Как успевать жить и работать

Дон Аслетт Кэрол Картаино

Как успевать жить и работать

 

 

«Как успевать жить и работать»: АСТ, Астрель; М.; 2007

ISBN 5-17-041707-1, 5-271-15610-9

Аннотация

 

Желание сделать успешную карьеру характерно для многих наших современников. К сожалению, нередкими спутниками офисной работы становятся чрезмерно высокие нагрузки и требования, цейтноты и авралы, стресс и переутомление. Труд становится не в радость, а человек, поглощенный работой, не успевает уделять должное внимание хобби и общению с близкими людьми. Читателям этой книги предоставляется уникальный шанс научиться эффективно организовывать свое рабочее время.

 

Дон Аслетт, Кэрол Картаино

Как успевать жить и работать

 

БЛАГОДАРНОСТИ

За помощь в создании этой книги нам бы хотелось поблагодарить следующих людей: Оскара Коллиера, который оказывал нам моральную поддержку, делился бесценным… Марту Якоб и Дженни Бехимер, которые помогали собирать по крупицам ценную информацию о новых технологиях из мира…

ЗАМЕТКИ ЧИТАТЕЛЮ

Кэрол Картаино работала главным редактором в крупном издательстве, когда ей в руки попала моя первая любительская книжка, вышедшая самиздатом («Как… Эта книга («Что важнее: отдых или работа?») была столь же блестяще… С 1980 года мы выпустили 25 книг, и вот настало время для совместного авторского проекта.

ВВЕДЕНИЕ

 

Многие люди из провинции уверены, что нет работы проще, чем офисная.

Они полагают, что выучившись и получив должность в офисе, вчерашние рабочие с фабрики осуществят свою мечту найти легкую и необременительную должность. Однако имея 40-летний стаж работы в офисе, я бы назвал ее самой изнурительной из всего, чем я когда-либо занимался.

В юности мне доводилось работать на скотном дворе и на полях, принадлежащих одной большой ферме, где, помимо основных обязанностей, я выполнял и различные строительные работы.

Я подолгу трудился и в стужу, и в зной: усмирял громадных быков и пас свиней, следил, чтобы они не разбредались по сторонам; управлял уборочными машинами и другой техникой. Мне приходилось работать в клубах пыли и при таком сильном шуме, что я ощущал себя находящимся в эпицентре песчаной бури. До достижения совершеннолетия я успел побывать маляром, каменщиком, дворником, строителем. Мне было мало двенадцатичасового рабочего дня, и я работал по шестнадцать-восемнадцать часов в сутки. Однако вечером я чувствовал себя только физически усталым и никогда - изнуренным. Я работал на свежем воздухе, среди таких же работяг, как и я, и каждый раз с нетерпением ждал начала нового рабочего дня - физический труд доставлял мне удовольствие, кроме того он полезен, развивает мышцы и успокаивает нервы.

Потом я поступил в колледж, где все преподаватели внушали нам, студентам, одну и ту же мысль: «Набирайтесь ума, и вам не придется делать грязную работу». Каждый из нас мечтал, что в один прекрасный день он наденет костюм, возьмет в руки портфель и займет место за рабочим столом.

И вот однажды случилось неожиданное: местной средней школе потребовался учитель английского языка и риторики. Мое образование, помноженное на приобретенный опыт, делало меня очень подходящим кандидатом на эту должность.

Помнится, я подумал тогда: «Наконец-то сбудется моя мечта! Меня ждет спокойная интеллектуальная работа в комнате за столом!» И я решился.

От меня требовалось присутствие на рабочем месте с 8.30 утра до 15.30 дня, кроме того мне полагался один обеденный перерыв. Более легкую работу было трудно себе представить!

Прошло две недели. Однажды вечером я лежал на диване и чувствовал себя настолько обессиленным, что даже не мог подняться к ужину. Жена заподозрила у меня гепатит. С началом моей офисной карьеры состояние разбитости, вымотанности и упадка сил по вечерам стало для меня привычным.

Без сомнения, это была самая тяжелая работа из всего, с чем мне приходилось сталкиваться.

Я испытывал колоссальную умственную и эмоциональную нагрузку. Такой вид деятельности требовал своих, особых жертв. В офисе мы имели возможность работать без неустанного контроля сурового надсмотрщика, поэтому для каждого из нас была особенно важна строгая самодисциплина.

Постоянно пребывая в обществе коллег, мы были вынуждены тщательно следить за своими словами и действиями, чтобы ненароком не «выпустить пар» на сослуживца или не обидеть кого либо фамильярностью. Мы трудились в закрытом помещении и, как правило, видели солнце только по дороге в офис и обратно. Каждый из нас был стильно одет, в свободное время занимался спортом, а будучи на рабочем месте терпеливо справлялся с новыми и новыми интеллектуальными задачами.

Недавно я наблюдал, как протекает рабочий день генерального директора компании, где я сейчас работаю (компания занимается организацией уборки помещений). Телефон в его кабинете постоянно сообщал плохие новости, вынуждавшие принимать жесткие решения. У дверей кабинета выстраивалась очередь из посетителей - продавцов, аудиторов, бухгалтеров.

Приходили тонны почты, требующей срочной обработки: бизнес не терпит промедлений.

