Поступившие первичные учетные документы в бухгалтерию подлежат обработке.
Проверка документов. Каждый документ, прежде чем его данные будут записаны в счетах, должен быть тщательно проверен. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документирования операций, логическая увязка отдельных показателей). Проверка документов устанавливает наличие всех необходимых реквизитов и правильность арифметических расчетов. При проверке документов выясняют законность операции и целесообразность ее совершения. Если проверкой документа обнаруживают неправильности, то его возвращают составителям для исправления или пересоставления. При выявлении подлога или злоупотребления принимают меры для привлечения виновных к ответственности. После тщательной и всесторонней проверки документов приступают к их бухгалтерской обработке, которая включает таксировку, группировку и составление проводок (контировок).
Таксировка (расценка) представляет собой умножение количества на цену за единицу в самом первичном документе. Например, лимитно-заборные карты на отпуск материалов в производство поступают в бухгалтерию с указанием только количества отпущенных материалов (кг, т, м и т.п.). В бухгалтерии определяют стоимость израсходованных материалов путем таксировки лимитных карт.
Группировка включает составление группировочных ведомостей по данным сгруппированных первичных документов однородных по экономическому содержанию. Подсчитывают итоги подобранных по группам документов и эти итоги записывают в группировочные ведомости. Такие группировочные ведомости составляют по приходу и расходу материалов, по заработной плате, общепроизводственным и общехозяйственным расходам и т.д. В разрезе наименований и направлений в использовании ресурсов за определенный истекший период, как правило, за месяц.
Составление бухгалтерских проводок (контировка) выражается в указании в первичных документах корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции. После того, как на основании документов составлены проводки (контировки), т.е. установлены корреспондирующие счета, делают запись по этим счетам в соответствующие регистры. Для записи корреспонденции в документах отведено специальное место. Если имеет место сводный документ, то указанная запись производится в его конце.
Стадии обработки документов в бухгалтерии можно представить на схеме 6.
| Проверка документов по форме, арифметическая, по существу |
| Оценка в денежной форме каждой операции, отраженной в документах (таксировка или калькулирование) |
| Запись на документах бухгалтерских проводок |
| Включение документов в учетные регистры |
Схема 6. Стадии обработки документов