1. Первичные учетные документы должны составляться своевременно.
2. При заполнении строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа.
3. Построение форм документов должно быть простым, рациональным, облегчающим составление и использование документов в оперативной и учетной работе.
4. В документе обязательно должны быть указаны количественные или стоимостные данные, либо те и другие вместе. Так, в документах, отражающих поступление или расход денежных средств, указывают суммовые данные. Документы, отражающие движение материальных ресурсов, обязательно содержат количественные данные и, если это необходимо, денежные обобщающие данные.
5. В денежных документах суммы указывать не только цифрами, но и прописью.
6. Свободные неиспользованные строчки в документе прочеркиваются. Делают это для того, чтобы затруднить подделку документа, замену его первоначальных данных новыми.
7. Документы часто составляют в нескольких экземплярах под копирку, что обеспечивает тождество нескольких, одновременно выписываемых экземпляров документов.
8. В целях сокращения учетной работы практикуют суммирование однородных документов и запись их по счетам одной проводкой.
9. Все реквизиты указывают в документе с исчерпывающей ясностью и точностью.
10. Сведения о содержании операции излагают в сжатой и лаконичной форме, но вполне определенной и совершенно исключающей возможность различных толкований.
11. Записи в документах необходимо производить четко и разборчиво, чернилами, шариковой ручкой или компьютере. Отдельные виды документов разрешается заполнять только чернилами или шариковой ручкой, например, банковские чеки.
12. Помарки и подчистки в текстовой части и цифровых данных документов недопустимы. Если в документе допущена ошибка, то она исправляется путем зачеркивания неправильного текста или цифр и написания над зачеркнутым правильных данных. При этом зачеркивают так, чтобы легко можно было прочесть зачеркнутое. При исправлении ошибки в документе указывают, какие данные, подвергшиеся исправлению, являются правильными, и подтверждают это исправление подписями лиц, подписывающих документ. Это так называемый корректурный способ исправления.
227 Исправлено 127 Подпись
В кассовых и банковских платежных документах исправления не допускаются, а вместо испорченного бланка документа заполняют новый.