Необходимо было отвечать на претензии адвокатов, грозящих судебными разбирательствами, а затем присутствовать на конференции. Работа казалась бесконечной, она отнимала у бедняги все время и силы. Неделю же спустя я услышал слова его восемнадцатилетней дочери, описывающей работу своего отца: «О, он целый день сидит в большом офисе на мягком кресле и отвечает на телефонные звонки».

Авторы этой книги хотят показать сегодняшним и будущим офисным работникам, что их труд - отнюдь не пустая трата драгоценного времени в жизни. Ведение переговоров и координация потока работы в офисе, где бы тот ни находился, - в маленьком городке или деловом центре мегаполиса, - напоминают действия дрессировщика в клетке с тиграми. А укрощение тигров - достойное занятие. И мы можем «укротить » нашу работу! Как? Сделав ее проще. В этом и состоит главная задача этой книги: предоставить вам возможность сделать свою работу легкой и даже веселой.

Здесь вы не найдете невнятных советов, которыми изобилуют другие издания по похожей тематике.

Все идеи и рекомендации, содержащиеся в нашей книге, взяты из реальной жизни. Они были получены от людей, проводящих свое рабочее время в кабинетах, за баррикадами из письменного стола, телефона и клавиатуры.

Вы можете не согласиться с тем, что все предложенные нами советы полезны. Но мы уверены в том, что вы откроете для себя по крайней мере полдюжины новых идей, которые помогут сделать ваше пребывание в офисе более легким и приятным!

Дон Аслетт

 

 

ПРИВЕДИТЕ СВОИ ДЕЛА В ПОРЯДОК

   

Почему необходимо избавляться от накопившихся дел

"Чистая грифельная доска» облегчает работу по двум причинам: • Физическая: это означает, что у нас появляется свободное пространство для… • Психологическая: только подумайте, какой положительный эмоциональный заряд несет в себе идея свободного…

Расправляйтесь с делами по мере их поступления

Батарейка, питающая работу в офисе, сохраняет заряд до тех пор, пока в рабочем процессе не появляются «тормозящие» элементы: различные неприятные… • Заполнение счетов расходов • Набор текстов на компьютере

Избавьтесь от долгов

Мы постоянно что-то не успеваем, у нас накапливаются долги в виде невыполненных дел, при том что поток новой работы не останавливается. С чего же начать? Во-первых, не забывайте о том, что человек сам приводит наши… Войти в «перегруженный» невыполненными делами офис - словно окунуться в прорубь с ледяной водой. Мы знаем, что…

Вычеркните из рабочего графика личные проблемы

Конечно же, работа не отменяет личных проблем. Они всегда и везде пребывают с нами, и чем серьезнее проблемы, тем больше… Что же касается мелких неприятностей, то мы можем и должны приложить все сознательные усилия для того, чтобы выкинуть…

БОЛЬШОЙ СЕКРЕТ

    Лучшее слово из шести букв «РАБОТА»!

ПОДЧИНИТЕ СЕБЕ ВРЕМЯ

   

Привычка смотреть на часы

Если мы постоянно смотрим на часы - это плохой знак. Он свидетельствует о том, что наши мысли сосредоточены не на работе, а на желании поскорее ее…    

ВОЗМЕСТИТЕ УПУЩЕННОЕ ВРЕМЯ

• Пять лет на уборку • Четыре года на путешествия • Семь лет на водные процедуры

Сведите к минимуму перерывы в работе

В офисе каждому из нас отведено строго определенное место, поэтому все знают, где нас найти. И действительно, любой сотрудник может в любой удобный для него момент прийти… Перерывы в работе и различные поблажки отвлекают наше внимание от действительно значимых дел. Вместо того, чтобы…

Бесчисленные деловые контакты

Стоит ли нам подпрыгивать всякий раз, когда кто-то кричит: «Лягушка!»? На работе, среди сотен дел и внеплановых встреч, ежедневные заботы порой… Нам поступают звонки и письма от многочисленных продавцов, мы получаем… Принятие подобных решений требует от нас определенной жесткости. Правила хорошего тона и профессионализм диктуют нам,…

Ожидание кого-то или чего-то мешает другим делам до тех пор, пока не случится ожидаемое.

    Опять не укладываюсь в сроки…

О том, как важно присутствовать на рабочем месте

 

Многие из тех, кто находит работу сложной, усложняют ее еще больше нерегулярным присутствием на рабочем месте. В этом случае мы не всегда можем начать решать проблемы сразу же, как только они поступили, поэтому даже незначительные проблемы могут немало усложниться.

 

 

К ЧЕМУ ПРИВОДИТ

 

ОТСУТСТВИЕ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ

Это всего лишь каких-то три или четыре дня в месяц, но к концу года дни накапливаются, и в конечном итоге составляют сорок два дня, или шесть недель… Маленькие ручейки образуют бурные реки, а незначительные моменты отсутствия…  

Составляем план работы

Лучше всего использовать один главный календарь, куда будет заноситься информация обо всех событиях, встречах и делах, включая личные, которые могут… Ваш календарь должен быть всегда на виду. Около календаря поместите блокнот, в котором записывайте всю справочную информацию.

