Вести пошук даних, які відповідають потрібному критерію, можливо не тільки за допомогою форми даних. В тому випадку, коли необхідно задати комплексні критерії пошуку, на підмогу можуть прийти функції фільтрації програми Excel. Застосування фільтрів дає таку перевагу як можливість копіювання і окремої обробки вибраних за допомогою фільтрів записів. Фільтрація відрізняється від сортування: при фільтрації записи не переформовуються , а тільки відображаються ті з них, які відповідають заданим критеріям.
Із усіх засобів фільтрації даних найбільш простою, доступною, прийнятною і зручною є, безумовно, функція Автофільтр. Після застосування даної функції на екрані відображаються тільки ті записи, які задовольняють відповідним критеріям відбору. Вже сама назва функції говорить про те, що при виклику відповідні операції програма виконує автоматично. Для того, щоб переконатися в цьому спробуємо використати команду Фильтр→Автофильтр меню Данные. Після натискання клавіші миші на імені цієї команди в першому рядку поряд з назвою кожного поля з’явиться кнопка зі стрілкою. З її допомогою можна відкрити список, який містить всі значення полів, які зустрічаються в стовпці.
Крім значень полів, кожен із списків містить ще три елементи: Всі, Перші 10, Умова. Елемент Все слід використовувати для відображення на екрані всіх записів після застосування фільтру.
Функція автоматичного відображення на екрані перших десяти записів списку, яка активізується вибором елемента Первые 10, є однією з новинок нової версії програми.
Останній елемент із перелічених – елемент Условие. Використовується він для формування більш складного критерію відбору, в якому можна застосовувати умовні оператори И і ИЛИ.
Крім розглянутих функцій автофільтру, існують додаткові функції розширеного фільтра, які дозволяють формувати більш складні умови відбору. Ці критерії задаються безпосередньо на робочому листі.
Для задання критеріїв слід визначити на робочому листі нижче списку рядки (діапазон умов), які будуть містити критерії відбору. В пустий рядок визначеної області треба ввести або скопіювати рядок заголовку списку. Потім у розташовані нижче рядки необхідно ввести критерії відбору. Введення умов відбору для декількох стовпців одночасно відповідає визначенню в одному рядку діапазону умов (функція И).
Для того щоб вказувати різні критерії відбору для різних стовпців, слід вводити умови відбору в комірки, які розташовані в різних рядках діапазону умов (функція ИЛИ). При завданні критеріїв можна використовувати також оператори порівняння, однак неможливо застосовувати знак рівняння для точної відповідності поля запису заданому критерію. В цьому випадку (при вводі знаку рівняння) значення критерію буде інтерпретовано програмою як формула, що приведе до появи в комірці значення помилки. Між діапазоном умов і списком, який фільтрується, необхідно залишити не менше одного пустого рядка.
Коли критерії задані, треба активізувати дію розширеного фільтру. Для цього треба вибрати команду Фильтр → Розширенный фильтр з меню Данные. На екрані з’явиться діалогове вікно Розширенный фильтр, в якому треба задати параметри розширеного фільтру. Зокрема вказати діапазон комірок для фільтру (поле Исходный диапазон) і комірок з критеріями (поле Диапазон условий). Вказувати адресу діапазону критеріїв слід за допомогою виділення потрібного діапазону після розміщення курсору в поле Диапазон условий. Не можна включати в діапазон критеріїв пустий рядок, який розміщений нижче діапазо