Понятие формы. Под формой документа следует понимать состав и расположение его реквизитов. Состав реквизитов (т.е. сведения) определяется характером хозяйственной операции. Размещения этих реквизитов определяется удобством дальнейшей обработки этих документов.
Формы документов. По размещению реквизитов документы могут быть анкетной, зональной, табличной и комбинированной формы.
Анкетная форма документа, когда реквизиты располагаются один над другим (вертикально) в правой части бланка, в левой - названия реквизитов.
Зональная форма – логически или математически зависимые группы реквизитов размещаются на отдельных участках (зонах) – выделяется одна графа - клетка для записи реквизита, вторая – его показания.
Табличная форма – для каждой группы реквизитов выделяется несколько строк.
Комбинированная форма – сочетание предыдущих форм.
Реквизиты на бланке документа размещают исходя из предварительного расчета площади бумаги, нужной для постоянных и переменных частей текста.
Типографским способом воспроизводят такие постоянные реквизиты как наименование организации, ее адрес, наименование документа, строчки, колонки с необходимыми обозначениями и т.п.
Переменные части текста в бланк документа вписывают от руки или машинным способом в специально отведенные для этого места бланка, где в необходимых случаях в типографии печатают мелким шрифтом под строками или в заголовках колонок указания о том, какие реквизиты документа здесь следует разместить.
Если в документе должны содержаться распорядительные и исполнительные надписи, заключения, то в его бланке также следует предусмотреть специальные места с обозначениями. Это облегчает использование документа в оперативной и учетной работе.
По форме документы подразделяются на типовые и специализированные.
Типовые документы. Содержат такой состав и размещение реквизитов, которые предназначены для регистрации однородных, широко распространенных операций, имеющих место в большинстве организаций. Например, приходные и расходные кассовые ордера, доверенность, требования, платежные поручения и др.
Для некоторых организаций применяют специализированные формы документов, т.е. такие первичные учетные документы, которые могут быть использованы только для одной группы организаций. Например, ведомость учета выработки станков в организациях текстильной промышленности.
Для снижения трудоемкости учета , его рациональности проводится унификация и стандартизация учетных первичных документов.
Унификация документов – это разработка единых форм первичных учетных документов для учета однородных операций в различных организациях. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике и МФРФ от 18 июня 1998 года №27 н определяется порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации. С 1 января 1999 года первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации как в целом, так и по отдельным разделам учета.
Стандартизация документов представляет собой установление стандартных размеров для бланков однотипных документов.
В бухгалтерском учете применяются бланки следующих размеров: а4, а5, а6, где а – показывает размер бланка (листа),
цифры – на сколько частей разделен лист.
а4 = 203*288 мм
а5 = 203*144 мм
а6 = 101*144 мм
Применение стандартных размеров первичных учетных документов улучшает технику учета и приводит к экономии бумаги, расходуемой на изготовление бланков первичных учетных документов.
Установление стандартных форм документов и их унификация облегчает решение задачи по созданию единой первичной учетной документации, удовлетворяющей потребности различных видов учета – бухгалтерского, оперативно-технического и статистического.
Улучшение и упрощение форм документации приводят к ускорению учета и повышению его качества, что имеет особо важное значение для контроля и управления хозяйственной работой.