Расставляем все по порядку

Любите свой план работы и не теряйте его! Вы сможете работать легко, если выполните два действия со списком дел:   1. Составите его

Принцип нескольких тропинок

 

Умение делать несколько дел одновременно это искусство, которому мы постепенно обучаемся.

В начале жизни мы учимся приступать к новой работе после того, как закончили предыдущую.

Эта схема действует до тех пор, пока в нашей жизни и работе не наступает этап, когда приходится успевать больше. Объем нашей работы становится с каждым днем все более значительным,

 

 

НЕТ ПУСТОГО МЕСТА

Окиньте свежим взглядом ваш список проектов. Выполнение какого из пунктов может значительно облегчить вашу работу (а может,… А теперь посмотрите, куда делись проблемы из разряда «выбросить мусор в корзину »?

ВЫСТРАИВАЕМ ИЕРАРХИЮ ДЕЛ,

 

КОТОРЫМИ ЗАНИМАЕМСЯ

 

ОДНОВРЕМЕННО

• До - до начала рабочего дня. • После - после того, как все уйдут из офиса. • Каждый раз - каждый раз, когда в работе неожиданно происходит заминка.

Приводим в порядок сумятицу дел

Нам следует браться за выполнение работы в ту же минуту, когда она поступает. Пробегайте глазами все документы, отправляйте ненужное в мусорную… Еще один совет: не откладывайте в долгий ящик несложные задания. Выполните их…  

НАКАЛИТЕ АТМОСФЕРУ В ОФИСЕ

Выберите с десяток самых «горячих» проектов, реализация которых может принести компании значительную прибыль и выгоду. Поместите их во главу списка и оставьте на время в стороне дела, не…

Вы должны быть готовы к недовольству со стороны начальства и коллег, если ради завершения выбранных проектов вам придется игнорировать некоторые второстепенные поручения и просьбы, даже если они исходят от руководства. Не исключено, что атмосфера в офисе будет весьма накаленной, и вам поначалу придется нелегко. Постарайтесь сохранять мужество и не раздражаться в ответ на упреки сотрудников в том, что вы не принимаете участие в разработке плана работы компании на следующий год и не срываете старые бумаги с доски объявлений. Когда придет время для подведения итогов (повышения зарплаты и продвижения по службе), они вспомнят о том, что именно вы заработали для компании два миллиона долларов, а вовсе не о необработанном вами документе не первой степени важности.

Завершите поручение, которое повысит доход компании, не обращая внимания на недовольство окружающих: эти люди хотят, чтобы вы брались за пятидолларовые и десятидолларовые проекты, а не за действительно серьезные дела.

 

Не все проекты и задания, с которыми вам приходится сталкиваться, хорошо продуманы. Это может относиться и к поручениям руководства.

Если вы не согласны с конкретным заданием, сообщите об этом начальству: поставьте под сомнение срочность выполнения этого задания и попросите начальника обосновать его значимость. Лучше сейчас перетерпеть гром и молнии, чем взяться за сомнительный проект и в итоге оставить его незавершенным.

Если вы сумели убедить начальника в своей правоте - прекрасно. Возможно, вместе вы сможете найти альтернативный путь к достижению желаемого результата.

 

ОБСТАНОВКА В ОФИСЕ

   

Рабочее место

Вряд ли для производства продукции требуется роскошное убранство офиса, потому не следует делать интерьер особо вычурным. Оставьте это… Внешнее убранство мало что значит. Лично мне для эффективной работы будет… За письменными столами стоимостью пять долларов с успехом работают миллионеры, в то время как из-за столов из красного…

Окна и освещение

В наши дни хорошие окна имеют большое значение. Современные окна справляются с вентиляцией лучше, чем в давние времена -… Рабочее место, расположенное рядом с окном, имеет свои недостатки. Например, сквозняки. Если окно расположено напротив…

Проектирование и перепланировка офиса

Когда мы принимаем участие в перепланировке офиса, в первую очередь следует составить список требуемого оборудования с указанием его параметров:… Чтобы набросать примерный план планировки офиса, необязательно быть художником… Вам требуется только представлять, каким бы вы хотели видеть ваше рабочее место. Если это необходимо, вырежьте из…

Создайте комфортные условия

Неудачная планировка офиса - преграда для успеха. Мы не должны мириться с неудобной мебелью и мешающей работе обстановкой, даже если уже успели… Убедитесь в том, что ваше рабочее пространство действительно комфортно, что… • Переложите в доступное место файлы, которые должны быть «под рукой», когда звонит телефон.

ПОРЯДОК НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ

   

Начните с себя

Мы все хотим сначала сделать лучше этот мир, общество, нашу компанию, наших коллег и только потом себя, не так ли? Догадываетесь, на что я намекаю?… Многочисленный хлам и хаос вокруг нас - наша личная проблема, поэтому чтобы… 1. Ваш бумажник и карманы

Определитесь, как поступить с использованными вещами

Представьте себе, что вы пришли в больницу, где врачи и медсестры редко убирают использованный материал и инструменты после операций. Под столами и… По завершении работы следует освободить стол от всего, что с ней связано:… Если мы будем позволять вещам накапливаться, темп работы существенно снизится, дела пойдут из рук вон плохо.

