Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку работнику, отвечающему за кадры, а на лиц, поступающих на работу впервые и не имеющих трудовые книжки, она заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В течение всей деятельности работника в организации его перемещения и поощрения будут отражаться в этом важном для каждого трудящегося документе.
Работа с трудовыми книжками и внесение в них любых изменений строго регламентирована.
Трудовые книжки на работников-граждан Российской Федерации ведутся в соответствии с требованиями:
- Трудового Кодекса РФ;
- постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках", утвердившего Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей;
- постановления Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
- приказа Минфина России от 22.12.2003 № 117н "О трудовых книжках", утвердившего Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку.
Необходимо помнить, что, если работа в организации для работника является основной, и он проработал свыше пяти дней, на него обязательно должна быть заведена трудовая книжка или внесена запись. Исключение составляют работодатели - физические лица. Они не имеют права оформлять и вносить записи в трудовые книжки своих работников. Документом, подтверждающим факт работы у работодателя - физического лица, является трудовой договор.
Форма трудовой книжки нового образца введена в действие с 1 января 2004 г. Все трудовые книжки, выданные раньше этого срока, действительны. Обменивать и переписывать их не надо. Они будут действовать на всем протяжении рабочего стажа работника. Трудовые книжки нового образца надо заводить лицам, не имевшим ее ранее:
- принимаемым работникам, которые ранее не работали и трудового стажа не имеют;
- военнослужащим и причисленным к ним лицам, уволившимся со службы;
- лицам, не имеющим трудовую книжку, но у которых в соответствии с их возрастом предполагается ее наличие, если с таким лицом заключается трудовой договор.
Трудовая книжка должна вестись на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для него основной. Если он принимается на работу впервые, оформление трудовой книжки осуществляется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Записи в старых трудовых книжках надо делать в соответствии с Правилами и Инструкцией.
Вся ответственность за наличие и правильное ведение трудовых книжек возлагается Правилами на работодателя, т. е. на руководителя организации, который своим приказом (распоряжением) может назначить специально уполномоченное лицо, ответственное за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Следует иметь в виду, что одной должностной инструкции, которой ведение кадрового делопроизводства возлагается на конкретное должностное лицо (работника кадровой службы, секретаря, бухгалтера и др.), недостаточно, т. к. должностная инструкция составляется не на конкретное должностное лицо, имеющее фамилию, имя, отчество, а на должность. В обязательном порядке нужен приказ о назначении работника ответственным за ведение, хранение, выдачу трудовых книжек и вкладышей в них с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
На территории РФ записи в трудовые книжки делают на государственном языке РФ, т. е. русском. При этом возможно ведение записей на двух языках: русском и государственном языке республики.
Инструкция ввела ряд новых правил внесения записей в трудовую книжку. Цвет чернил может быть черного, синего или фиолетового цвета. При этом пользоваться разрешено не только перьевой и шариковой ручкой, но и гелевой. Между тем автор не рекомендует вносить записи в трудовую книжку такой ручкой, поскольку гелевые чернила быстро выцветают и легко "смазываются". Лучше всего использовать шариковую ручку.
Сокращения слов в трудовых книжках запрещены.
Все даты в разделах трудовой книжки надо писать арабскими цифрами (число и месяц-двузначными, год-четырехзначными).
При увольнении название федерального закона или нормативного акта, послужившего основанием увольнения, необходимо писать полностью. Данные о назначении пенсии работнику теперь в трудовую книжку включать не надо.
Трудовая книжка и вкладыш в нее выдается работнику за деньги. Сумма определяется торговой точкой. Заполняя бланк трудовой книжки работнику, не имеющему трудовой стаж, или вкладыш в нее, кадровик может по разным причинам испортить его. В таком случае стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем, т. к. порча произошла не по вине работника
Трудовая книжка состоит из обложки, титульного (первого) листа, разделов. Разделов всего два: "Сведения о работе" и "Сведения о награждении". На обложке и титульном листе помещен Государственный герб Российской Федерации. Все разделы имеют 10 разворотов. На каждой четвертой странице содержится серия и номер трудовой книжки.
