Номер дела – заполняется в архиве
Организация по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф.
Входящие документы могут быть распределены на следующие потоки:
Руководителям организации – для обязательного рассмотрения;
Структурным подразделениям – для исполнения.
Документы, которые используются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям. При предварительно рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факторы:
- вид документа (закон, распоряжение, письмо и т.д.);
- важность содержания документа;
- сложность и новизна поставленных вопросов;
- срочность исполнения документов.
Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администраций разных уровней управления, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия в структурные подразделения или сразу исполнителями после регистрации.
Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.
Документ с резолюцией передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа надо документом завершена (выполнено задание, конкретное действие, составлен ответный документ и т.п.), на документе проставляется отметка о его исполнении ни направлении в дело. После этого вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело с последующей передачей в архив.