Практична робота № _24_

Тема: Створення звітів за допомогою майстра.

Мета: Ознайомити студентів з прийомами роботи в середовищі СУБД Access, з призначенням звітів, форм та послідовністю їх створення у режимах Майстра та конструктора.

Обладнання:ПК, середовище СКБД ACCESS, інструктивні картки.

Короткі теоретичні відомості

Access надає можливість вводити дані як безпосередньо в таблицю, так і за допомогою форм. Форма у БД - це структуроване вікно, яке можна представити так, щоб воно повторювало форму бланка. Форми створюються з набору окремих елементів управління.

Зовнішній вигляд форми вибирається залежно від того, з якою метою вона створюється. Форми Access дозволяють виконувати завдання, які не можна виконати в режимі таблиці. Форми дозволяють обчислювати значення і виводити на екран результат. Джерелом даних для форми є записи таблиці або запиту.

Форма надає можливості для:

· введення і перегляду інформації бази даних

· зміни даних

· друк

· створення повідомлень

Способи створення форм :

· Конструктор форм (призначений для створення форми будь-якої складності)

· Майстер форм (дозволяє створювати форми різні як по стилю, так і за змістом)

· Автоформа: в стовпець (багатосторінкова - поля для запису виводяться в один стовпець, у формі одночасно відображаються дані для одного запису)

· Автоформа: стрічкова (усі поля запису виводяться в один рядок, у формі відображаються усі записи)

· Автоформа: таблична (відображення записів здійснюється в режимі таблиця)

· Автоформа: звідна таблиця

· Автоформа: звідна діаграма

· Діаграма (створюється форма з діаграмою, побудованою Microsoft Graph)

· Звідна таблиця (створюється форма Access, що відображається в режимі звідної таблиці Excel)

Алгоритм створення форм наступний:

· Відкрити вікно БД

· У вікні БД вибрати вкладку Форми

· Клацнути на піктограмі Створити, розташованою на панелі інструментів вікна БД

· У діалоговому вікні, що з'явилося, «Нова форма» Вибрати спосіб створення форми і джерело даних

· Клацнути на кнопці Оk

Звіт - це форматоване представлення даних, яке виводиться на екран, в друк або файл. Вони дозволяють витягнути з бази потрібні відомості і представити їх у виді, зручному для сприйняття, а також надають широкі можливості для узагальнення і аналізу даних.

При друці таблиць і запитів інформація видається практично в тому вигляді, в якому зберігається. Часто виникає необхідність представити дані у вигляді звітів, які мають традиційний вигляд і легко читаються. Детальний звіт включає усю інформацію з таблиці або запиту, але містить заголовки і розбитий на сторінки з вказівкою верхніх і нижніх колонтитулів.

У Microsoft Access можна створювати звіти різними способами:

· Конструктор

· Майстер звітів

· Автозвіт: в стовпець

· Автозвіт: стрічковий

· Майстер діаграм

· Поштові наклейки

Майстер дозволяє створювати звіти з угрупуванням записів і є простим способом створення звітів. Він поміщає вибрані поля в звіт і пропонує шість стилів його оформлення. Після завершення роботи Майстра отриманий звіт можна допрацювати в режимі Конструктора. Скориставшись функцією автозвіт, можна швидко створювати звіти, а потім вносити в них деякі зміни.

Завдання:

1. Ввімкнути комп'ютер.
2. Запустити MS ACCESS до дії.
3. Виконати завдання згідно з ходом роботи.

4. Результати роботи зберегти командою Файл, Сохранить как…за шляхом D:ГрупаХХХпрактична23Access(де ХХХ визначає назву групи).

5.Прозвітуватись про виконання роботи, віповісти на запитання викладача.

6. Завершити роботу. Вимкнути комп'ютер. Прибрати робоче місце.

Хід роботи:

Для бази даних (Студент-Група), створеної у лабораторній роботі №13, створити:

1. Форму в стовпець для головної таблиці (Група) і стрічкову форму для підпорядкованої таблиці (Студент).

2. У режимі конструктора виконати зміну розмірів і переміщення пов'язаних елементів.

3. У режимі конструктора форми за допомогою кнопки " підпорядковані форми" на панелі елементів вставити підпорядковану форму в головну. Додати записи за допомогою форми і в головну, і в підпорядковану таблиці.

5. Створити звіт по підпорядкованій таблиці (Студент) з угрупуванням даних за полем «Група».