Под тяжестью бумаг

Не так давно перед нами маячила соблазнительная перспектива: «общество без бумаги». Мы представляли себе, как на замену грудам и кипам бумаг придут… • Несколько лет назад в рамках каждой сферы бизнеса выпускалось два или три… • Раньше счета за коммунальные услуги приходили на одной карточке. Теперь каждый счет приходит в отдельном конверте, и…

Наиболее предпочтительный прием обращения с грудой бумаг

Когда в течение дня вы получаете бумаги, не имеющие прямого отношения к вашей работе, складывайте их в стопку, не отвлекаясь от текущих дел. Это нормально, так как далеко не все документы, попадающие к вам на стол,… Часть бумаг вы можете захватить с собой, когда уходите из офиса, чтобы разобраться с ними дома.

Рабочее пространство в десять квадратных сантиметров

Каждый человек, работающий за письменным столом, хочет, чтобы у него было больше пространства для работы. Казалось бы, эту проблему так легко… Даже если вы выполняете по тридцать поручений в день, оставляйте на рабочем…  

ПРАВИЛА,

 

КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО СОБЛЮДАТЬ ТЕМ,

 

КТО ХОЧЕТ УВЕЛИЧИТЬ ПЛОЩАДЬ

 

СВОЕГО РАБОЧЕГО ПРОСТРАНСТВА

• Правило №2: Подшейте все листки в подходящие по размеру файлы. Поверх файла сделайте четкую надпись, что за бумаги в нем находятся. Если вы… • Правило №3: Держите на столе только один лоток для поступающих документов, и… • Правило №4: Помните о том, что уборщики офисных помещений придерживаются следующего правила: «Если на рабочем столе…

Архив

 

Офис - это рабочая площадка, а не склад, музей или магазин. Другими словами, офис - не место для хранения товара или памятных вещей. Мы можем без труда разделить предметы, находящиеся в нашем офисе, на две группы: предметы «первой необходимости» и предметы «второй необходимости ».

• Держите предметы «первой необходимости » (те, которыми пользуетесь постоянно) рядом с письменным столом или на нем.

• Предметы «второй необходимости» храните в доступном месте, но не перед собой: в коробках или папках с ярлыками, по которым можно быстро понять, что где находится. Так вы избежите долгих поисков и путаницы.

Нe храните бумаги на полу, там они могут стать влажными, и их придется выбросить!

 

 

***

Мы живем в третьем тысячелетии, и картонные коробки (которое промокают, мнутся, и могут быть прогрызены мышами) ушли в прошлое. Для хранения бумаги используйте современные плас тиковые контейнеры, а не старые картонные коробки.

Пластиковые контейнеры бывают самых разных размеров, имеют приятный внешний вид, им не страшны ни грызуны, ни влага, они легко закрываются и открываются.

 

 

Предотвратите новый беспорядок

Каталоги офисного оборудования, пестрящие яркими красками, изобилующие соблазнительными описаниями, бессмертны. Реклама офисного оборудования и…  

КОМПЬЮТЕР

   

Потребность в компьютере

Прежде всего, я прошу руководителей компаний обратить внимание на одно большое замечание: очень часто при покупке компьютера, компьютерного… Вице-президент может использовать его только один раз в день, а ассистент… В большинстве компаний далеко не каждый сотрудник нуждается в доступе к Интернету, высокоскоростном процессоре,…

ЭТИКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ПРОГРАММНОГО

 

ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Многие компании покупают одну программу и копируют, копируют, копируют. Между тем нарушение авторских прав - неэтично и незаконно.

Не забывайте об этом. Если вы имеете отношение к решению вопросов в этой области, покупайте лицензионный продукт.

 

 

Оптимизируйте работу с электронным оборудованием

Создайте упорядоченный список электронных адресов и гиперссылок, которыми пользуются сотрудники компании. Определитесь, как вы будете хранить факсы,… Убедитесь в том, что дата и время на распечатанных документах совпадают с…  

Изучение нового программного обеспечения

Обучаясь работе с новой программой поначалу записывайте всю важную информацию на карточках в алфавитном порядке и пользуйтесь ими, пока навык…    

Предотвращение проблем, которые могут возникнуть при работе с компьютером

 

Не допускайте перегревания компьютера и убедитесь в том, что вокруг него есть пространство, необходимое для вентиляции (если это портативный компьютер, то оно располагается под ним).

 

 

ЕСЛИ ЕСТЬ ПОТРЕБНОСТЬ

 

В КОМПЬЮТЕРНЫХ КУРСАХ

Такие курсы, как правило, предполагают усвоение большого количества информации за кратчайшие сроки и лишь сбивают людей с толку. Только посмотрите… Компании выбрасывают на ветер огромные денежные суммы, когда посылают пять… Лучше попросите руководство компании оплатить вам вечерние курсы длительностью в один семестр в местном общественном…

ЕСЛИ ОБНАРУЖЕНЫ НЕИСПРАВНОСТИ

• Причина большинства неисправностей - сбои в работе программ. Чтобы быть к ним готовым, регулярно сохраняйте файлы и делайте резервные копии.…   Никогда не пропускайте один и тот же листок бумаги через лазерный принтер дважды. Бумага в принтерах этого типа сильно…

Забота о вашем здоровье

Работая за компьютером, следите за осанкой, держите спину прямой. Поставьте монитор на коробку, если это поможет вам работать без напряжения. Приподнимите сиденье стула, отрегулируйте наклон монитора, настройте яркость… Если вы работаете в очках, убедитесь, что они подходят для работы с компьютером, в противном случае у вас может…

