Письмо принято делить на следующие части:
сведения об отправителе: обычно содержатся в титуле бланка предприятия-отправителя (название, почтовый адрес, телефон, телекс, телефакс);
внутренний адрес или адрес получателя;
дата отправления;
вступительное обращение;
собственно содержание письма;
заключительная формула вежливости;
подпись (или подписи) отправителя, желательно с расшифровкой фамилии и указанием должности;
ссылка на документы, которые могут быть направлены приложением.
Они располагаются на листе следующим образом:
ЗАГОЛОВОК (сведения об отправителе)
ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ДАТА ОТПРАВЛЕНИЯ
ВСТУПИТЕЛЬНОЕ ОБРАЩЕНИЕ
ТЕКСТ ПИСЬМА
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ
ПОДПИСЬ
УКАЗАНИЕ НА ПРИЛОЖЕНИЯ
Как правило, номера для ссылки адресата или отправителя употребляются только в случае, если ранее была переписка по данному вопросу. В остальных случаях эти атрибуты в письмах к зарубежным партнерам указывать не следует.
Заголовок (сведения об отправителе) может быть напечатан типографским способом на русском и английском языках.
Внутренний адрес включает: фамилию адресата, должность, название фирмы (без сокращений), ее адрес (дом, улица), город, графство (в Англии) или штат (в США) и затем название страны.
Если деловая переписка осуществляется посредством телексов или телефаксов, указывают и их номера. Примеры написания внутренних адресов:
1. Mr. Russel Cheetham
Director of East European Department
The World Bank
1818 M. Street, N. W.
Washington, D. C. 20433 U. S. A.
Mr. Arthur S. Obernayer
President
American Soviet Economic
Educational Television
239 Chestnut Street,
West Newton, Massachusetts, 02165 USA.
Tel: (617) 244-0180
Fax: (617) 244-2496
Messrs Smith & Co. Ltd.
25 Leadenhall Street,
London, E. C.
England
4. The Chairman
A. Smith & Co., Ltd.
25 Leadenhall Street,
London, E. C.
England
5. Mrs. John Long
25 Leadenhall Street,
London, E. C.
England
6. Miss Mary Brown
25 Leadenhall street,
London, E. C.
England
Третий пример содержит обращение Messrs (от фр. messieurs - господа), так как в названии фирмы имеются фамилии определенных лиц, а деловое письмо адресовано фирме без указания конкретного должностного лица.
Четвертый пример употребляется, когда письмо адресуется должностному лицу в какой-либо организации или фирме и его фамилия неизвестна.
В пятом примере письмо адресовано замужней женщине. Причем после обращения Mrs. часто пишут имя мужа-адресата: John Long.
И, наконец, в шестом примере письмо адресовано незамужней женщине с указанием имени и фамилии.
Дата отправления письма располагается, как правило, в правом верхнем углу и обозначается одним из следующих способов:
16th April, 2008
April 16th, 2008
April 16, 2008
Следует обращать внимание на правильное написание порядкового числительного при помощи цифр и окончаний: 1st, 21st, 2nd, 22nd, 3d, 4th, 24th...