– Попередній перегляд документу перед друком;
– Встановлення параметрів друку;
– Організація друку документа;
– Переривання друку документа.
Більшість документів, розроблених за допомогою текстового редактора, призначені для друку на папері, але під час розробки документа користувач, як правило, встановлює масштаб зображення на екрані зручний для читання тексту. При цьому на екрані видно тільки фрагмент аркуша, а тому важко уявити структуру всього аркуша.
За допомогою списку “Масштаб” на панелі інструментів “Стандартная” можна зменшити видимі розміри аркуша і переглянути його структуру, але текстовий редактор Microsoft Word оснащено спеціальним інструментом перегляду документа з рядом додаткових можливостей.
Попередній перегляд документа перед друком
За допомогою пункту “Предварительный просмотр” меню “Файл” або однойменної кнопки панелі інструментів “Стандартная” – «Предварительный просмотр» можна переглянути загальну компоновку аркушів документа до його друку, а також вигляд окремих фрагментів документа у збільшеному вигляді.
Кнопки панелі інструментів “Предварительный просмотр” мають таке призначення:
«Печать" – роздруковує документ на принтері ;
– “лупа” – при клацанні лівою кнопкою миші збільшує зображення фрагмента документа, виділеного курсором миші, та повертає йому попередній масштаб;
– забезпечує відображення на екрані однієї сторінки документа у максимальному масштабі; для перегляду наступних сторінок документа треба скористатися смугою прокручування;
– забезпечує відображення на екрані вказаної кількості сторінок документа одночасно (від 2 до 24 на моніторі з діагоналлю 14 дюймів”); масштаб зображення визначається автоматично (рис. 44);
– ручний вибір масштабу зображення на екрані (кількість сторінок, які при цьому одночасно виводяться на екран визначається автоматично);
– на екран виводиться лінійка, за допомогою якої можна визначити місце розташування фрагментів документа на сторінці в сантиметрах або дюймах;
– “Подгонка страниц” – якщо на останній сторінці документа залишається кілька рядків тексту, то за допомогою цієї кнопки можна перерозподілити текст таким чином, щоб він умістився на попередніх сторінках, звільнивши останню;
– забезпечує повернення до режиму редагування документа.
Встановлення параметрів друку документа
Текстовий документ можна друкувати на папері різного розміру. Розміщувати інформацію на аркуші можна з книжною або альбомною орієнтацією. Ці параметри можна встановлюються за допомогою вкладки “Размер бумаги” (рис. 45) діалогового вікна “Параметры страницы”, яке викликається за схемою:
Меню “Файл” “Параметры страницы...” вкладка “Размер бумаги”
За допомогою списку “Размер бумаги” можна вибрати розмір аркуша: А3, А4, А5 тощо. Розмір нестандартного паперу можна встановити за допомогою кнопок-стрілок “Ширина” і “Высота”. Перемикач “Ориентация” дозволяє встановлювати орієнтацію тексту на аркуші: “Книжная” або “Альбомная”. Поле “Образец” дозволяє побачити, яким буде результат зміни параметрів.
Відступи зверху, знизу, праворуч і ліворуч залишаються порожніми. Вони називаються полями. Якщо ліве поле звичайно використовується для переплетення, праве – для обрізування краю, то нижнє і верхнє поля часто використовуються для розміщення колонтитулівабо залишаються вільними. Тому розміри верхнього і нижнього полів можуть бути різними.
Таким чином, відступи можуть мати різні значення і призначення, але вони необхідні хоча б з естетичної точки зору.
Розміри полів можна встановити за допомогою вкладки “Поля” діалогового вікна “Параметры страницы”.
Для аркуша формату А4 стандартними можна вважати такі значення полів:
Ліве – 2,5 см. Праве – 1,0 -1,5 см. Верхнє – 2,0 см. Нижнє – 2,5 см.
Для лазерного принтера встановлені значення полів повністю відповідають їх реальним значенням. А матричні принтери з причин технічного характеру дещо спотворюють реальні розміри верхнього і нижнього полів. Для отримання вказаних вище значень для матричного принтера треба встановити верхнє поле на 1 см. менше, а для нижнього – на 1 см. більше за потрібні.
Організація друку документа на принтері
Текстовий редактор дозволяє друкувати як окремі сторінки документа, так і весь документ. Для друку всього документа досить клацнути по кнопці “Печать” на панелі інструментів “Стандартная”. Для друку окремих сторінок треба скористатися діалоговим вікном “Печать”, яке викликається з меню “Файл”.
Діалогове вікно “Печать” за допомогою перемикача “Страницы” дозволяє вибирати діапазон друку:
Все – усі сторінки документа ;
Текущая – одна сторінка, у якій розміщено текстовий курсор;
Номера – тільки сторінки, перелічені у списку (цей список може містити як простий перелік сторінок, розділений комою, так і діапазони, у яких граничні номери сторінок відокремлені дефісом);
Выделенный фрагмент – пункт перемикача, який стає доступним, якщо у документі виділено якийсь фрагмент; саме цей фрагмент буде друкуватись.
Якщо документ треба друкувати на обох сторінках аркуша, а принтер не дозволяє робити цього автоматично, то можна спочатку вивести на друк непарні сторінки (режим “Нечетные станицы”), а потім, на звороті аркушів, – парні (режим “Четные станицы”). Якщо ж передбачається друк на одній стороні аркуша, вибирається режим “Все страницы”.
Для друку кількох копій документа у діалоговому вікні є спеціальний параметр “Копии”, який дозволяє ввести за допомогою кнопок-стрілок кількість потрібних копій. Якщо включити прапорець “Разобрать по копиям”, то у кожній копії документа сторінки будуть іти одна за одною у порядку номерів. Інакше усі сторінки з однаковими номерами будуть друкуватись разом.
Друк починається після фіксації курсору миші на кнопці “ОК” у нижньому правому кутку діалогового вікна.
Переривання друку документа
Операційна система Windows побудована таким чином, що документи, які треба роздрукувати, спочатку можна помістити до черги на друк. Після цього спеціальна програма може роздруковувати ці документи у “фоновому режимі”, тобто незалежно від подальшої роботи користувача комп’ютера. Користувач може продовжувати обробку документа, який друкується (але зміни, внесені до документа роздруковані не будуть), працювати з іншим документом, видавати його на друк тощо. Усі документи, призначені для друку, будуть ставати у чергу, незалежно від їхньої природи (текстові, табличні, графічні тощо).
Черга на друк – це спеціальна папка, піктограма якої, у вигляді принтера, може з’являтись на панелі задач.
Щоб побачити документи, які розміщуються у черзі на друк, треба зробити подвійне клацання на цій піктограмі. На екран виводиться папка з іменем встановленого на комп’ютері принтера. Ця папка містить перелік документів, виданих на друк. Перший у списку – документ, що друкується. У стовпці “Состояние” показано його стан (“Идет печать”, “Приостановлен”). Інші документи чекають своєї черги.
Щоб відмінити друк якогось документа, треба його виділити, клацнувши на його імені лівою кнопкою миші, і з меню “Документ” вибрати команду “Отменить печать”.
Після виконання цієї команди стан документів змінюється на “Удаление” і вони через деякий час із черги зникають. Папку черги треба закрити стандартним способом.