"Документация по личному составу" или "кадровая документация" являются обобщающими понятиями, которыми в литературе определяют состав документов, используемый и создаваемый кадровой службой. Документы по личному составу неодинаковы в кадровых службах разнородных организаций, например, документация в кадровой службе научного или учебного заведения будет отличаться от документации в кадровой службе строительной или торговой организации. В каждом конкретном случае состав документов определяется исходя из задач и функций той или иной кадровой службы. Тем не менее, существует ряд документов, которые используются повсеместно.
Традиционной задачей, решаемой кадровой службой, представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе возникновения и установления трудовых правоотношений возникает значительный объем разнообразных документов. Работник заполняет анкету (личный листок по учету кадров), руководитель организации издает приказ. Кроме того, прием на работу сопровождается заключением трудового договора, составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2), внесением записей о приеме в трудовую книжку и др.
Наибольшая часть документов кадровой службы связана с процедурами движения кадров. Документирование движения кадров является неотъемлемой обязанностью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов ее деятельности и организационно-правовой формы. Под движением кадров специалисты понимают:
- перевод на другую работу;
- увольнение;
- предоставление отпусков;
- командирование и др.
При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление, начальник структурного подразделения составляет представление (докладную записку), которые будут являться основанием для издания распорядительного документа. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков и издания соответствующего приказа. При совершении работником проступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку, отдел кадров составлением акта фиксирует нарушения, которые могут быть основанием для издания приказа руководителя о наложении взыскания.
Необходимость издания приказов предусмотрена Трудовым кодексом РФ, приказы устанавливают отношения работника и работодателя, выполняют правовую и учетную функции. На основе приказов кадровая служба ведет все учетные формы, лицевые счета, личные дела, трудовые книжки и ряд других документов.
Таким образом, простое перечисление видов документов, создаваемых кадровой службой, свидетельствует об их многообразии. Столь же разнообразны правила оформления кадровой документации, часть из которых регламентирована, а часть основана на традиции. Регламентация как состава, так и правил оформления документов по личному составу, как уже отмечалось, осуществлялась в разные годы разными ведомствами. Она подвержена периодическим изменениям.
Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26 утвержден и введен в действие "Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Формы документов, включенные в Альбом, согласованы с Министерством финансов, Министерством экономического развития и торговли, Министерством труда и социального развития.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности. Унифицированные формы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
Исходя из анализа законодательных, нормативно-правовых и нормативно-методических документов, регламентирующих документирование работы с кадрами, все документы можно разделить на несколько групп:
- организационные документы: положение о кадровой службе, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работникам кадровой службы, штатное расписание, структура и штатная численность, график отпусков;
- распорядительные документы: приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу, издаваемые в случаях приема на работу, перевода на другую работу, увольнения с работы, командирования, предоставления отпуска, поощрения, взыскания, изменения фамилии;
- учетные документы: личная карточка Т-2, личная карточка научного, педагогического работника Т-4, журналы принимаемых и увольняемых работников, трудовые книжки работников;
- информационно-справочные документы: заявления, докладные и объяснительные записки, протоколы заседаний квалификационных и аттестационных комиссий, акты, справки, переписка кадровой службы со сторонними организациями.
Каждый документ, входящий в систему кадровой документации, должен быть оформлен с соблюдением установленных правил. Это не только повышает культуру документирования, но и способствует ускорению его создания и обработки за счет формирования у работников кадровых служб четких представлений о внешнем виде документа. Однако главное в соблюдении требований к установленным правилам оформления — это закрепление юридической силы документа.