Програма Microsoft Outlook – це новий менеджер інформації, який служить для організації єфективної роботи з інформацією в офісі. Вона з’явилася вперше в версії MS Office 1997. Ця програма зберігає повідомлення електронної пошти, а також відомості про події, задачі і контакти, що необхідні для планування зустрічей і зборів. Але не слід розглядати програму Outlook тільки як електронний діловий щоденник. Вона також забезпечує обмін повідомленнями в межах робочої групи і взаємодію з іншими системами обміну інформацією (електронна пошта, факс-модемний зв’язок). Крім того, програма Outlook забезпечує керування документами, тобто бере на себе деякі функції Провідника. Вікно програми схоже на будь-яке вікно інших додатків пакету Microsoft Office
Вікно програми схоже на будь-яке вікно інших додатків пакету Microsoft Office. В лівій частині вікна розташована панель Outlook (Ярлики Outlook у новій версії), яка містить ярлики основних папок програми:
- Календарь – дозволяє спланувати робочий день, тиждень, місяць (рис. 17).
- Контакти – аналог записничка, інформація з якого доступна у всіх додатках Microsoft Office (рис. 18).
- Задачи – все, що планується зробити оформлюється в вигляді списку, який має назву список задач. Задачі об’єднуються в проєкти, фільтруються і сортуються за визначеними критеріями (рис. 19).
- Заметки – в цю папку заносяться питання, нагадування та багато іншого, що Ви за звичай записуєте в паперовий блокнот. Замітки можна залишити видимими на екрані при роботі з будь-яким додатком (рис. 20).
- Удаленные – ця папка є аналогом Корзини в Windows, вона призначена для тимчасового зберігання видалених файлів. Якщо необхідно відновити файл загляньте в цю папку.
Панель Мои ярлыки містить наступні ярлики:
- Входящие – папка з документами, які надходять користувачу з локальної або мережі Internet .
- Черновик – за замовчуванням незакінченні повідомлення зберігаються в цій папці кожні три хвилини. Інтервал часу і місце знаходження незакінчених повідомлень можуть бути зміненими. Крім того, повідомлення можна зберегти як файл або шаблон.
- Дневник – служить для реєстрації всіх ваших дій (при цьому фіксується час їх виконання). Щоденник дозволяє знаходити файли не за назвою або місцем зберігання, а за часом роботи з ними.
- Обновление Outlook.
Панель Другие ярлыки надає доступ до всіх ресурсів на диску вашого комп’ютеру або мережі .