Последнее слово за вами

Нe забывайте о том, что все решения принимаете вы! Однажды я услышал от одного знакомого фразу, которая заставила меня содрогнуться. В тот момент я мучился над принятием важного решения, и он посоветовал мне…  

ТЕЛЕФОН

   

КЛУБ ЛЮБИТЕЛЕЙ ПУСТОЙ БОЛТОВНИ

Простая мораль: Если вы присоединились к Клубу пустой болтовни, готовьтесь в скором времени оплатить членский взнос. Вывод: Вам придется платить тройные взносы, если вы также успели…  

Простые приемы, позволяющие сэкономить время

Встроенные программы, запоминающие часто набираемые номера, экономят всего лишь 5-10 секунд, но эти секунды постепенно складываются в часы. Не… Наши деловые телефонные разговоры бесчисленное количество раз обрывались…  

Разгрузка телефонной линии

Один необязательный звонок по рабочему телефону - это непозволительная роскошь. Вы можете проиграть в будущем, если помимо разговоров с…    

ПРАВИЛА

 

ДЛЯ ТЕЛЕФОННЫХ КОНФЕРЕНЦИЙ

Ниже приведены шесть советов, которые помогут вам оптимизировать и упростить проведение телефонных конференций. 1. Заблаговременно разошлите всем участникам тезисы предстоящего совещания. … 2. Запишите номер оператора на случай, если вы внезапно отключитесь.

Голосовая почта

Исследования показали, что большинство людей, обращающихся в компании по телефону, не могут дозвониться до нужного человека. Это стало поводом для… • Оставляйте четкие и ясные сообщения. Потренируйтесь, составляя сообщения для… • Надиктуйте короткое письмо и отдайте секретарю, чтобы тот его отправил.

Телефонные звонки за рулем автомобиля

 

Говорить по телефону за рулем автомобиля небезопасно.

Во-первых, может случиться авария, а во-вторых, такие телефонные разговоры, как правило, небрежны и могут нанести ущерб вашему бизнесу. Лучше делать звонки из машины, отъехав предварительно на обочину дороги или припарковавшись.

 

ПЕРЕПИСКА

   

Электронная почта

Каждый раз, когда это возможно, используйте электронную почту, а не факс. С ее помощью вы можете отправить письмо сразу нескольким людям:… Если вам не хочется, чтобы люди узнали остальных адресатов, то воспользуйтесь…  

Отчеты, копии и доклады

Я. читаю все отчеты. По моим наблюдениям, далеко не все люди поступают так, читая их выборочно или не читая вовсе. Я поинтересовался у них, почему.… Однако те отчеты, что я честно одолел, были выше всяческих похвал. Никогда не… Если вы не будете читать отчеты коллег, они будут также поступать с вашими. Составляйте простые отчеты в разговорном…

КОРОТКО О КНИГЕ СТРАНКА И УАЙТА

• Не злоупотребляйте деловым жаргоном и сухими официальными фразами: излагайте простым языком. • Избегайте длинных слов и сложносочиненных предложений. • Воздержитесь от слов, редко употребляемых в современной речи.

Отправляем письма почтой

Живя в компьютерную эру, мы часто забываем о том, что разумное и уместное использование обыч ной почты может значительно упростить офисную работу.… Пусть почта вам поможет! Перед тем как отправлять большую корреспонденцию по… На почтамте вам могут дать исчерпывающий ответ о работе почты. Если вы собираетесь отправить письмо, позвоните,…

СОВЕТЫ ОТ НАЧАЛЬНИКА ПОЧТЫ

• Соблюдайте пунктуацию, когда пишете адрес назначения и обратный адрес, сокращайте такие слова как «город», «улица», «дом», «квартира» и т.д. • Сортировщик писем прочитывает индекс строго в той строке, в которой он должен быть. Не пишите индекс в другом…

НЕ ПОЗВОЛЯЙТЕ ДЕЛАМ ОСТАНАВЛИВАТЬСЯ

   

Читайте и запоминайте

Научитесь справляться с печатной продукцией, в изобилии поступающей в ваш офис. Выберите 2 или 3 журнала, имеющих отношение к вашей профессиональной… Рекламные образцы продукции, рассылаемые почтой, - это не всегда мусор. Иногда… Бегло просматривайте то, что вам прислали, и, не найдя ничего интересного, смело выбрасывайте все в мусорный ящик.…

Избавьтесь от ящиков, в которых лежат документы, ожидающие отправки

Вы на 50 процентов упростите процесс поступления и отправки документов, если избавитесь от ящика, в котором лежат бумаги, предназначенные для… Адресная книга - одна из наиболее полезных вещей. Иметь под рукой нужный адрес или телефонный номер, записанный в блокноте или в ноутбуке, - означает экономить время и…

ХРАНЕНИЕ ДАННЫХ

Без архивов все выходит из-под контроля.   Архивы должны быть устроены так, чтобы в них свободно ориентировались все сотрудники офиса.

