Первичные учетные документы после их обработки и совершения учетных записей в регистры должны быть сохранены, потому что они могут потребоваться для проведении всякого рода справок, для проверки законности совершаемых хозяйственных операций, правильности самого учета и т.п.
Обработанные учетные документы систематизируют по видам операций (касса, расчетный счет и т.п.) и подписывают в папках в хронологическом порядке, т.е. по времени совершения операций. Документы в папках номеруются, на обложке папки указывают количество подшитых документов, и к какому периоду работы организации они относятся.
Существуют общепринятые принципы формирования дел бухгалтерского архива:
- первичные документы, как правило, хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета;
- каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к какому-либо регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического учета, номера документов и количество листов;
- кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документам, другие документы (например, счета-фактуры) должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего года переплетены.
Документы хранят в специальных архивах, обеспечивающих их сохранность. Архивы бывают текущие и постоянные:
- текущий архив бухгалтерии до 1 года;
- текущий архив организации до 5 лет;
- постоянный областной архив.
В текущем архиве бухгалтерии хранят документы за текущий год, которыми часто пользуются работники бухгалтерии, он находится непосредственно в помещении бухгалтерии организации. Документы хранятся в запирающихся шкафах.
В текущем архиве организации хранят бухгалтерские документы, учетные регистры, отчеты, балансы за прошедшие годы. Сюда же сдают на хранение свои дела и другие отделы. Основные требования к организации архива сводятся к обеспечению сохранности документации и возможности легко отыскать необходимые документы. За сохранность архива учетных документов отвечает руководитель организации и главный бухгалтер.
Сроки хранения различных видов документов устанавливает Федеральная архивная служба. В соответствии с правилами организации государственного архивного дела и внесенными изменениями 27 июня 1996 года в большинстве срок хранения бухгалтерских документов составляет не менее 5 лет, для некоторых - более 5 лет. Например, для документов по заработной плате срок хранения 75 лет. Документы с разными сроками хранения не могут быть помещены в одно дело.
Папки, в которых хранятся документы, называются делами. Каждое дело должно быть снабжено заголовком.
Оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения называется номенклатурой дел.
Рекомендуется следующий порядок расположения дел в номенклатуре:
Расположение дел закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Индекс дела включает в себя номер структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела.
Изъятие первичных учетных документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией, на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.
Для того чтобы работ организации после изъятия документов не была затруднена, главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
По истечении установленных сроков хранения документы, имеющие особо важное значение, сдают в государственные архивы, а остальные уничтожают (или используют как макулатуру) с составлением акта о выбытии документов из бухгалтерского архива по истечении сроков их хранения, делают отметку в архивной книге.