Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся по времени организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации, а в условиях автоматизации ее передачи и первоначальной обработки.
Функции и принципы первичного учета:
- выполнение начальной стадии восприятия, измерения и регистрации хозяйственных операций, характеризующих определенные процессы и явления;
- контрольная, заключающаяся в выявлении отклонений в момент их возникновения;
- тесная взаимосвязь с другими видами учета – оперативно техническим, статистическим, управленческим;
- использование данных первичного учета для планирования и прогнозирования деятельности организации;
- тесная взаимосвязь и база для всех участков бухгалтерского учета (учет основных средств, затрат на оплату труда, материальных затрат и т.д.);
- зависимость построения первичного учета от специфики организации производства, труда, управления, формы собственности, технологических процессов;
- первичный учет отражает особенности системы управления и обеспечивает обратную связь с управляемой системой;
- информация первичного учета – составная часть банка данных, используемых для формирования на его основе системы экономических показателей;
- первичный учет обеспечивает определенную связь с системой норм и нормативов, стандартов в части расходования материальных, трудовых и денежных ресурсов;
- юридическая обоснованность данных первичного учета;
- использование данных первичного учета соответствующими службами и подразделениями для подготовки и принятия оптимальных управленческих решений по повышению эффективности производства и рациональному использованию ресурсов;
- использование единой системы кодирования данных с целью взаимосвязи данных синтетического и аналитического учета с показателями отчетности;
- унификация форм первичных учетных документов;
- использование средств вычислительной техники.
Первичный учет является основным источником информации о всех сферах деятельности организации и ее подразделений. Он представляет собой сложный комплекс приемов по восприятию исходной информации и регистрации ее в первичных учетных документах, которые, в свою очередь, являются носителями информации.