Обработка исходящих документов

 

Общая схема работы с исходящими документами представлена на рисунке 6.

Проект документа составляется исполнителем, после получения им задания на подготовку того или иного документа от руководителя. Далее он согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись, исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов и резолюций заинтересованных лиц. Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре. Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.

При регистрации исходящих документов записываются следующие данные:

Номер документа;

Дата документа;

Адресат (корреспондент);

Краткое содержание или заголовок;

Номер, присвоенный документу при регистрации, проставляется на обоих экземплярах документа. Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица и номера дела, в которое будет подшита копия документа.

 

 

 

Рисунок 6 – Схема работы с исходящей документацией

 

 

При рассылке документа более, чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.