Уверенность в себе

Самый простой секрет того, как можно облегчить себе работу, - делать ее самостоятельно. Нас постоянно пытаются убедить в том, что успех и простота… Но это не так. Работать самим - вот самый простой способ. Возможно, вы сможете…  

Проявляйте инициативу в работе

Научитесь создавать «резервы». Если вы можете положить больше, кладите. Кладите, даже если пока это не окупается, так как в конечном итоге «резерв»… • Деньги: всегда имейте при себе больше, чем планируете потратить. • Отправляясь на деловую встречу, сделайте дополнительную копию документа.

ВЫСКАЗЫВАЙТЕСЬ

  Многим из нас доводилось общаться с нытиками, которые вечно недовольны своим… Правило 1. Помните, что два разъяренных человека - это минимум в два раза хуже, чем один. Не позволяйте гневным…

Оборудование, канцелярские принадлежности и оснащение

 

Выбирайте только лучшее. В первую очередь это относится к людям, хотя в данном случае я говорю про различное оборудование и прочую продукцию.

Не делайте необдуманных покупок, подчиняясь спонтанной идее. К сожалению, вопрос «Сколько это стоит?» задают в пятьдесят раз чаще, чем вопросы о надежности и долговечности покупки. Переубедить людей, приучить их думать в первую очередь о качестве, непросто: волшебное слово «распродажа » одерживает убедительную победу над разумными решениями минимум в трех случаях из четырех.

Покупайте только самое новое и простое в использовании оборудование (особенно это касается компьютерных программ!), позволяющее делать работу проще. Обычно для выполнения элементарной работы сложное оборудование не требуется.

 

 

ПРИОБРЕТИТЕ БОЛЬШЕ ИНСТРУМЕНТОВ;

Это избавляет его от необходимости упаковывать и перемещать инструменты с места на место. Деловой человек также не ограничивает себя работой в одном… Я пришел к такому заключению: разумно иметь несколько основных инструментов… Когда у меня приступ честолюбия или просто посетило вдохновение, я могу сразу же приступить к работе, а не бегать…

НАВЕРСТАЙТЕ ПОТЕРЯННОЕ ВРЕМЯ

Мы должны быть готовы к таким «авариям», из-за которых вынуждены бездействовать. При потере скорости, пилоты используют скорость падения, для того чтобы… Быстро оцените, как много времени было потеряно, и примитесь за подходящий проект из вашего списка. Так вы постепенно…

Собрания

Вы никогда не замечали, что на собраниях больше всего времени отнимают неподготовленные участники? Если вы хотите сделать собрания более продуктивными, не приходите на них с…  

ПОМЕЩЕНИЯ

 

ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ КОНФЕРЕНЦИЙ

Мой ответ заключал в себе мое мнение о конференц-залах: «Мы не нуждаемся в большом помещении для проведения конференций, которые являются…  

ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С СОСЛУЖИВЦАМИ

   

Командный дух

В не зависимости от того, насколько хорошо мы делаем свою работу, в офисе нам часто требуется помощь, поэтому найти союзника - это большой шаг к…    

СТРЕМИТЕСЬ К ЯСНОСТИ УКАЗАНИЙ

• Где находятся коровы? • Мне идти к живым или забитым коровам? • Я должен работать с пятнистыми или пегими коровами?

Когда нужны новые помощники

Принимая на работу новых сотрудников, необходимо обращать внимание на наличие у них следующих качеств: • Умение думать самостоятельно (уверенность в себе) • Способность и желание учиться

Стратегия поведения в офисе

Тайны и интриги, плетущиеся в офисе, слишком щекочут нервы и потому вряд ли останутся незамеченными. Нет никакой нужды в том, чтобы бездумно проглатывать все, о чем болтают в…  

СЕКСУАЛЬНЫЕ ДОМОГАТЕЛЬСТВА

 

И ДИСКРИМИНАЦИЯ

Ограничившись лишь форматом элементарных правил и советов, на который рассчитана эта книга, мы рискуем чрезмерно упростить эту тему, потому… Каждой компании следует разработать метод реагирования на заявления о…  

КОМАНДИРОВКИ

   

Составление плана

Для начала примите к сведению эти 6 простых советов и постарайтесь воспользоваться ими. 1. Планируйте поездки заблаговременно. 2. Тяжелые и громоздкие вещи лучше отправлять на место назначения заранее и перед отъездом убедиться, что они были…

Приготовление к поездке

Если вы и ваши сотрудники много путешествуете, будет разумным свести в один список всю важную информацию, которая необходима в пути. Создайте…    

Летайте рейсами известных крупных авиакомпаний

Избегайте бронировать билеты на последний рейс. Если что-то сорвется, всегда должен оставаться в запасе по крайней мере еще…  

Ваш дом вдали от дома

Безусловно, лучше и удобнее останавливаться в том же отеле, где будут проходить собрания, деловые встречи и заседания. Бронируя номер, спрашивайте не только название сети отелей или гостиниц, но и… Убедитесь в том, что при бронировании номера ваше имя записали без ошибок. В противном случае, даже если не возникнет…

СВОБОДНОЕ ВРЕМЯ

Будучи в самолете или в отеле, вы свободны от всех ежедневных рабочих и домашних обязанностей. Сделайте все, чтобы максимально расслабиться в это время: насладитесь вкусной… Если у вас есть ноутбук, всегда держите его при себе. Он замечательно подходит не только для того, чтобы вносить в…

