Обработка входящих документов

 

Общая схема работы с входящими документами представлена на рисунке 5.

Входящие документы подвергаются следующим операциям:

- Прием документов или экспедиционная обработка;

- Сортировка и регистрация полученных документов;

- Рассмотрение руководством и выдача резолюции;

- Исполнение и контроль за исполнением документа ответственных лиц;

- Отчет руководству о проделанной работе;

- Принятие решения по исполнению документа;

- Подшивка в дело и передача в архив.

 

 

 

Рисунок 5 – Схема работы с входящей документацией

Итак, на первом этапе входящие документы, т.е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо другим путем, должны пройти экспедиционную обработку. Данная операция включает в себя правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений в упаковке, полнота присланных материалов и т.п.). Как правило, вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции, с пометкой «лично». Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а так же если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день получения корреспонденции.

Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля за исполнением документов и их поиска. Документы регистрируются в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, в отдельные массивы при регистрации в любой организации выделяют приказы по личному составу. Необходимо отметить, что входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.

Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы и т.д.), сообщения о встречах и т.п.

На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документа, его номер. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится га конверте или упаковке. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Для регистрации входящих документов применяются журналы или карточки. Гораздо чаще, особенно в организациях с небольшим объемом документооборота, используют журналы, которые могут вестись на протяжении нескольких лет. Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, однако имеет существенный недостаток – возможность потери карточек. Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют.

На рисунке представлена форма журнала регистрации входящих документов.

Журналы могут иметь следящие графы:

Номер (индекс) документа – проставляется номер документа, присвоенный в организации, в которую документ поступил.

Индекс документа – это присвоение при регистрации документу порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений, позволяющих определить структурное подразделение или должностное лицо, являющееся автором документа, места его хранения. Индексы используются при поиске, учет, систематизации документов. В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Например, 145/ЛС, где 145 – порядковый номер документа в регистрируемом массиве, ЛС - обозначение приказов по личному составу.

Дата документа – проставляется дата поступления документа в организацию; как было уже отмечено выше Необходимо отметить, что входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.

Автор документа (внешняя организация) – указывают наименование организации, откуда поступил документ. При регистрации писем граждан пишутся фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес.

Краткое содержание (заголовок) – указываются вид документа, его заголовок. Если заголовка не достаточно, или он отсутствует, то добавляют необходимые сведения исходя из текста документа;

Резолюция – записывается полное содержание текста резолюции.

Исполнитель – указывается лицо, ответственное за исполнение документа;