Дані в таблицях за звичай розташовані хаотично, що ускладнює пошук необхідної інформації. Тому для забезпечення кращого розгляду таблиці доцільно відсортувати данні у відповідному порядку. Сортування даних у таблиці здійснюється за одним або кількома критеріями (ключами). Ключове поле – це стовпець, який містить дані, за значенням яких треба відсортувати таблицю.
Сортувати можна як всю таблицю, так і її частину. Щоб відсортувати всю таблицю можна встановити табличний курсор у будь-яке місце ключового стовпця або виділити всю таблицю і виконати сортування одним із способів: за допомогою кнопок на панелі інструментів “Стандартная”.
Цей спосіб забезпечує сортування за даними тільки одного ключового поля. Якщо таблиця має просту структуру (кожна колонка має свою назву і відсутній підсумковий рядок), то можна просто встановити табличний курсор у будь-якому місці ключового стовпця усередині таблиці і клацнути по кнопці “Сортировка по возрастанию” ( ) або “Сортировка по убыванию” ( ). При цьому рядок заголовку залишиться на своєму місці, а інші рядки таблиці змінять своє розташування відповідно до способу сортування.
Сортування за допомогою меню “Данные”.
У випадках, коли ключовий стовпець розміщується усередині області сортування (не є першим або останнім) або сортувати треба за кількома ключами, використовується діалогове вікно “Сортировка…”, яке викликається за схемою:
Меню “Данные” Команда “Сортировка…”
За допомогою цього вікна можна вказати декілька ключових полів для сортування даних і встановити для кожного з них свій спосіб (“по убыванию” або “по возрастанию”).