ДОМАШНИЙ ОФИС

   

Создание рабочей атмосферы

Признаемся мы себе в этом или нет, но работая дома, нам трудно в полной мере чувствовать себя настоящим профессионалом. Профессионал - это…    

Рабочее время в домашнем офисе

Все думают, что делать работу дома - это идеальный вариант, так как вы сами являетесь хозяином своего рабочего времени; однако вы можете легко… 1. Установите жесткий график и следуйте ему во что бы то ни стало. Если в… 2. Пусть график будет гибким, если вы можете себе это позволить. Рассчитывайте на то, что в работе будут перерывы, и…

ДЕТИ

Мы чувствуем себя спокойнее и успеваем сделать больше, если знаем: пока мы занимаемся делами, наши дети чувствуют себя хорошо.

Забота о детях в стенах собственного дома подразумевает такую роскошь, как совместные обеды, возможность позаниматься с ними и всегда быть поблизости на тот случай, если случится что-то непредвиденное. Но все это также неизбежно означает, что вы будете чаще отвлекаться от работы. Имейте это в виду, когда планируете свой график.

Некоторые люди утверждают, что могут спокойно работать в присутствии детей. Будет замечательно, если вам удастся воплотить такой вариант в жизнь. Например, можно устроить рядом с кабинетом игровую зону с множеством игрушек, где дети будут заниматься своими делами, пока вы работаете.

Может, вы даже позволите им играть в вашем кабинете, а более старшим - работать вместе с вами над проектом. Попробовать выйти из положения таким образом действительно имеет смысл, хотя это может показаться несколько самонадеянным.

Если же ваша работа существенно страдает от вынужденных перерывов, возможно, будет лучше, если вы присоединитесь к миллионам офисных работников, устроивших своих детей в ясли и детские сады.

 

Нам может так наскучить сидеть в кабинете взаперти, что мы втайне радуемся, когда у нас заканчивается бумага, и требуется выехать в город, чтобы пополнить запасы. Имейте в виду, что на дорогу и на очереди в магазинах уйдет по меньшей мере 3 часа.

Наверняка вам захочется присмотреть какое-либо оборудование для офиса, даже если его некуда поставить или оно вам в данный момент и вовсе не требуется. Не исключено, что результатом вашей поездки будет также пара купленных безделушек.

Нe стоит превращать свободу, которую нам предоставляет домашний офис, в тюрьму. Так как мы сами устанавливаем для себя график, мы можем насладиться всем преимуществом права распоряжаться собственным временем и устроить себе, скажем, выходные или праздник, когда другие работают или также отдыхают. Это снижает количество телефонных звонков и зависимость от внешних факторов, поэтому мы можем поступать так, как нам заблагорассудится. Но не допускайте, чтобы свобода действий привела вас к бесконечному, непрерывному потоку неотложной работы, вне зависимости от степени вашей занятости и напряженности бизнеса. Всегда оставляйте время на себя: посвятите несколько дней в месяц отдыху, смене обстановки и восстановлению сил.

 

 

Оборудование и инструменты

Краеугольный камень эффективной работы в офисе - надежные электропроводка и система защиты от перепадов напряжения в электросети, которые уберегут… Пригласите компетентного электрика, который поможет вам усовершенствовать…  

ПОКУПКА КОМПЬЮТЕРА

Если вам нужен компьютер, подумайте о скорости и памяти. Это означает, что лучше приобрести самый быстрый процессор, жесткий диск (по крайней мере, не меньше 40 гигабайт) и достаточный объем оперативной памяти (для начала не меньше 256 мегабайт).

К не менее важным деталям относится CDROM, поскольку все программное обеспечение выпускается в основном на CD, а также факс и модем, совместимые с вашим компьютером.

Если эти требования кажутся вам излишними, вспомните, что средний компьютер, который можно было приобрести несколько лет назад, имел, скажем, процессор фирмы Pentium с тактовой частотой 100 мегагерц, жесткие диски объемом 80 мегабайт и 4 мегабайта оперативной памяти, что недостаточно для работы последней версии Microsoft Windows и современных компьютерных программ.

Простая мораль: Все, что мы покупаем сегодня, устареет намного быстрее, чем выйдет из строя.

Вывод: Все, что мы покупаем сегодня, завтра будет стоить дешевле.

 

Не переплатите за принтер, не отдавайте лишних денег за торговую марку. Самый важный параметр для принтера в офисе - это разрешение, которое должно быть не меньше 600 пикселей. Скорость, которая имеет большое значение в крупных офисах, где множество людей пользуется одним принтером, может быть совсем не важна в домашнем офисе, если, конечно же, вы не имеете дело с большими объемами текста.

 

 

***

Вам не всегда необходимо покупать новый картридж.

Некоторые можно повторно заправлять, по меньшей мере 12 раз, что обойдется вам примерно вдвое дешевле, чем покупка новых картриджей.

 

 

***

Мир компьютерных и офисных технологий стремительно меняется, поэтому всем, у кого есть домашний офис, следует включать в бюджет минимум тысячу долларов в год только на обновление программного обеспечения и оборудования.

