За время трудовой деятельности работника в записях его трудовой книжки могут быть обнаружены пропущенные или неверно сделанные записи.
В трудовую книжку могут вноситься изменения в случаях:
- если меняется наименование организации, в которой трудится работник;
- при обнаружении неправильной, неточной записи;
- при восстановлении работника на работе по решению суда.
Исправления должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были сделаны и в соответствии с Инструкцией. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправления производятся на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Документы-основания для изменения записей в трудовую книжку выдаются кадровой службой, если их подлинники находятся у нее на текущем хранении и не переданы в архив организации или государственный архив. Если они хранятся в архиве, их выдают работники архива.
Документы-основания выдаются только по письменным обращениям граждан и письмам организаций. Они могут быть выданы как самому гражданину, так и доверенному лицу гражданина, если последний находится на иждивении или под опекой.
Кадровая служба выдает справки в качестве документов - оснований внесения изменений и дополнений в трудовую книжку, а также записей в дубликат трудовой книжки. В некоторых случаях к ним прилагаются копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в справках. Тогда в справке оформляется реквизит "Приложение".
Справка - письменное сообщение, официально заверенное руководством организации, о том, какие конкретные сведения, в каких документах имеются по существу вопроса, поставленного гражданином.
Если документы находятся на хранении в архиве организации, обращение гражданина передается на исполнение его сотрудникам. Ответы по запросам архив представляет в форме архивной справки, архивной копии, архивной выписки.
Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
Архив организации не вправе отказать гражданину в доступе к документам, содержащим требования о нем. Более того, он предоставляет эту информацию бесплатно. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в суде.
Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке организации.
Иногородним гражданам справки высылаются по почте простым письмом, а подлинные личные документы - ценным письмом с уведомлением.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш в трудовую книжку без трудовой книжки считается недействительным.
При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша. Если вшивается следующий вкладыш, делается такая же запись.
Дубликат трудовой книжки выдается в трех случаях:
- если по вине владельца трудовой книжки она утрачена или пришла в негодность: обгорела, порвана, испачкана и т. п.;
- при наличии в ней записей об увольнении или переводе на другую работу, признанных недействительными, в т. ч. в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности;
- в случае массовой утраты трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных обстоятельств.
В первом случае работник, утративший трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает ему дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
Во втором случае работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Подлинник в обоих случаях оформляется в установленном порядке и возвращается его владельцу, конечно, если в первом случае он не утрачен, а пришел в негодность. На подлиннике трудовой книжки проставляют надпись: "Взамен выдан дубликат, его серия и номер".