Реферат Деловая переписка

 

 

Реферат

Деловая переписка

Дисциплина:

Имидж и этикет делового человека

Выполнил: студент группы ЗФ 5ГУ - 1

Филаткин Д.В.

Проверил: Филиппова С.Д. .

г. Улан-Удэ 2010 г.

Содержание

· Введение

o §1. Общие требования к деловому письму

o §2. Правила международной переписки. Общие требования к деловым письмам

o §3. Характерные типы деловых писем

o Заключение

o Список литературы

Введение

Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70% рабочего времени.

Служебная переписка является важной частью делового этикета, "общением в миниатюре". Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных служб, а также увеличению оборота предприятия, фирмы.

Общие требования к деловому письму

При деловой переписке следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага… Специалист в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что… В учебнике "Психология и этика делового общения"* приводится пример делового письма, составленного по данной…

Примеры оформления деловых писем.

Общие требования к поздравительным письмам.

В деловых взаимоотношениях фирм, их руководителей и сотрудников большое значение имеет оказанное внимания по поводу различных торжественных дат. В связи с этим мы приводим несколько вариантов различных поздравительных текстов.

Поздравления в связи с продвижением по службе

Я (мы) только что узнал (и), что Вы были (назначены, избраны)..., и хотел (и) бы выразить мои (наши) поздравления. Позвольте мне (нам) пожелать Вам всяческих успехов.

С уважением,

Подтверждение получения поздравления

Благодарю (им) за Ваши поздравления по случаю моего (нашего) избрания (назначения и т.п.).

Ваше письмо доставило огромное удовольствие.

С уважением,

Письмо-поздравление

Мы узнали, что Вы открыли новое отделение (филиал и т.д.). Желаем Вам успеха и удачи. Мы также выражаем надежду, что наши деловые отношения будут продолжать развиваться в той же приятной атмосфере…

Правила международной переписки. Общие требования к деловым письмам

Письмо должно быть по возможности кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований.

Обязательные атрибуты делового письма

сведения об отправителе: обычно содержатся в титуле бланка предприятия-отправителя (название, почтовый адрес, телефон, телекс, телефакс); внутренний адрес или адрес получателя; дата отправления;

Месяц нужно писать словом, так как цифровое обозначение может быть понято по-разному.

В Англии: в США: 6.10.08 10.6.08 день, месяц, год месяц, день, год

Общий вид делового письма

Внутренний адрес Дата Вниманию г-на

Характерные типы деловых писем

Письмо-оферта (предложение товара) Оно должно содержать необходимые данные (условия предложения), чтобы иметь… Следует отметить, что оферта может быть твердой или свободной.

Письмо-запрос

Содержит практически все те данные, что и письмо-оферта. Дополнительно целесообразно упомянуть, почему вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, т.е. откуда вам известно, что она работает с этим товаром. В письме-запросе цена не указывается. Можно попросить оговорить ее в оферте с указанием базиса места поставки.

Письмо-запрос информации о фирме

В таком письме помимо просьбы выслать какие-либо интересующие вас материалы должны быть изложены какие-то минимально необходимые сведения о вашей организации и о том, в связи с чем вы запрашиваете материал, т.е. в какой степени фирма может быть заинтересована в вас.

Письмо-приглашение на переговоры

Должны быть четко изложены предмет предстоящих переговоров, сроки, продолжительность визита, вопрос виз и в случае необходимости вывоз транспорта от… Письмо-предложение в ответ на полученный от потенциального покупателя запрос с…

Письмо-рекламация

В данных кратких рекомендациях мы не останавливаемся на сопроводительных к документации письмах, на письмах с выражением благодарности и т.д. Эти… Желательно прикрепить к письму свою визитную карточку, можно с краткой… Все вышеизложенное в равной степени относится и к телеграфно-телексной переписке, естественно, с учетом ее краткости и…

Пригласительное письмо для партнера

Ниже, под словом "уважаемые", начиная с красной строки, с прописной буквы следует: "От имени... я имею удовольствие пригласить Вас...… С новой строки: "Могу заверить Вас, что я и мои коллеги будем рады… Отступив и образовав более широкие поля, т.е. даже ближе к середине страницы, с прописной буквы начинаем: "Было…

Письмо, уведомляющее о том, что приглашение принято

Ниже, с левой стороны, с красной строки, с прописной буквы: "Уважаемый господин Брок" (запятая). С новой строчки: "С огромным удовлетворением (или удовольствием) принимаю… Ближе к середине страницы с прописной буквы: "Я буду рад установить контакты с моими коллегами" (точка).

Отказ от приглашения

С прописной буквы, с новой строчки: "В ответ на полученное письмо от... благодарю Вас за любезное приглашение (запятая), но я не в состоянии… Отступив ниже, образовав большие поля, с красной строки, с прописной буквы:… Ниже, почти посередине: "искренне Ваш" (запятая).

Рекомендательное письмо

Отступив, с прописной буквы начинаем: "Уважаемый господин Мюллер" (запятая). "Цель этого письма представить Вам господина... (такого-то)". Ниже, отступив: "Господин Иванов прибывает в Вашу страну в качестве гостя фирмы..., и мы были бы признательны за…

Письмо-благодарность за гостеприимство

Ниже, немного отступив, с прописной буквы: "От имени... (или фирмы такой-то) я хочу поблагодарить Вас за гостеприимство, которое Вы оказали...… Ниже, почти с середины, "Искренне Ваш,..."

Письмо-просьба

Первый вариант. Опять-таки нужно соблюсти все реквизиты, отступив от края, с прописной буквы текст: "Обращаемся к Вам с просьбой... (здесь вы… Второй вариант. Начинается письмо так, отступив, с прописной буквы: "Мы… Далее, отступив, почти с середины листа, с прописной буквы: "Искренне Ваша, Ирина Иванова".

Заключение

Итак, на основе вышеизложенного можно сделать вывод, что при составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования:

исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме;

письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;

письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса;

письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;

письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз;

объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста;

с точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе;

деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

Список литературы

1. Алехина И. Имидж и этикет в бизнесе. - М., 2003

2. Венедиктова В.И. Деловая репутация: личность, культура, этика, имидж делового человека. - М., 2003

3. Ковальчук А.С. Основы имиджелогии и делового общения. - Ростов-на-Дону, 2003

4. Шеламова Г.М. Деловая культура и психология общения. - М., 2006