 

 

***

Хороший, удобный офисный стул совершенно необходим. Вы проводите на стуле очень много времени, и неудобный стул может нанести вред вашему здоровью и испортить настроение. Не довольствуйтесь тем, что у вас есть в данный момент: в некоторых офисах упорно продолжают пользоваться стульями со сломанными спинками и сидениями с торчащими пружинами, а также старыми стульями из обеденных гарнитуров, оставшимися от предыдущих владельцев. Не забывайте о том, что хороший стул в сидячей работе так же важен, как и хороший компьютер.

Совсем необязательно покупать новую офисную мебель по завышенным ценам. В больших городах недалеко от вас наверняка есть магазин, и даже не один, в котором продается подержанная мебель для офиса. В огромных торговых залах или на складе вы обнаружите волнующее разнообразие столов, стульев и стеллажей всех размеров, форм, стилей и цветов. Вы сможете красиво обставить свой офис, потратив весьма скромные деньги. Возможно, предметы мебели будут не очень хорошо сочетаться друг с другом, также не исключено, что в отдельных местах будут видны незначительные дефекты вроде царапин, зато такая мебель обычно достаточно надежна и более оригинальна, чем представленная в последних каталогах.

Не экономьте на освещении. Это особенно важно, если ваш офис располагается в темном или подвальном помещении, а также если вам часто приходится работать в ночную смену. Приобретите дополнительную лампу. Лампы дневного света хуже, чем обычные лампы, из-за которых у некоторых людей могут возникнуть головные боли.

Если вы хотите купить лампу дневного света, лучше подыщите лампу с полным спектром. Они стоят дороже, однако прочнее и светят ярче. Будьте осторожны с галогеновыми лампами - от них могут загореться вещи.

Учредите в офисе «почтовую станцию», где будут находиться все принадлежности для написания и упаковки писем.

Чтобы сэкономить время и создать престижный имидж, обзаведитесь личной печатью с названием вашей компании и ее адресом. Чтобы сократить из держки, закажите в банке печать «Только для вкладов », что избавит вас от необходимости ставить на ценных бумагах передаточные надписи.

Когда дети видят в офисе аккуратно сложенные канцелярские принадлежности и оборудование степлер, линейку, калькулятор, доску с прикрепленными записками, - у них тотчас же возникает желание все потрогать и изучить. Будучи любящим родителем, вы обычно потакаете им. Не делайте этого! Все закончится тем, что оборудование сломается, окажется не на том месте или потеряется.

Лучше купите им набор канцелярских принадлежностей и калькулятор.

Выберете для вашего офиса привлекательные часы: они обычно недорого стоят, кроме того, нам часто приходится на них смотреть. Вряд ли имеет смысл приобретать на аукционе антикварную модель либо покупать подержанные мрачные часы, напоминающие вам школьные годы. Купите часы, которые заставят вас почувствовать себя энергичным, честолюбивым и современным. Психологический подход очень важен, а в домашнем офисе - особенно!

 

 

Бухгалтерия в домашнем офисе

 

Наш простой и краткий совет относительно ведения бухгалтерии пригодится всем, имеющим домашний офис, а также руководителям предприятий малого бизнеса. Существует два возможных отношения к налогам: скрываться от них или честно платить. Платите налоги и наймите надежного бухгалтера, который будет планировать ваши финансы.

 

УПРОСТИТЕ РАБОТУ ПО-СВОЕМУ

   

Подготовка к работе

Нам бы хотелось, чтобы наш офисный костюм был удобным, нравился бы окружающим и нам самим. Даже если ваша работа предполагает некоторые ограничения…    

Если ваш ребенок заболел

Заболевший ребенок для работающих родителей - хуже, чем заболеть самим во время аврала на работе. Все, у кого есть дети, должны продумать план… • Попробуйте договориться с напарником, чтобы он подменял вас чаще на время… • Бабушка, близкие родственники и друзья спасение «номер один».

Как справиться с напряжением

Стресс - нередкий спутник офисной работы. Ему подвержены миллионы сотрудников офисов. Но зачастую люди преувеличивают проблемы, вызывающие стресс,…    

Делать карьеру

Фраза «делать карьеру» на устах у многих офисных работников, проговаривается она вслух или нет. Однако многие люди плохо представляют себе, куда, в… Очень часто более высокая заработная плата и лучшее место оказываются совсем… 1. Делать больше.

Подготовка к Дню подведения итогов

Я удивляюсь, как мало людей знают, когда им следует сделать остановку в работе. Неверно полагать, что осуществлять периодический контроль и оценку… Наш страх перед подведением итогов неудивителен, ведь нам предстоит услышать… Этот страх может привести к тому, что через полгода мы перестанем получать удовольствие от работы.

Дополнительное рабочее время

Насколько разумно выделять для себя дополнительное рабочее время? Наблюдения показывают, что большинство людей, успевающих делать больше и… Приходить раньше, оставаться допоздна, иногда работать по субботам - это… Наша работа не смотрит на часы и не подчиняется законам времени, и мы не всегда способны предсказать фактический срок…

Границы успеха

Люди, добившиеся руководящей должности, равно или поздно сталкиваются с проблемой нехватки времени на что-либо, не относящееся к работе. Они начинают понимать, что уже не могут позволить себе делать что-то для… Они слишком заняты для того, чтобы получать интересующую их информацию и вынуждены узнавать ее через посторонних; для…