Если разделы в трудовой книжке заполнены, в нее вшивается вкладыш, который состоит из титульного листа и двух вышеназванных разделов. На титульном листе вкладыша помещено изображение Государственного герба Российской Федерации и надпись "Вкладыш в трудовую книжку (без трудовой книжки недействителен)". Раздел "Сведения о работе" имеет 9 разворотов, раздел "Сведения о награждении" - 8.
В трудовую книжку вносятся сведения:
- о работнике;
- выполняемой им работе;
- переводе на другую постоянную работу;
- увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора;
- награждении за успехи в работе;
- восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа;
- времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
- времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. Запись в трудовую книжку о времени повышения квалификации надо делать лишь в том случае, когда выдаваемый документ фиксирует присвоение нового разряда, и т. д.;
- работе по совместительству. Эта запись делается по желанию работника по основному месту его работы, т. е. в той организации, где хранится его трудовая книжка;
- о сроке отбывания наказания в виде исправительных работ.
Исключение составляют сведения о взысканиях. Они в трудовую книжку не вносятся, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела порядковый номер.
Бывают ситуации, когда работнику по каким-либо причинам может понадобиться трудовая книжка. В этом случае он должен написать заявление, а кадровик, отвечающий за трудовые книжки, обязан в течение трех дней выдать ему заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее.
Все записи в трудовую книжку работника дублируются в его личной карточке.
8.2 Порядок оформления раздела «Сведения о работе»
Итак, как было указано выше, записи в трудовую книжку вносятся на основании нормативных документов – Правил, в которых указывается, какие сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее заполнении, и Инструкции, в которой содержится информация о том, как правильно оформить сведения о работнике и на основании каких документов они вносятся в трудовую книжку.
Рассмотрим порядок оформления различных разделов трудовой книжки.
На впервые принимаемого работника заполняется трудовая книжка нового образца. Ее оформление начинается с внесения сведений о работнике, которые помещаются на титульном листе трудовой книжки:
- фамилия, имя, отчество;
- дата рождения (число, месяц, год);
- образование;
- профессия, специальность;
- дата заполнения (число, месяц, год);
- подпись владельца книжки;
- подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (разборчиво).
Все записи заверяются печатью.
Фамилия, имя, отчество, дата рождения записываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (лучше, если это будет паспорт). Работник, если он находился на военной службе, служил в ФСБ России, МВД России, представляет военный билет или справку (в том случае, если в военкомате временно нет бланков военных билетов). Фамилию, имя, отчество надо писать полностью.
Далее заполняется графа "Дата рождения". Рекомендуется месяц рождения на титульном листе надо обозначать словом.
Образование, профессия, специальность вносятся на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Аттестат, диплом, удостоверение и другие документы должны иметь юридическую силу, т. е. быть оформлены и удостоверены в соответствии с существующими правилами. Если работник имеет, например, незаконченное высшее образование, запись об этом производится на основании представленных и должным образом заверенных документов: студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и др.
Затем на титульном листе указывается дата заполнения трудовой книжки. Здесь месяц тоже лучше написать словом. После этого работник проверяет записи, сделанные кадровиком, и ставит свою личную подпись, подтверждая тем самым правильность внесенных сведений. Свою личную подпись разборчиво проставляет также лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Все записи на титульном листе заверяются печатью. Это может быть печать организации или печать кадровой службы. Ее ставит лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек.
В процессе трудовой деятельности работник может поменять фамилию, имя или отчество. Иногда возникает необходимость исправить дату рождения, неправильно записанную на титульном листе. В этом случае работник представляет паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, т. е. документы, являющиеся основанием изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения. Кадровик должен зачеркнуть одной чертой прежние данные и записать новые.
Если работник поменял фамилию в результате замужества, женитьбы, лучше попросить его принести не только паспорт, но и свидетельство о браке, поскольку в паспорте запись иногда делают с ошибками. В таком случае в качестве основания для изменения фамилии необходимо указывать свидетельство о браке.
Ссылки на документы-основания надо сделать на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверить их подписью работодателя или уполномоченного им лица, т. е. ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью организации или печатью кадровой службы.
Раздел "Сведения о работе" включает графы:
- номер записи;
- дата записи, состоящая из числа, месяца, года;
- сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, совместительстве, о времени отбывания наказания, которое не засчитывается в непрерывный трудовой стаж, о восстановлении непрерывного трудового стажа, увольнении (с указанием причин, ссылкой на статью, пункт закона);
- наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись.
