Предпосылки синтетического и аналитического учета.Рассмотренные счета, на которых отражается информация о движении средств (активов) и источников их образования носит обобщённый характер. Например, счёт "Готовая продукция" отражает движение всей продукции данной организации, на счёте "Расчёты с подотчётными лицами" учитываются расчёты со всеми подотчётными лицами организации и т.д. Однако для оперативного руководства и контроля одних обобщающих данных недостаточно. Необходима детализация информации, Например, чтобы учитывать и контролировать расчёты с подотчётными лицами необходимо открыть отдельный счёт каждому из них, Обеспечить бесперебойное снабжение производства материалами и нормальный ход производства можно лишь при организации учёта движения каждого вида материалов в отдельности. Обезличенный учёт расчётов с дебиторами и кредиторами, не выявляющий состояния расчётов с каждой отдельной организацией не может удовлетворить запросы оперативного руководства и контроля. Вследствие этого необходимо вести детальные счета в развитие обобщающих счетов. Так счёт "Расчёты с подотчетным лицами" разделяют на ряд индивидуальных счетов отдельных подотчётных лиц – менеджера Сухова М.А., коммерческого агента Лучкина И.К. и т.д. Счёт "Материалы" дополняется детальными счетами на каждый вид, сорт материала в отдельности.
В зависимости от степени детализации показателей существуют три вида счетов:
ü Синтетические
ü Аналитические
ü Субсчета
Синтетические счета. Счета, дающие обобщающие показатели, характеризующие хозяйственные средства и их источники, называют счетами синтетическими (с греческого -счёт основанный на синтезе, водный, обобщённый, объединённый). Учет, построенный на обобщающих счетах, называется синтетическим. Синтетический учёт содержит информацию о хозяйственных средствах и операциях в обобщённых показателях. Поскольку эти показатели в учёте формируются только в денежном измерителе, то синтетический учёт ведётся в стоимостном измерении.
Аналитические счета. Счета детальные, дающие расчленённое, подробное отражение учётных данных, называют аналитическими счетами (с греческого - разложение, расчленение, разбор). Учёт, основанный на аналитических счетах, называют аналитическим. В аналитическом учёте наряду с денежным измерителем широко применяют натуральные показатели (вес, объём, количество и т.д.). Он включает конкретные данные о содержании операций, что имеет большое значение для контроля за сохранностью имущества организации Осуществлять хозяйственное руководство, планировать работу и учитывать выполнение смет (плана) договоров, контролировать исполнение распоряжений администрации - возможно, только вникая в детали дела, располагая данными подробного аналитического учёта, выявляющего расчёты с каждым работником, с каждым подотчётным лицом, с каждым покупателем и поставщиком, с каждым дебитором и кредитором в отдельности, показывающего приход и расход отдельных видов и сортов товаров и материалов, объектов основных средств. При этом необходимо знать не только стоимость материально-производственных запасов, но также их количество и качество, необходимо знать состав дебиторов и кредиторов, сроки платежей, условия возникновения задолженности. Эти сведения имеются только в аналитическом учёте, и лишь с его помощью можно контролировать использование ценностей, проверять расчёты и принимать меры для взыскания дебиторской задолженности и своевременной оплаты обязательств кредиторами.
Взаимосвязь между аналитическими и синтетическими счетами.Между синтетическими и аналитическими счетами существует взаимосвязь, заключающаяся в следующем:
1. Если синтетический счёт активный, то аналитические счета к нему активные. Например, счёт "Материалы" - субсчета "Топливо", «Тара и тарные материалы» и т. д.
Если синтетический счёт пассивный, то и аналитические счета к нему пассивные.
Счёт "Расчёты с поставщиками и подрядчиками" аналитические счета "АО
ТРУД", "Энергосбыт" и т.п.
2. Аналитические счета заполняются на основании тех же учётных .документов, что и синтетические счета.
3. Записи по аналитическим счетам ведутся по тем же правилам, что и в синтетическом счете. В активных счетах сальдо на начало и конец месяца, увеличение по дебету, уменьшение по кредиту.
В пассивных счетах сальдо на начало и конец месяца, уменьшение по кредиту, увеличение по дебету,
4. Синтетический и аналитический учёт при отсутствии ошибок в учётных записях должен давать одинаковые результаты. Начальные и конечные остатки, обороты по дебету и кредиту аналитических счетов, должны быть соответственно равны начальному и конечному остатку и обороту по дебету и кредиту объединяющего их синтетического счёта. Это равенство служит основой для регулярно осуществляемой выверки данных синтетического и аналитического учёта, выявления и исправления возможных ошибок в учётных записях.
Не все счета синтетического учета требуют ведения аналитического учета. Счета не требующие такого ведения, называются простыми {«Касса», «Расчетные счета» и др.). Счета, которые требуют ведения аналитического учета, называются сложными («Материалы», «Расчеты с покупателями и заказчиками», «Расчеты с подотчетными лицами» и др.).
Субсчета. Наряду с синтетическими и аналитическими счетами в бухгалтерском учёте применяются субсчета. Это промежуточные счета между синтетическими и аналитическими. Субсчета представляют разновидность синтетических счетов и получают дальнейшую детализацию в системе аналитических счетов.
Например, счёт "Материалы" имеет 9 субсчетов:
1. Сырьё и материалы (черные, цветные металлы и т.д.).
5. Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали.
2. Топливо (жидкое, твёрдое, газообразное).
3. Тара и тарные материалы (бумажная, картонная, деревянная).
4. Запасные части и др.
Субсчета, объединяя аналитические счета, в свою очередь обобщаются в главном счёте -синтетическом.
Принято считать, что синтетические счета являются счетами первого порядка. Они содержат информацию в обобщённом и денежном измерителе Субсчета относятся к счетам второго порядка. Данные в них представлены также в денежном измерителе, включают наименования объектов учёта определённой системы обобщения и единицы измерения. Перечень субсчетов, исходя из их соподчинённости по отношению к синтетическому счёту, не является обязательным. Он указывает лишь направление, в которых должна осуществляться группировка данных аналитического учёта. Каждая организация применяет их, исходя из производственной необходимости, определённой учётной политикой и общими методологическими принципами при ведении аналитических счетов и субсчетов с целью получения сводных показателей.
Субсчета могут детализироваться по аналитическим счетам, которые относятся к счетам III, IV, V и т.д. порядка.