Первичные учетные документы (таблица 7) принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. С января 1998 года в соответствии с постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» началось внедрение унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Их использование является обязательным для всех предприятий и организаций независимо от формы собственности.
Унифицированные формы первичного учета, предназначенные для оформления однородных, типовых хозяйственных операций, применяемых в деятельности предприятий, способствуют рационализации и повышению качества первичной документации.
Таблица 7 – Унифицированные формы первичных документов
| Шифр документа | Наименование документа |
| Т-1 | Приказ (распоряжение) о приеме на работу |
| Т-2 | Личная карточка |
| Т-4 | Учетная карточка научного работника |
| Т-5 | Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу |
| Т-6 | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска |
| Т-8 | Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) |
| Т-12 | Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы |
| Т-13 | Табель учета использования рабочего времени |
| Т-49 | Расчетно-платежная ведомость |
| Т-51 | Расчетная ведомость |
| Т-53 | Платежная ведомость |
| Т-54 | Лицевой счет |
| Т-54а | Лицевой счет |
| ОС-1 | Акт (накладная) приемки-передачи основных средств |
| ОС-3 | Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов |
| ОС-4 | Акт на списание основных средств |
| ОС-4а | Акт на списание автотранспортных средств |
| ОС-6 | Инвентарная карточка учета основных средств |
| ОС-14 | Акт о приемке оборудования |
| ОС-15 | Акт приемки-передачи оборудования в монтаж |
| ОС-16 | Акт о выявленных дефектах оборудования |
| НМА-1 | Карточка учета нематериальных активов |
| М-2 | Доверенность |
| М-2а | Доверенность |
| М-4 | Приходный ордер |
| М-7 | Акт о приемке материалов |
| М-8 | Лимитно-заборная карта |
| М-11 | Требование-накладная |
| М-15 | Накладная на отпуск материалов на сторону |
| М-17 | Карточка учета материалов |
| М-35 | Акт оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений |
| МБ-2 | Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов |
| МБ-4 | Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов |
| МБ-7 | Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений |
| МБ-8 | Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов |
| КС-3 | Справка о стоимости выполненных работ и затрат |
| КС-6 | Общий журнал работ |
| КС-И | Акт приемки законченного строительного объекта |
| КС-14 | Акт приемки законченного строительного объекта приемочной комиссией |
| ЭСМ-1 | Рапорт о работе башенного крана |
| ЭСМ-2 | Путевой лист строительной машины |
| ЭСМ-3 | Рапорт о работе строительной машины (механизма) |
| ЭСМ-4 | Рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма) |
| ЭСМ-5 | Карта учета работы строительной машины (механизма) |
| ЭСМ-6 | Журнал учета работы строительных машин (механизмов) |
| ЭСМ-7 | Справка для расчетов за выполненные работы (услуги) |
| Путевой лист легкового автомобиля | |
| З спец. | Путевой лист специального автомобиля |
| Путевой лист легкового такси | |
| 4-С | Путевой лист грузового автомобиля |
| 4-П | Путевой лист грузового автомобиля |
| Путевой лист автобуса | |
| 6 спец. | Путевой лист автобуса не общего пользования |
| Журнал учета движения путевых листов | |
| 1-Т | Товарно-транспортная накладная |
Во исполнение указанного Постановления Правительства РФ Госкомстат России разработал унифицированные формы первичного учета и представил их в трех альбомах. Первый альбом включает формы по учету сельскохозяйственной продукций и сырья (утвержден Постановлением Госкомстата России от 29 сентября 1997 г. № 68). Во второй альбом входят формы по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве (утвержден Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а, см. таблицу 6.1.).
Третий альбом содержит формы по учету работы строительных машин и механизмов, учету работы в автомобильном транспорте (утвержден Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).
Внедрение новых унифицированных форм документов вместо устаревших способствует повышению качества первичного учета. Его совершенствование отвечает интересам предприятий и организаций. Полная и достоверная первичная информация необходима не только для оперативного руководства и управления, но и для использования её налоговыми, банковскими, статистическими и иными заинтересованными организациями.
Формы, содержащиеся в альбомах, используются заинтересованными ведомствами в качестве образцов построения, унификации и стандартизации при разработке специализированных форм первичного учета.
Специализированные формыприменяются для учета хозяйственных операций, которые не могут быть отражены в унифицированных формах. Разработанные специализированные формы должны быть в обязательном порядке согласованы с Госкомстатом России. Из форм Документов, приведенных в альбомах, выбираются те, которые будут применяться в организации вместо устаревших.
По выбранным формам организация приобретает бланки документов или печатает их с помощью компьютера. Электронные версии унифицированных форм первичных учетных документов всех трех альбомов включены в программу «1С: Первичные документы», предназначенную для работы под управлением MS WINDOWS.