Все записи в трудовой книжке должны нумероваться.
Далее проставляется дата записи (только арабскими цифрами). Даты, вносимые напротив записи о приеме на работу, в т. ч. и по совместительствуй переводе, а также увольнении - это даты приказов о приеме, переводе, увольнении.
Присвоение квалификации, разряда, категории, класса, установление второй и последующих профессий, специальностей отражается датой их присвоения. Если работнику присваивается новый разряд (класс, категория и т. д.) в период работы квалификационной комиссией организации, где он трудится, датой внесения записи будет дата приказа о присвоении нового разряда и т. д. Датой установления работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации будет дата ее установления, обозначенная в документе, свидетельствующем об этом факте: удостоверении, дипломе и т. д..
Затем заполняется графа 3. Если работник ранее не имел трудовой книжки и трудового стажа, запись об этом делать не надо. Эта запись будет первой в трудовой книжке для данной категории принимаемых работников. Ее порядковый номер - первый.
Оформляя прием, кадровик в третьей графе должен в виде заголовка написать полное наименование своей организации, а также ее сокращенное наименование, если оно есть. Порядковый номер перед наименованием организации не ставится.
Далее идут названные выше записи, порядковый номер последней - 25. В соответствии с правилами внесения изменений и исправлений в ранее сделанные записи (о них сказано ниже) кадровик ставит следующий порядковый номер и делает соответствующую запись.
Основания для внесения записей в трудовую книжку проставляются в графе 4.
Записи о приеме на работу или назначении на должность в трудовую книжку вносятся сведениями, которые включают в себя структурное подразделение организации, в которое поступает работник, с указанием его конкретного названия и наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Эти сведения должны базироваться на соответствующих квалификационных справочниках. Особое внимание необходимо уделять наименованиям должностей, специальностей, профессий, связанных с предоставлением льгот либо ограничений.
Кроме того, необходимо учитывать, что Инструкция предписывает сначала указывать наименование структурного подразделения, затем - наименование должности.
Должность работника отражают в тексте приказа и в трудовой книжке, слово "профессия" по сложившейся практике не пишут.
В разделе "Сведения о работе" оформляют записи о переводе на другую постоянную работу. Если работник переводится временно, запись об этом в трудовую книжку не вносится.
В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 -дата перевода, в графе 3 записывается, в какое структурное подразделение и на какую должность переведен работник в соответствии с записью в приказе о переводе, в графе 4 отражается основание - наименование документа (приказ), его дата и номер.
Запись о переводе работника вносится не позднее недельного срока со дня издания приказа о переводе. Запись, сделанная в трудовой книжке, переносится в личную карточку работника, а кадровик должен ознакомить с ней работника под расписку.
Если работнику присваивается новый разряд, классный чин, категория и т. д., сведения об этом надо обязательно внести в трудовую книжку.
Если работнику присваивается другой разряд, устанавливается вторая профессия, он получает новое высшее профессиональное образование и продолжает работать по прежней профессии или должности, делается запись о получении новой квалификации (без присвоения разряда).
В том случае, когда работнику после окончания обучения предоставляется возможность работать по профессии более высокого разряда или на другой должности с присвоением разряда, надо сделать запись об установлении новой специальности, а затем запись о переводе.
По желанию работника в его трудовой книжке могут быть отражены сведения о работе по совместительству. Эта запись производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В этом случае в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй - дата приема на работу в качестве совместителя, а в третьей делается запись о приеме или назначении в качестве совместителя. В четвертой графе указывается наименование документа, на основании которого была внесена запись, со ссылкой на его дату и номер
Если работник уволился с постоянного места работы, продолжая работать по, совместительству, то все последующие записи о работе по совместительству сделает кадровик той организации, в которой работник трудится в настоящее время и где лежит его трудовая книжка.
Если принимаемый на работу отбыл наказание в виде исправительных работ, в раздел 3 трудовой книжки должна быть сделана запись о времени исправительных работ. Её особенностью будет то, что время работы в исправительном учреждении не засчитывается в непрерывный стаж.
Оформление сведений об увольнении должно производится в точном соответствии с формулировками ТК РФ или федеральных законов.