль
г. (при названии)	город	рис.	рисунок
г., гг. (при цифрах)	год, годы	р-н (при названии)	район
га	гектар	с	секунда
гр-н	гражданин	с. (при названии)	село
д.	дом	см	сантиметр
ж.д.	железнодорожный	см.	смотри
и т.д.	и так далее	т	тонна
и т.п.	и тому подобное	т.е.	то есть
к., коп	копейка	т.е.	то есть
кг	килограмм	тыс.	тысяча
м	метр	тыс.	тысяча
мм	миллиметр	ц	центнер

 

Аббревиатуры или, как их еще называют, лексические сокращения, существуют как самостоятельные слова, поэтому в устной речи произносятся в сокращенном виде. Все разнообразие аббревиатур можно разделить на несколько групп (табл. 3.4).

Употребление специальной терминологии. Точность и определенность формулировок.

Терминология в сфере административного управления складывалась в течение десятилетий. Термином называется слово или устойчивое словосочетание с чет­ко определенным значением, употребляемое в различных областях деятельности человека. Существует как общепринятая в управлении терминология, так и от­раслевая — отражающая содержание той специальной области, которой посвящен документ.

Таблица 5 - Виды аббревиатур

Название	Описание	Пример
Инициальные	Состоят из начальных букв или звуков	МЧС, ГОСТ, ВУЗ, АЭС, СМИ
Слоговые	Состоят из слогов, слов и их частей	Ленгаз, Мосторг, главбух, хозрасчет, комбат, командарм
Усеченные	Представляют собой части слов	зам., зав., пом.
Смешанного типа	при составлении используются и инициалы, и слоги, и части слов	ВНИИатоммаш, СПбэнергосбыт

 

Использование в документе терминов может привести к трудностям, вызванным незнанием их значений или неправильной трактовкой, поэтому употребление терминов регламентируется стандартами. На практике при составлении докумен­та используются специальные терминологические словари, раскрывающие содер­жание терминов. Их могут использовать как авторы документа, так и адресаты в случае возникновения сомнений.

Отбор терминов предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к различным ошибкам, не допустимыми в официальных документах.

Деловые письма и документы, от чьего бы лица они ни были составлены, представляют организацию в целом. Внешний вид документа, безупречный стиль и язык, отсутствие ошибок, — все это производит впечатле­ние и на конкурентов и на партнеров. Писать неграмотно недопустимо. Выста­вить свою неграмотность напоказ, допустив ее при оформлении документа, — недопустимо вдвойне, так как этим вы ставите под сомнение серьезность и бла­гополучие фирмы, которую представляете.

Разработчики современных текстовых процессоров позаботились об управляю­щем контингенте, который использует компьютеры для создания документов. Они снабдили текстовые редакторы функциями проверки документов на нали­чие орфографических и синтаксических ошибок. Составителю документа следу­ет, просмотрев документ, заострить свое внимание на подчеркнутых местах и либо заменить неправильно написанное слово, выбрав один из предложенных вариантов, либо, последовав совету “электронного учителя”, изменить структу­ру предложения. Но, конечно, ни одна компьютерная программа не может отследить все ошибки.

Оформление дат и чисел в документах.

Даты и календарные сроки в тексте проектов решений ре­комендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 2000 г., в мае 2000 г., но: за 8 месяцев 2000 года, в 2000 году, план на 2000 год, с 1988 по 1999 год, в 1992-1993 годах; в пер­вом полугодии 1991 г., но: в I квартале 1993 г.[1]

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Но­вый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, но: День Победы. Если начальное порядковое числи­тельное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: «представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН».

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифра­ми, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые чис­лительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без на­ращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специа­лист I категории.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной ты­сячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб.

Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн тонн; в приложениях — сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн т.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного чис­ла: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомоби­лей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота (птицы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месяч­ный, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционный.

Необходимо помнить, что округление числовых значений ве­личин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного назва­ния, как правило, должно быть одинаковым.

Недопустимо использовать в тексте математический знак ми­нус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и про­цента без цифр.