Предпосылки документирования. Одной из особенностей бухгалтерского учета в отличие от других видов учета является его документированность. Каждая хозяйственная операция должна быть оформлена соответствующим первичным учетным документом. Например, на поступление денежных средств в кассу выписывается приходный кассовый ордер, на расход – расходный кассовый ордер; на поступление материалов могут быть выписаны приходные ордера, акты о приемке материалов, на расход – требования, лимитно-заборные карты и т.п.
Определение документа.Документ является основой построения всей системы бухгалтерского учета и представляет собой письменное распоряжение о выполнении хозяйственных операций или письменное доказательство свершения этих операций, т.е. документ есть закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или свершен, или должен быть свершен.
Без подтверждения документом не может быть произведена ни одна бухгалтерская запись по счетам.
Функции документов. Первичные учетные документы выполняют несколько информационных функций:
- они изначально фиксируют данные о хозяйственной операции и обеспечивают ее юридическое подтверждение;
- создают возможность первичного контроля за хозяйственными операциями и действиями должностных лиц;
- позволяют передавать данные, отбирать и группировать их для дальнейшего обобщения в системе бухгалтерского учета;
- обеспечивают хранение данных.
Такая совокупность функций позволяет рассматривать бухгалтерские документы как способ сплошного наблюдения, отражения и контроля фактов хозяйственной жизни и получения данных о ней для бухгалтерского учета.
Назначение документов.Документы имеют следующее назначение и значение:
- документы имеют правовое значение, будучи письменным доказательством свершения операций. С их помощью разрешаются различные хозяйственные споры и претензии в судебных органах и арбитраже, являясь основным источником доказательств.
являются средством текущего контроля и руководства. При помощи документирования операций осуществляется предварительный и текущий контроль за выполнением хозяйственных распоряжений. Предварительный контроль возлагается на лиц, ответственных за ведение тех или иных операций, оформленных документами. Подписывая документы, например, на расходование денежных или материальных ценностей, эти лица несут персональную ответственность за законность и целесообразность использования средств. Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии при обработке документов. Каждый документ, поступивший из подразделений (цехов, участков, отделов, бригад, производств) в бухгалтерии тщательно проверяется, устанавливается законность и хозяйственная целесообразность операции;
- документы служат основным источником информации при проведении анализа хозяйственной работы и выявлении отклонений;
- документы способствуют сохранности средств организации – по ним контролируются действия материально-ответственных лиц по учету наличия, движения средств, вскрываются злоупотребления и хищения;
- документы используются при осуществлении аудита и проверок хозяйственной жизни организации.
Неправильное составление документов приводит к дезорганизации учетного процесса и нарушению четкости хозяйственного управления и контроля.
Поэтому основным условием правильного ведения учета является своевременное составление документов, точно отображающих хозяйственные операции, и представление их в бухгалтерию в сроки, определенные документооборотом.