Лучше всего использовать один главный календарь, куда будет заноситься информация обо всех событиях, встречах и делах, включая личные, которые могут иметь отношение к нашей деловой деятельности. Не ведите несколько календарей сразу, иначе вы рискуете упустить из виду какуюлибо запись.
Ваш календарь должен быть всегда на виду.
Около календаря поместите блокнот, в котором записывайте всю справочную информацию.
Будучи членом общественной организации, не берите на себя слишком много обязательств!
Создается впечатление, что компания как магнитом притягивает к себе всевозможные организации и объединения: профессиональные, общественные, оказывающие разные услуги. Количество этих клубов, курсов и секций очень велико.
Конечно же, многие из них действительно заслуживают внимания. И еще более несомненно то, что все они желают заполучить нас в свои ряды. Как же нам быть?
Выбирайте тщательно и не вступайте в несколько организаций сразу. На настойчивые звонки отвечайте, что уже достаточно заняты, иначе однажды утром вы проснетесь и обнаружите, что взяли на себя слишком много, и половина вашего времени, энергии и эмоций расходуется на общественные мероприятия и встречи с членами клуба. Мы все хотим честно исполнять однажды взятые обязательства, в то время как следовать требованиям и удовлетворять заявки десяти клубов или объединений одновременно не так легко.
Простая мораль: Возможно, перспектива стать королем чего-либо или мастером на все руки звучит заманчиво, но от этого страдает наша работа.
Вывод: Быть свободным, необремененным бесчисленными обязательствами означает успевать жить и работать.
***
Если у вас или у вашего начальника есть рабочий план, к которому также обращаются и другие сотрудники, подумайте над тем, чтобы напечатать задания и информацию о встречах на маленьких листочках, которые можно прикалывать на доску объявлений. Это гораздо более удобно и надежно, чем необходимость каждый раз расшифровывать то, что написано неразборчивым почерком. А еще лучше приобретите компьютерную программу, помогающую делать планирование.
***
Правило номер один для выполнения заданий начальства: максимально нагрузите утро! Планируйте расправиться с поручениями утром, особенно в ранние часы. На это есть 4 причины:
1. Это заставляет вас планировать день заранее.
2. Начав выполнять задания утром, мы закончим их быстрее.
3. Это освобождает вторую половину рабочего дня.
4. Чем раньше мы начнем, тем раньше победим свою нерешительность и не потеряем время на борьбу с безволием.
Худшие часы для выполнения поручений - время до и после обеда (с одиннадцати до двух часов).
В этот промежуток люди чаще опаздывают (например, из-за пробок), уделяют слишком много внимания утолению голода или падают за письменный стол с послеобеденной зевотой.
***
При составлении плана разделяйте точно определенные и спорные пункты: например встречи с установленным и неустановленным временем. Когда обговариваете время встречи или срок сдачи проекта, будьте уверены в том, что у вас не появится повода его изменить.